电子文件管理张照余删减版.doc

PAGE PAGE 8 电子文件管理 电子文件的定义： 国际：用国家标准定义更好 用国家标准定义更好 （1）通常以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡片/带之上的文件/档案，它的内容只能通过机器来利用，并根据来源原则来组织安排； （2）通过数字计算机进行操作、传递和处理的文件 （3）在正常的业务活动中以数字形式利用、保留或存储的任何文件，而无论其是否以数字形式制作或接收 （4）以数字形式存在，依赖于计算机的文件 2、电子文件属于文件范畴，具有文件属性 文件：由机构或个人在履行其法律义务时或在各种具体事务活动中形成或收到和保管的记录信息，不管其形式和载体如何 文件属性：活动伴生性 直接约束性 法定证据性 3、电子文件与相关概念辨析 （1）机读文件： 是电子文件概念的“曾用名” “机读文件”强调文件的阅读方式；而“电子文件”强调文件的存在方式 机读文件概念不太严谨 （2）虚拟文件： 不同于传统实体文件的、具有“虚拟性”的计算机文件。 一度引起关于电子文件的“虚拟性”之争 虚拟论者：电子文件具有虚拟性 反虚拟论者：电子文件具有物理实态。 （3）数字文件 数字文件 = 电子文件 国际惯称：电子文件（electronic records) 数字资源（digital materials/ resources) 但也有观点认为：电子文件 数字文件 （我们不认同） （4）电子档案 电子档案 == 电子文件 电子档案 == 归档了的电子文件 电子档案 == 具有档案性质的电子文件 4、电子文件的特点： （1）、非人工识读：人们无法直接阅读电子文件，必须借助计算机来阅读。 （2）、?对生成技术环境的依赖：电子文件只有在其生成的技术环境中才能最大限度地保持其原始面貌。生成环境的改变，可能导致文件信息的失真和处理、利用上的困难，甚至无法识读。 （3）、信息与载体的可分离性： 可分离性应作以下认识： 文件内容与表达其内容的数字代码序列之间不具有固定关系 数字代码序列与其存储载体之间具有不具有固定关系 （4）、文件寿命较短 （5）、存储密度极高 （6）、增殖速度极快 （7）、多种信息形式集成：电子文件可以将文字、图形、图像、声音、影像等各种信息形式有机组合（多媒体文件）。 5、电子文件的构成（三要素） （1）、内容信息： 电子文件所要表达、传递的信息内容，是电子文件的核心要素。 （2）、结构： 电子文件各组成要素的结构关系，记录了电子文件内容信息的组织方式。 （3）、背景信息（Context） 文件背景信息——文件的来龙去脉及与其他文件的关联。 ①与形成机构有关的背景信息（组织背景） 机构的名称、目的、职能、所在地、历史、组织结构，生成电子文件的具体活动等信息。 ②与文件关联有关的背景信息（卷宗背景） 文件所属的全宗、案卷，电子文件的办理过程与结果，其相关文件等。 ③与生成技术环境有关的背景信息（技术背景） 电子文件生成的操作系统名称及版本，应用系统软件名称及版本，硬件环境，文件类型、相关技术参数等。 6、电子文件的生命周期： （1） 设计阶段（concept stage） ——应用系统的设计、开发和安装阶段 （2） 形成阶段（creation stage） ——每一份电子文件在应用系统环境中产生出来的过程 （3） 维护阶段（maintenance stage） ——对于形成后的电子文件的技术维护和保管 7、电子文件的分类： （1）按照文件功能划分（主文件、支持文件） ? 主文件：记录信息内容，传达作者意图，行使行政职能的文件 ? 支持文件：生成和运行主文件必须的文件 （2）按照文件构成特点划分（简单文件、复合文件、复杂文件） ? 简单文件：仅友一种格式组成 ? 复合文件：由多种媒体形式和文件格式合成的文件 ? 复杂文件：逻辑结构复杂，并由多个服务器操作的文件 典型：超文本文件（Hyper text); 超媒体文件（Hyper media) （3）按照信息存储载体划分（磁盘文件、磁带文件、光盘文件） ? 磁盘文件：以磁盘为存储介质 ? 磁带文件：以磁带为存储介质 ? 光盘文件：以光盘为存储介质 （4）按照存在目的划分（利用文件、保存文件、备份文件） ? 利用文件：为利用而制作、流传的文件 ? 保存文件：脱离流转过程，作为母板保存的文件 ? 备份文件：作为保存文件的复本而备存的文件 （5）按照文件来源途径划分（原生电子文件、数字化电子文件） ? 原生电子文件：直接生成于数字环境中的电子文件 ? 数字化的电子文件：由传统文件通过数字化而形成的电子文件 （6）按照信息表达方式划分（图像文件、