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《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》(6号令)讲解
国家档案局科研所 邱晓威
1、背景
办公自动化、电子政务等技术的不断发展和普遍应用,电子文件已经和正在大量产生,并将进一步成为新产生文件的主体,做好电子文件归档与管理工作,已经成为新时期档案工作者面临的最大挑战和难题。
对电子文件的产生和运行特性,已经有了基本的认识;对电子文件的归档与管理,已经研究制定了一些管理法规和技术标准,一些地方和单位已经开始进行电子文件归档与管理的具体工作;专门用于电子文件归档与管理的软件系统已经投入使用。我国的 HYPERLINK 其他图/Dscf0046.jpg 国内、 HYPERLINK 其他图/DSCF1918.JPG 国外的多项研究有了多项成果。可以说,对于电子文件我们已经不再陌生,电子文件归档与管理已经成为许多档案室工作的重要组成部分
2、事例
缅典巴甘的3900个佛塔历经1000多年可根据档案恢复
原东德电子文件不能读取
1985年美国的李教授宣布:1949年“哈弗马克3”
1985年神户地震丢失部分电子文件
1998年南京法庭认定电子文件为复印件不能作为直接证据
1996年我国某部门OA系统中的电子邮件丢失
1996年加拿大调查委员会宣布因管理不善,该国索马里驻军的电子文件失去凭证作用
我国某银行每天将50万张单据电子化,但原件仍须保留只因每年有100余件法庭要求原件
1997年美国GRS20规定可不保留电子文件,引发司法纠纷
3、电子文件涉及的领域
从 HYPERLINK 2004.5.13中央馆数字化/IMG_2815.JPG 中央到 HYPERLINK 其他图/IMG_8367.JPG 地方甚至 HYPERLINK 2004.5顺德室/Dscf0352.jpg 村镇
从 HYPERLINK 2004.5顺德室/Dscf0151.jpg 内部办公到电子政务的 HYPERLINK 其他图/IMG_8373.JPG 窗口服务
从 HYPERLINK 其他图/IMG_8383.JPG 单位运转到 HYPERLINK 其他图/DSCF0011.AVI 个人生活
从行政管理到经济建设
4、电子文件形式变化
HYPERLINK 其他图/人大学院合作(2004.2.13赵国俊).doc 文字
图形( HYPERLINK 其他图/FILE1.jpg 光栅、 HYPERLINK 其他图/矢量图例.doc 矢量、 HYPERLINK 其他图/用三维动态观察器观察图形.avi 三维、 HYPERLINK 其他图/图形更迭动画.gif 图形更迭动画、 HYPERLINK xyj.exe 矢量图动画)
HYPERLINK Beethovens%20Symphony%20No.%209%20(Scherzo).wma 音频
HYPERLINK 其他图/Dscf0157.avi 视频
多种媒体( HYPERLINK 档案网站/2004雅典奥运会_新浪奥运站_新浪网.htm 网页、人员表格示例)
人员登记表
姓名:邱菲 性别:女 出生年月:1977.8
相貌 ( HYPERLINK 其他图/qqff008aa.jpg 照片 ) 健康状况:( HYPERLINK 其他图/DSCF0052.AVI 影像 )
文化程度:大学本科
专长: HYPERLINK 其他图/main2a.jpg 软件制作 、 HYPERLINK 其他图/VAIOjjbbdd%20拷贝.jpg 电脑美工
简历:。。。。。。。。
5、定义
国家标准《电子文件归档与管理规范》中,电子文件的定义为:“电子文件指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。”
6、电子文件定义及其包含的要素
数字设备要素、数码信息要素、信息载体要素、网络环境要素、文件属性要素等。这些要素基本概括了电子文件的属性,能比较好的为档案工作者理解和接受,同时也有利于以此为依据指导工作。
7、电子文件的基本特征
对硬件和软件的依赖性。
非直读性。
信息与载体的相对分离性。
结构复杂性、对背景信息和元数据的依赖性。
信息共享的便利性和安全维护的复杂性。
8、电子文件的产生和运行过程
发文的产生和运行过程一般为:起草文件→处室领导意见(修改)→报送部门领导签批(修改)→文秘部门、办公厅(室)登记、赋予发文号(文字或形式修改)→报主管领导审查→单位领导签发→文秘部门加电子印章下发文件→文件暂存→电子文件归档;
收文的产生和运行过程为:文秘部门接收文件、登记→报办公厅(室)领导→批转有关部门或主管领导→有关部门提出处理意见→报主管领导→
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