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广东新宝电器股份有限公司 2006年版程序文件培训教程(三) (COP-017 电子文件控制程序 Rev.:D版) 主讲:张 永 满 二OO六年十月九日 COP-017 电子文件控制程序 1.??目 的 为保证与质量体系有关的电子文件均经过审核和批准及迅速正确地流通,且能确保各文件的使用者浏览到的是受控文件的有效版本,防止过期电子文件的误用。 2.??? 适用范围 适用于东菱凯琴集团新宝所有走PDM和EIP系统流程且和质量体系相关的电子受控版本文件。 COP-017 电子文件控制程序 3.? 职 责 3.1 本程序由品保认证中心体系科制订,并监督其持续有效地执行。 3.2 制订与质量体系有关的电子文件的部门，不得跨过品保部文控中心或分公司二级文控直接传递给需要使用的部门或相关人员。 3.3 使用与质量体系有关的电子文件的部门，不得使用非文控中心发布的与质量体系有关的电子文件。 3.4 IT部负责电子受控文件在PDM和EIP系统中处理方面的技术支持。 COP-017 电子文件控制程序 4. 定 义 4.1 一级文控:负责电子文件的接收、走PDM及EIP系统设定相关权限并监控及指导二级文控对文件的控制工作。一级文控指集团品保认证中心的总文控。 4.2 二级文控:负责走电子系统的所有受控文件在分公司的控制及发放。 5．程 序 5.1 电子文件的编制、审核和批准参照COP-001《文件与资料控制程序》之附件《文件制订、审批权限一览表》执行。 5.1.1 受控电子文件的种类：PDM的产品受控文件；其它需走电子流程的受控文件。 COP-017 电子文件控制程序 5.2 电子文件的接收及发放 5.2.1 广东新宝电器股份有限公司所有编制并已批准的与质量体系有关须受控的电子文件,均通过PDM或EIP系统由总文控负责统一放在公司内部网络中，且根据需要分享给相关部门人员。 5.2.2 文控中心文控人员在PDM或EIP系统上接收各部门传来须受控发布的文件，必须核对此文件的编号、版本号及审批权限等是否有误，核对无误后登记于《受控文件目录表》上，归档并公布于公司内部电脑网络上，同时依文件的实际使用情况设立不同的浏览权限。电子文件的发放参照《电子受控文件发放一览表》执行。 COP-017 电子文件控制程序 5.2.3 如有需要发放给本集团以外的外部机构或人员作为宣传展示、证明用途的受控电子文件，需由新宝品保认证中心体系科分公司ISO专员批准方可打印出来并在封面上加盖蓝色的“UNCONTROLLED COPY”印章，此类文件不列入版次更新回收范围。 5.3 受控电子文件的使用 5.3.1 品保认证中心须确保在相关使用者获得有效版本的适用文件的浏览权限，必要时组织培训，如浏览的网络路径、浏览权限的申请及变更。 5.3.2 受控电子文件应便于识别、易于查找，非文控人员不得私自变更网络中的文件内容及浏览权限。 COP-017 电子文件控制程序 5.3.3 各受控电子文件的使用者使用的受控文件必须按文控室指定的网络路径进行浏览。 5.3.4 IT部负责协助在电脑系统中技术处理方面的支持。 △ 5.3.5 对于PDM系统中的开发资料与EIP上的部份证书资料，已将浏览权限发放给公司相关人员，控制方法如下： △ 5.3.5.1 EIP上受控部份证书资料，除生产现场人员（包括品管、总装）外，其它部门均在电子版中查阅，不能随便打印，生产现场人员文件发放由二级文控负责发放。 △ 5.3.5.2 PDM系统的文件控制，由总文控设定权限给各二级文控及相关单位。分公司的文件发放由二级文控按照电子文件发放一览表规定发放给相关单位。文件更改时总文控以邮件、电话形式通知各二级文控负责文件电子版本及发放受控文件的更新及回收。 COP-017 电子文件控制程序 5.4 受控电子文件的修改 5.4.1 受控电子文件的修改应由原制定部门进行，对涉及范围较大的电子文件应在发布前征集相关部门的意见，必要时组织有关人员进行讨论和评审，确保文件内容的适宜性。受控电子文件在公司内部网络中发布后，若各电子文件的使用者发现其电子文件与实际使用情况不符时，需反馈至分公司ISO专员处，由分公司ISO专员评估其修改是否具有合理性，需修改的反馈至原制定部门进行修订。 5.4.2 受控电子文件不允许