西山区电子公文归档与管理规范.doc

西山区电子公文归档与管理规范 （征求意见稿） 1、范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子公文的形成、积累、归档、保管、利用、统计的原则和方法。 本标准适用于西山区区级机关、团体和其他社会组织。 2、引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准必威体育精装版版本的可能性。 GB/T 18894-2002 GB/T15418-1994 档案分类标引规则DA/T19-1999 档案主题标引规则 3、术语和定义 本规范采用以下定义 3.1电子公文 指在计算机和计算机网络环境中以及数字设备生成的社会活动记录，即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.2归档电子公文具有凭证和保管利用价值、作为档案保存的电子公文。 3.3真实性 指按规定对电子公文的内容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3.4完整性 指电子公文的内容信息、背景信息、元数据等无缺损和无改变。 3.5有效性 指电子公文应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.6逻辑归档 指在计算机和网络上进行，将电子公文进行归档操作，并向档案部门移交的过程。 3.7物理归档 指把电子公文集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3.8元数据 指描述电子公文数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 4、管理体制和职责 4.1各单位应根据本标准，建立电子公文归档与管理工作制度和管理网络，并安排专人管理。 4.2文件形成部门负责电子公文的形成、承办、运转、收集、登记，确保其真实性、完整性、有效性和安全性，并定期向档案管理部门移交；档案管理部门应对电子公文的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，规定电子公文的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。 4.3为保证归档电子公文的完整、真实和有效利用，从电子公文产生时就应按照制度要求，妥善管理，以确保其不散失、不损毁、不失真。 4.4归档的电子公文，应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案部门要确保电子公文能有效机读。 5、电子公文的收集 5.1收集范围 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子公文及相关软件均属收集范围。按照电子公文的信息类型包括： 5.1.1文本文件：指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。 5.1.2图像文件：指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。 5.1.3图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。 5.1.4影像文件：指用视频设备获得并经计算机处理的文件。 5.1.5声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件。 5.1.6多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式。 5.1.7计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关的资源、支撑软件等。 5.1.8数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。 5.2电子公文收集要求 5.2.1归档电子公文应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在内容及相关描述上保持一致。 5.2.2在无纸化办公系统中产生的电子公文，应采取严格的安全措施，随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子公文的安全性。 5.2.3文本文件收集时应统一将其转换为TXT文档或XML文档，现阶段允许收集WORD97、WPS格式文档。 5.2.4静态图像文件收集时应统一将其转换为TIFF、PDF、JPEG。 5.2.5影像文件收集时应按MPEG1或MPEG2方式压缩。 5.2.6声音文件收集时应统一转换为WAV 或MP3格式。 5.2.7自主开发的计算机程序必须收集软件的源程序及其开发、编译工具。 5.2.8归档的电子公文如果采用不符合本规范要求的格式，收集时应转换成本规范要求的格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。 5.2.9各单位应依据本标准，结合实际情况，制定本单位、本系统电子公文收集的具体范围。 6、电子公文的归档 6.1归档要求 文件形成部门应随时对电