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第5章 制作电子表格
Excel 2003是微软公司开发的办公软件Office 2003中的一个组件,是一个典型的电子表格处理软件,它不仅可以制作各种精美的表格,还可以对表格中的数据进行分析,是提高办公效果的得力工具,被广泛应用于财务、统计、行政管理及办公自动化等领域。
本章主要介绍Excel 2003的基本知识和基本操作技能,旨在帮助用户掌握Excel 2003软件的使用方法,学会制作各种应用表格。
5.1 Excel 2003的基本操作
Excel 2003是功能十分完善的电子表格处理软件,它具有强大的表格处理能力,使用它完全能够处理日常办公中的各种表格。
同学们知道要学习Excel 2003,兴致很高,大家早就听说Excel 2003是个功能强大的电子表格处理软件,所以很想一试身手,亲自制作简单的电子表格。经过不懈的努力,同学们制作出了如样例5.1所示的学生情况登记表。
样例5.1:
进入Excel 2003操作环境是制作电子表格的前提,输入具体内容、设置格式是制作电子表格的基础,可靠有效地保存表格数据是完成电子表格制作的关键,因此本任务操作可以分解成以下过程:
进入Excel 2003并创建工作簿
输入和编辑表格数据
保存工作簿,退出Excel 2003
5.1.1 进入Excel 2003、创建工作簿
Excel 2003启动后,将自动建立一个名为Book1的空白工作簿,用户可以在此进行表格操作。当然,用户也可以自己创建一个新的工作簿,然后再制作表格。
操作步骤
(1)单击Windows的“开始”按钮,打开“开始”菜单。
(2)选择“开始”→“程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Office Excel 2003”
提示:
Excel窗口和Word 2003窗口大致相同,但也有不同的地方。不同之处在于,Excel包括活动单元格、名称栏、编辑栏、工作表和工作簿等,Excel 2003的主窗口如图5-1所示。
图5-1 Excel 2003操作窗口
(3)选择“文件”→“新建”命令,打开“新建工作簿”任务窗格,如图5-2所示。
图5-2 “新建工作簿”任务窗格
(4)单击“新建”选项组中的“空白工作簿”链接,可以新建一个空白工作簿。
5.1.2 输入和编辑表格数据
表格是进行数据处理的一种有力的工具,利用表格处理数据不但能极大地提高工作效率,也可以加大数据的信息含量。输入和编辑表格数据是创建表格的基础性操作。
操作步骤
(1)在打开的空白工作簿中,按样例输入文字内容,如图5-3所示。
图5-3 学生情况表
提示:
打开工作簿是输入数据、编辑表格的前提,选择“文件”→“打开”命令,弹出“打开”对话框,在“查找范围”下拉列表框中选择文件所在的位置,然后双击需要打开的工作簿文件名,或选中文档后,单击“打开”按钮,可打开已创建的空白工作簿,如图5-4所示。
图5-4 “打开”对话框
(2)选中A1:G1单元格区域,单击常用工具栏上的“合并居中”按钮,将7个单元格合并为一个单元格,使表格标题“学生情况登记表”居中。
(3)将鼠标放在列号之间或行号之间拖动单元格的边框线,调整列宽或行高。
(4)选中整个表格内容,单击“格式”工具栏上“边框”按钮的下拉箭头,选择其中的“所有框线”样式,设置表格线。
5.1.3
完成表格编辑操作后,应该及时退出Excel 2003,释放它占用的系统资源。保存创建的表格并正确退出Excel 2003是结束电子表格制作工作的标志。
操作步骤
(1)选择“文件”→“保存”命令,弹出“另存为”对话框,如图5-5所示。
图5-5 “另存为”对话框
(2)在“文件名”下拉列表框中输入文件名“Book1.xls”,选择保存位置,然后单击“保存”按钮,编辑完成的表格即在指定位置保存。
(3)单击Excel 2003主窗口中的“关闭”按钮,或选择“文件”→“退出”命令,或按“Alt+F4”组合键可
相关知识链接
1. 单元格
行与列交叉形成单元格,它是存储数据、公式的基本单位,Excel用列号行号来表示某个单元格,行号用阿拉伯数字1、2、3…表示,列标用英文字母A、B、C…表示。例如,B5代表第5行第2列的单元格,第9行第8列处的单元格则命名为H9。
2. 单元格操作
选定插入位置,选择“插入”→“单元格”命令,弹出“插入单元格”对话框,进行相关操作可以插入单元格。
选定要移动或复制的单元格或单元格的区域,单击常用工具栏上的“剪切”或“复制”按钮,然后选定目标单元格或单元格区域的左上角单元格,单击常用工具栏上的“粘贴”按钮,可以移动或复制单元格。
选定要删除的单元格或单元格区域,选择“编辑”→“删除”命令,弹出“删除”对话框,进行相关操作可以删除单元格。
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