必需的六个程序文件—制造业通用国际管理标准全程实施方案4.doc

文 件 名 必需的六个程序文件 电子文件编码 ZLAL001 页 码 29-1 文件控制程序 1.0目的 对文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，确保相关部门及时 得到并使用有效版本。防止误用失效或作废的文件和资料。 2.0适用范围 本程序适用于质量管理体系有关文件的控制。 3.0职责 ●总经理负责批准发布质量手册。 ●管理者代表负责批准发布程序文件。 ●ISO办公室负责体系文件的归口管理。 ●质量部负责公司对现有体系文件的定期评审。 ●各部门负责相关文件的编制、使用和保管。 4.0工作程序 ●文件的分类 (1)按文件性质分类 文 件 名 必需的六个程序文件 电子文件编码 ZLAL001 页 码 29-2 ①质量手册(包括形成文件的质量方针和质量目标的声明)； ②形成文件的程序(为质量管理体系所编制)； ③公司为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件(如作业指导书、操作规程、 图样、技术文件等)； ④标准要求的记录； ⑤外来文件(包括法律法规、标准和顾客提供的图样等)。 (2)按文件载体分类 ①纸张性文件； ②非纸张性文件。 ●文件的编号 质量手册编号 Q/BYZT 00.01 - 2002 年 代 号 连 接 符 质量手代号 企业标准代号 程序文件编号 Q/BYZT XX.XX - 2002 年 代 号 连 接 符 质量手代号 企业标准代号 文 件 名 必需的六个程序文件 电子文件编码 ZLAL001 页 码 29-3 其他文件的编号 □□ - XX.XX 从001开始的顺序号 部门代号 部门代码的表示：技术部(JS)；质量部(ZL)；生产部(SC)；供应部(GY)；财务部(CW)；营销 部(YX)；综合办公室(ZH)。 (4)技术图样和文件的编号按机械行业标准及设计文件完整性标准执行。 (5)记录的编号按《记录控制程序》执行。 (6)外来文件编号按各自原来的编号。 ●文件的编写和审批 (1)质量手册由ISO办公室组织编写，经管理者代表审核，总经理批准。 (2)程序文件由相关部门编写，部门经理审核，管理者代表批准。 (3)其他文件分别由相关部门编制，部门经理审批，重大项目由主管副总批准。 (4)确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。 ●文件的发放 (1)文件管理部门根据对体系有效运行的需要拟定“文件发放清单”，经主管领导审批后执行。 (2)文件发放时办理登记手续，签字领用。 (3)公司范围内发放的文件为“受控”文件，在封面加盖“受控”印章，注明分发号。向顾客提供的文件为“非受控”文件，不盖印章。 文 件 名 必需的六个程序文件 电子文件编码 ZLAL001 页 码 29-4 (4)当使用的文件严重破损并影响使用时，应到发放部门办理更换手续，仍沿用原文 件分发号，破损文件由ISO办公室收回。 (5)若文件丢失，应向发放部门说明丢失原因，申请补发。补发的文件应给予新的分 发号，并注明原文件分发号作废。 (6)提供给认证机构和供方的文件，按内部受控文件处理。 ●文件的评审 每年年终由质量部会同ISO办公室组织使用部门参加，对现有体系文件的适用性、协调性进 行评审，必要时进行修订。 ●文件的更改 (1)体系文件的更改，由ISO办公室组织实施。填写“文件更改单”，经总经理(或管 理者代表)批准后实施。 (2)其他文件的更改，由相应主管部门填写“文件更改单”，经原审核人员审批。 若指定其他人员审批时，应获得审批所需依据的有关背景资料。 (3)文件更改时，要按规定做好记录，保存更改单，适用时收回相应作废文件。 (4)文件更改的方式，如换版、换页、局部修改等，需在“文件更改单”中注明。 ●文件的保存及销毁 (1)与质量管理体系相关的文件，应分类存放在干燥、通风、安全的地方。 文 件 名 必需的六个程序文件 电子文件编码 ZLAL001 页 码 29-5 (2)所有的文件原稿及其“文件发放清单”由综合办公室统一保存。各部门设专人负责保存相关的文件，以方便存取和查阅。 (3)ISO办公室负责编制并及时更新“文件必威体育精装版状况一览表”，以反映版本必威体育精装版状况。 (4)作废文件由ISO办公室收集后，按规定统一销毁。作废文件原稿加盖注明日期 的“作废”印章，与有效受控文件隔离保存。 (5)作废留用的文件，应办理手续，加标识并单独存放。 ●外来文件控制 (1)外来文件由ISO办公室统一管理。收到外来文件时，应识别其适用性及版本的 有效性，控制分发以确保其有效。 (2)技术部负责收集国际、国家和行业标准的必威体育精装版版本，适时宣传贯彻，并编写或更 新“新标准目录”。 ●文件管理 确保文件整洁和清晰，任何人不得在受控文件上涂画、拆页。 ●记