电子邮件的撰写规范.ppt

电子邮件的撰写规范 人力资源部 2009-9 为什么要使用电子邮件 撰写电子邮件的基本礼仪 撰写电子邮件的基本格式 撰写电子邮件的基本原则 撰写电子邮件的几个实例 总目录 为什么要使用电子邮件 最直接的原因：电子邮件是公司的正式沟通方式 使用电子邮件的好处： 1、正规 2、远程 3、廉价 4、快速 5、多人同时 6 …… 撰写电子邮件的基本礼仪 “在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。? 撰写电子邮件的基本礼仪－关于主题 主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。 1、一定不要空白标题，这是最失礼的。2、标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能显示完你的标题。 3、?标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “李先生收”。 4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。 5、可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。 撰写电子邮件的基本礼仪－关于主题 1、?恰当地称呼收件者，拿捏尺度????? 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 2、?Email开头结尾最好要有问候语????? 开头写一个写”你好”；结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。 撰写电子邮件的基本礼仪－关于称呼与问候 1、邮件正文要简明扼要，行文通顺?? ?邮件正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。??? 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。 撰写电子邮件的基本礼仪－邮件正文 撰写电子邮件的基本礼仪－邮件正文 2、注意Email的论述语气??? 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。??? ?尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。??? 电子邮件不可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门”就是深刻的教训！ 撰写电子邮件的基本礼仪－邮件正文 3、 Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。??? 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。 4、一次邮件交待完整信息??? 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。 撰写电子邮件的基本礼仪－邮件正文 5、 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查??? 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 6、?合理提示重要信息??? 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。 撰写电子邮件的基本礼仪－邮件正文 7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述??? 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的细致。 1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。2、附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名。3、 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。5、如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。6、如果附件过大（超过5MB），应分割成几个小文件分别发送