JECGZD03存货采购流程.docx

存货采购流程 文件编号： 版本号： 编 制： 日 期： 审 核： 日 期： 批 准： 日 期： 修订记录 页次 原版本 版本 修订日期 修订内容提要 目的： 1.1为了更好的控制公司物料库存，有效避免因采购周期而使生产等工，充分整合资源。 范围： 2.1适用于公司生产类且已经明确需要备货的物料采购。 权责： 采购申请：仓库 存货物料采购申请：由仓库在K3系统中中发起采购申请.见图表1 图表 SEQ 图表 \* ARABIC 1 采购申请单审核过程：申请人申请——部门主管审核——总经理批准。 采购执行：采购部 采购物料验证： 生产类物资：采购部，工艺部，仓库 技术资料管理：行政部 付款申请、批准、执行：具体管理办法见付款审批业务流程 定义： A类物料：对产品的安全、主要功能和技术指标有重大影响的物料即：板材，PVC膜。 B类物料：对产品的主要功能和技术指标影响较大的物料即：五金，。 C类物料：对产品的主要功能和技术指标没有影响或影响轻微的物料。 委外件：指委托外单位加工的零件、部件，形式可以是包工包料或送料加工。 作业内容： 采购申请和审核 存货采购：仓库根据物资需求计划，在K3系统中填写 “采购申请单”（见图表1）， “采购申请单”由仓库主管审核，采购部执行采购。 采购过程 供应商的选择 公司物资采购应在“合格供应商名册”中选取（紧急情况和小批量采购时除外）； 物资＞2000元以上的采购原则上需要三家以上供应商报价。 所要采购的物料没有列入“合格供应商名册”时，采购部应积极寻找供应商。 询价、比价、议价 询价：向供应商发出相关的征询信息，明确所采购物资的名称、规格、数量、技术要求、供货期及付款方式等事项。 比价：收到供应商回复的物料征询信息后对供应商提供的情况进行比较、筛选，初定供应商。新物资的采购原则上有三家供应商的采购。 议价：初定供应商后，进一步洽谈，对厂商所供货的质量、价格、供期、付款方式、售后服务提出具体要求。 生成采购订单、签订合同 采购部从K3系统中“采购申请单”下推生成采购订单。见图表3 图表 SEQ 图表 \* ARABIC 2 (电子单据)，并将确定的价格信息、采购方式和供应商信息填入采购订单。 根据采购订单编制采购合同，合同应包含所订货物的名称、型号、物料代码、技术规格、数量、质量要求、验收方式、付款方式及送货时间、地点。 原则上建议使用标准合同范本。见图表4 图表 SEQ 图表 \* ARABIC 3 采购合同经供应商签字盖章后，采购部填写“采购合同情况说明表”见图表5 图表 SEQ 图表 \* ARABIC 4 连同“采购合同”文本先后经采购主管、总经理等进行审核，审核通过后，合同盖章生效；对应的采购订单需同时审批。 对于长期合作供应商，如已签订战略框架合同，则只需补充说明本次供应的规格、数量、交期即可。见图表6 图表 SEQ 图表 \* ARABIC 5 物资的入库 物料即将到货前，采购部通知仓库准备接收，到货后，货物送到仓库，仓管员根据“送货单”从K3系统上对应的采购订单下推生成“外购入库单”见图表7 图表 SEQ 图表 \* ARABIC 6 并通知采购部、工艺部对物料进行检验；工艺，采购根据质量检验标准进行验收。 只有办理好外购入库单的物料方能正式领用。 采购的质量管理 由生产，工艺，仓库提出物料的质量标准，作为采购合同的附件； 有仓库主导，采购部及工艺部对产品质量进行验收。 供方在提供采购物资时，如有必要需同时提交交货物质的检验合格报告。 采购财务处理 先货后款供应商：收到供应商交来的送货单、发票后，由仓库管理员核对无误做采购入库单，由采购员将采购付款申请单.见图表8 图表 SEQ 图表 \* ARABIC 7 、发票、外购入库单一并送采购部主管审核、财务部，总经理批准，批准通过后由财务部付款。 先款后货供应商：由采购员将采购付款申请单、采购合同（采购订单）经采购部主管审核后交至财务部审核，经总经理批准，批准通过后由财务部付款。收到供应商交来的送货单、发票，由仓库管理员核对无误做外购入库单，由采购员签名后送财务部冲帐。采购部应在每月的10日之前要求供应商提供发票。 对账：每月的5日之前需要完成上月供应商应付的对账工作。 采购资料管理：由采购部将采购文件、供应商提供的有关技术资料编号归档，如需借阅应办理手续。使用人可用复印件或电子文档。