第五章会议结束阶段的会务操作.ppt

第五章 会议结束阶段的会务操作;第五章 会议结束阶段的会务操作;5.1 送别会议代表;5.1 送别会议代表;5.1 送别会议代表;5.1 送别会议代表;5.1 送别会议代表;5.1 送别会议代表;5.1 送别会议代表;5.1 送别会议代表;5.1 送别会议代表;第五章 会议结束阶段的会务操作;5.2 会议的善后工作;2．清理会场内其他物品 如果在会议结束后有宴会，秘书或服务人员要为客人做好向导，随后要注意清理会场，要撤去会场上布置的会标等宣传品，要把会议上使用的幻灯片、手提电脑、席卡等东西收拾好。如果发现会场有遗失物品，要妥善保管，并同失主联系。要认真打扫收拾，使会场恢复原状。 ; 在会议结束后，会产生大量的废弃纸张。这些纸张或是草拟的文件或是会议的资料或是财务的报表，会议结束后秘书人员首先要收回所有应该收回的会议资料，要将所有纸张进行整理、清点、归类，找出有用的资料，不能再利用的纸张要销毁。会议都有其必威体育官网网址性，会议结束后的剩余文件也要注意，避免在无形中泄露国家或商业机密。在清理文件时要对文件的密级分类并及时销毁，这是会后秘书工作中最重要的一个环节，切不可麻痹大意。;3．通知配电人员和服务人员． 会场清理完毕后要通知配电人员切断会场不需使用的电源，关闭会场。;(二)归还所借物品 会议结束后，要及时归还从公司内部其他部门或其他单位借用的相关物品，归还前要检查是否完好，如果损坏要按约定予以赔偿。不需赔偿的，归还时要特别说明或修好后再归还。 (三)结算会议开支费用 如果是外借的会场，会议结束后，秘书人员应及时不会场出租方结清会议的各项费用，主要包括：会议室租借费、会议中借用设备的使用费、开会期间的其他相关费用。;案例： 秘书小迟清理会场 2005年12月1 8日，上海三峰公司与中国台湾益明公司在华尔关大酒店会议厅举行合作签约仪式。 会议厅主席台的背景墙上布置着“上海三峰公司与中国台湾益明公司合作签约仪式’’的会标，主席台上有话筒、手提电脑、公司双方领导层人员名字席卡、鲜花等。台下的会议桌上放着出席仪式的双方公司职员代表的名字席卡和介绍双方公司情况的资料。酒店大厅及过道里摆放着本次会议的通知牌及方向标志。; 签约仪式结束后，会议主办方上海三峰公司。总经理秘书小迟与酒店服务人员一起整理会场。小迟先将手提电脑装进电脑包，随后再将席卡及会议资料收集归类，分别装进纸箱及资料袋，准备带回公司。服务人员则协助将会标、话筒、鲜花、通知牌、方向标志等撤走。话筒与鲜花归还至酒店会议用物品存放间保存，而会标、通知牌、方向标志等则予以销毁。 会场整理完毕后，酒店服务人员切断了电源，关闭了会议厅。接着秘书小迟与酒店结清了租借会议厅的开支费用，带着电脑、席卡、资料等开车返回了公司。 回公司后，小迟将会议记录整理打印交总经理过目后复制，分发至双方公司领导层人员，自己作了分发记录的备份。;问题： 1．会场的善后工作主要有哪些? 2．会场应该如何清理？ 3．会议用物品哪些需要保存?哪些应该销毁? 4．制发会议记录应注意的事项有哪些?;第五章 会议结束阶段的会务操作;（2）会中文件。包括开幕词、闭幕词、会议讲话稿、会议工作报告、会议记录等。 （3）会后文件。主要指会议纪要、会议决定、新闻发布稿、会议简报等。;会议文件是提请会议认论和审议事顷的文件材料。 会议文件包括会议记录、会议简报、会议纪要、会议正式文件和参阅文件、会议总结等。主要工作包括以下几项： 1. 整理分发会议记录； 2. 形成大会决议、简报或纪要； 3. 写总结向上级汇报会议情况； 4. 收全会议材料，汇编会议文件，并分类、立卷、归档。;会议文件的作用 会议文件最基本的功能是记载会议信息。 此外，它还具有以下作用： （1）实施对会议的领导和管理； （2）向与会者提供会议信息； （3）掌控会议的方向和进程； （4）促进与会者之间的交流与沟通； （5）记录会议的过程和成果； （6）便于宣传和贯彻会议精神。;(一)整理分发会议记录 将完成的会议记录，经会议主席修改确认后，按单位规定发送相关人员。 会议结束后要打印出会议记录，送会议主持人审查，审查通过后要精心编排。复制会议记录要切实做到完整准确。分发会议记录时要以从上到下的准则发送，保证相关部门联系的完整性并要留有副本。分发到各部门后，要督促抓紧学习会议精神并反馈信息，使领导部门及时了解到会议布置的工作的落实情况。秘书的手中要留有分发记录的备份。;(二)形成大会决议、简报或纪要 根据会议主题、议题及会议记录，形成大会决议(简报、纪要)，根据单位规定，发送有关人员。 (三)写总结向上级汇报会议情况 将会议自筹备到结束的情况写成书面材料，向上级汇报。;(四)收全会议材料，汇编会议文件，并分类、立卷、归档 将