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华中分公司电子发文规范流程说明
一、发起发文前准备工作
(一)文件内容需事先得到部门长、分管领导的同意;
(二)发文格式要求如下:
1.页边距
上:3.7cm 下:3.5cm 左:2.8cm 右:2.6cm
2.字体
标题:方正小标宋简体 二号 加粗
正文:仿宋_GB2312 三号
3.行距
固定值 27 磅
4.落款
(1 )不用在落款处重复发文部门名称;
(2 )日期格式为:例:二〇一一年九月十日
杜绝采用阿拉伯数字,“日”字后空4 字符
(三)注意事项
1.文档标题与文件标题必须保持一致,杜绝出现“请示”、
“报告”、“发文1”、“发文-最终版”等类似文档标题;
2.阿拉伯数字序号后用“.”不用“、”;
3.附件与文件正文分两个文档保存;
4.发起发文的文件一律采用 office2003 版本,以免领导会
签时遇到版本不对打不开的情况出现。
二、发起发文
1.打开“中建商品混凝土有限公司平台”;
2.在页面左侧找到“文档管理”- “发文处理”点击打开页
面;
3.点开页面后,找到“我的草稿箱”,点击左键,将其底色
变成蓝色;
4.在页面空白处点击右键,选择“新建”,打开“新建任务-
网页对话框”;
5.在“新建任务-网页对话框”内,在任务名称处填入发文
文件正文的标题,此标题与word 文档的名称也应保持一致;
6.在“流程模板类型”中选择“武汉事业部发文流程”,将
其点击成蓝色底,然后点击“下一步”,进入新页面;
7.在新的页面中,选中“由文件导入”,点击“文件选择”,
打开“选择本地文件”;
8.选择发文文档,导入,然后点击“下一步”
9.下一步后,进入新页面,点开“拟稿纸”下拉菜单,选中
“武汉事业部发文”,圈中“武汉事业部发文稿会签”,最后点击
“完成”,出现“任务创建成功”的提示框;
10. 点击“任务创建成功”提示框中“确定”按钮后,若文
件带有附件,在附件空白框中点击右键,选择“添加附件”,打
开“添加工作任务附件”对话框,选择要添加的附件;
11.添加附件完毕后,在新页面中点击“发送”按钮,打开
“意见填写或任务发送-网页对话框”,选择“主办部门负责人核
稿”这一操作步骤,在处理人下拉列表中选择自己所属部门部门
长姓名,最后点击“确定”。完成整个发文发起流程。
三、注意事项
1.各节点人员在处理文件的过程中,必须完整的填写意见,
给出“同意发文”或“不同意发文”的明确指示,便于文书进行
下一步操作,避免出现会签意见空白的情况出现;
2.文件会签过程中,文书只能以“只读”模式打开文档,没
有权限对文件进行修改,各会签人员对文件有任何修改意见,不
必跟文书反映,可直接在文档中进行修改,或在意见中填写修改
意见,待流程完毕后文书根据意见统一修改;
3.为了提高文件会签效率,请各部门成员每天定期查看平台
发文处理中的“待处理任务”,以便文件签发流程顺畅进行。
二〇一一年九月十六日
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