归档文件整理规则实施细则-集美大学档案馆.DOC

PAGE PAGE 4 集美大学归档文件整理规则实施细则（暂行） 第一章 总则 第一条 为了适应文档一体化和档案管理的现代化的需要，规范归档文件的整理方法，提高工作效率，保证整理工作质量，根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）、福建省归档文件整理细则、厦门市《归档文件整理规则》实施细则等文件精神，结合本校实际，制定本实施细则。 第二条 本实施细则所指的归档文件，是指本校在各项职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 第三条 本实施细则所指的归档文件整理，是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 第四条 归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 第五条 归档质量要求： 一、归档文件应齐全、完整、准确。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪色的文件、传真纸应予复制，并附于原件后一并归档。 二、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。文件整理归档时要去除金属物，纸张幅面尺寸超过国际标准A4型规格应加以折叠。 第二章 归档文件整理的组织工作 第六条 各单位的兼职档案员应做好归档文件材料的平时积累，及时收集，严格登记，严格检查，妥善保管。 第七条 各单位在工作中形成的具有保存价值的文件材料，应由本部门兼职档案员进行整理、组卷，并按照《集美大学档案管理办法》规定的归档时间向档案馆移交。 第八条 档案馆人员必须严格履行岗位职责，加强与各部门、学院的联系，进行业务指导、检查，严把质量关。 第三章 归档文件的整理 第九条 归档文件的整理单位与装订 一、归档文件以件为单位进行整理，一般以每份文件为一件。下列文件或文本在装订时，作为一件： （一）文件正本与定稿应作为一件； （二）正文与附件为一件； （三）原件与复制件作为一件； （四）转发文与被转发文作为一件； （五）来文与复文为一件。例如：请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文件，可作为一件；经过若干层次办理的来文复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件； （六）报表、名册、图册等按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件；未装订成册而式样同一的表格以一定的单位组合，装订在一起作为一件; （七）重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次修改稿（包括定稿）各为一件； （八）学校会议记录以每次会议为一件，（用记录本记录的，一本为一件 ）； （九）成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文件各作为一件； （十）计算机及网络环境下形成的文件，若定稿无重要修改手迹或无领导批示的，正文与发文稿为一件。 二、装订 1、归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；中文本在前，其它文本在后。需要保留文件处理单的，处理单在前，文件在后。文件定稿如果是计算机打印的，没有修改笔迹，且内容与正文完全一致，只需将文件的发文稿附在正文之后装订成件。 2、归档文件一般上用线装订。装订时，一般可采左上角装订，应将左、上侧对齐。较厚的文件采用三“孔一线”法装订方法；已成册不易拆封且未使用金属材料装订的文件材料，可保持原貌不变。 第十条 归档文件的分类 归档文件的分类按“年度—机构—保管期限”分类方法进行分类。机构类目设置，档案的归类按《集美大学档案实体分类法》执行。 1、归档文件所属年度一般应以文件签发日期（即落款日期）为准。对于计划、规划、总结、预决算、统计报表、法规性文件等内容及不同年度的文件，统一按文件签发日期来判定文件所属年度。 2、跨年度形成的文件，按文件办结年度归档。如：跨年度的会议文件材料，归入闭幕年；跨年度的案件材料，归入案件办结年；跨年度的请示、批复，归入批复年。 3、当几份文件作为一件时，应以装订在前面的文件日期为准。如正本与定稿为一件时，以正本日期为准；正本与附件为一件时，以正文日期为准；转发件与被转发文为一件时，以转发日期为准；来文与复文为件时，以复文日期为准。 第十一条 归档文件的排列 归档文件的排列方法，应在分类方案的最低一级类目（保管期限）内，按事时间顺序排列。会议文件、统计报表、非诉讼案件等成套文件可集中排列。 第十二条 归档文件编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。若文件处理单随同文件一道归档的可将归档章盖在处理单上。归档章设置全宗号、年度、机构、保管期限、室编件号、馆编件号、页数等项目。 第十三条 归档文件的编目 编目是指编制归档文件目录。设置有件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项。目