电子邮件写作格式及原则.doc

电子邮件写作格式及原则 ? 商务英语电子邮件以其方便快捷， 在现代商务活动中起着重要作用。 商务往来中的电子邮件 代表着公司的形象， 显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。所以， 商务 电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。据调查，约有 88% 的互联网用户使 用电子邮件，而在商务领域中约有 90% 的员工通过电子邮件的形式来联系公务。随着全球 经济一体化的发展， 商务英语电子邮件的写作越来越受到重视， 本文将着重探讨商务英语电 子邮件写作的格式和应遵循的相关原则。 ? ? ? 一、商务英语电子邮件的格式 ? ? ? 常见的商务英语电子邮件包括以下五部分： ? ? ? ①写信人 Email 地址、 收信人 Email 地址、 抄送收信人 Email 地址、 密送收信人 Email 地址。②标题。③称呼、开头、正文、结尾句。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职务 及所属部门、地址、电话号码、传真等。 ? ? ? 其中邮件主题应体现邮件主旨， 要引人注目、 意思明确， 最好为名词或动名词短语；称 呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用 ? Dear+Title 作为 称呼，如只知对方姓名不知性别，可用 Dear+ 全名，如邮件为一封通函，则用 DearAll 作 为邮件称呼；正文应结构清楚，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利 用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。 ? ? ? 二、商务英语电子邮件写作应遵循的五 C 原则 ? ? ? 商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五 C 原则，即 Correctness 、 Conciseness 、 Complete 、 Clarity 和 Courtesy 原则。 ? ? ? 准确原则 ? ? ? 由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、 义务关系， 其准确性对商务治理 与沟通至关重要。具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误， 电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。 ? ? ? 简洁原则 ? ? ? 简洁原则是商务英语写作最重要的原则， 指在不影响完整性和礼貌性的前提下， 尽量使 用简单句子和简短词语。 一封拖沓冗长、 措词复杂的电子邮件既浪费写的时间， 也会给阅读 者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。 ? ? ? 在具体写作中， 商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了， 有大量省略 句和不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。 ? ? ? 另外， 为了节约时间和空间， 电子邮件中可使用缩略语， 如 U 表示 you ， Pls 表示 please ， Info 表示 information ， Qty 表示 quantity ， P“C 表示 piece ， L“C 表示 LetterofCredit ， FOB 表示 FreeonBoard 。 ? ? ? 例 1?It?is?very?difficult?to?sell?man?hole?covers?in?France.This?product?must? have?the?quality?certificate?issued?in?France.? ? ? 例 2?Price ： FOB?Shanghai?USD?96“PC. ? ? ? 例 3?Hope?you?can?accept?it.? ? ? 例 1 中的两个单句具有明显的因果关系，但写并不使用表达因果关系的连接词如 since 、 because ，这种舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征在 商务英语电子邮件写作中十分常见。例 2 中缩略语的使用，例 3 中不完整句的选择，反映 了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。 ? ? ? 完整原则 ? ? ? 商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像盘、询问 贸易条件等需要回函的电子邮件， 更需要清楚完整， 因为只有包含具体信息的邮件， 才能达 到良好的沟通效果。 邮件是否完整， 可以用 5W1H 来检验， 即 who ， when ， where ， what ， why 和 how 。 ? ? ? 清楚原则 ? ? ? ? 商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。具体表现在： ? ? ? 例 1?We?will?deliver?your?goods?soon.? ? ? 例 2? 中 significant 一词意为明显的、不小的，语义模糊，故可以用具体数字替换。例 2 中 soon 表示不久、 很快， 语义不明确， 没有指出具体的供货时间， 可改为具体的年月日。 ? ? ?