现代企业电子文件管理(2).ppt

（四）处理收文的注意事项1、收文须有办公室统一对外。2、拟办有错退局办公室。3、主办部门须及时送文达协办部门。4、主办处室不能改动拟办意见5、经办人员不能在贴页上签字写意见6、流转时内勤要签收7、所有请示都是催办件，要即使答复催办通知? 第三节 电子文件的积累与归档 一、电子文件的积累（一）明确电子文件积累的组织由文书部门兼职档案人员负责收集和积累。 1、有利于文件的收集齐全和必威体育官网网址。2、有利于文件的预立卷。3、有利于各部门平时对文件的查找和利用。4、有利于档案室工作的开展。 （二）明确电子文件的归档范围和保管期限原则上可以参照纸质文件的归档范围和保管期限。企业可参照《企业档案工作规范》中的附件A需要通过档案人员、业务人员、计算机专业人员三协商制订，并在归档工作的实践中逐步加以修改完善。制订“双套制”归档类目： 类目号 条 款 名 称 保管期限 纸质文件 电子文件 1-1 月、季、半年度会计报表 15 25 1-2 会计报表数据库 25 1-3 总分类帐、明细帐 15 1-4 总分类帐数据库 25 1-5 明细帐数据库 永久 永久 （三）明确电子文件的积累要求1、确定电子文件是通过签发或审批的“最终版本”，并对电子文件进行规范命名。2、对电子文件进行收集积累，将非通用格式的电子文件转换为通用格式，即进行“迁移”。3、编制电子文件的目录，并将电子文件连接到相应的目录条目中去。4、对应归档的电子文件按其内容上的自然联系进行组合，即进行“预立卷”。5、按规范要求，做好电子文件的查找和提供利用工作。6、对电子文件采取定期备份、自动杀毒、权限控制等措施进行安全保护 （四）明确电子文件积累方法1、确定电子文件是“最终版本”。最终版本即经过最终审批的文件版本。可以人为确认，也可以写入计算机程序中，待文件一旦签发，由计算机系统自动判断归档。重要文件可以保留多个版本，不同版本采用同一文件号，并注明不同的版本号。 2、规范电子文件的命名规范命名基本要求：唯一、直观、简洁、参照。规范命名的方法（1）归档前用“文件著录项+.扩展名”命名，如：◆ “企业档案工作规范.RTF”或◆ “国家档案局-企业档案工作规范.RTF”或 ◆ “档发〔2009〕4号-国家档案局-企业档案工作规范.RTF”（2）归档后扫描形成的电子文件采用“纸质档案的档案号+序号+.扩展名”命名，如：“1.1.2009.3-001-5.RTF”（3）采用文件号命名，如“S2011001.RTF”。（4）采用“计算机随机号+.扩展名”命名，如：“0024748743521543.RTF”。 3、采用资源管理器，按照文件分类和归档范围设置文件夹（如下图），将文件分门别类放入文件夹。如果不是推荐格式则做好电子文件的格式转换。 4、确保电子文件的安全（1）设置密码：两种方法。（2）限制修改（3）有选择地保护内容5、保障电子文件的有效（1）实行“迁移”，即将非通用电子文件格式转换为推荐格式保存。（2）使用电子文件通用浏览器。 6、做好电子文件的登记遵照国家有关公文处理的规范标准，建立本单位电子文件的登记的目录格式。如果没有专门的公文处理软件系统，可以采用EXCEL 表处理软件，设计电子文件的目录。电子文件形成后要随时登记。登记采用双套制。并做好目录条目与文件内容的链接。 二、电子文件归档（一）归档的一般要求1、电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文件的归档范围应根据相关规定。2、企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，及非通用电子文件格式的软件等应一并归档。3、加密的电子文件归档时一般应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。4、文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。 （二）归档方式 1、逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。2、物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。3、脱机归档：指将电子文件拷贝到脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。4、联机归档：指在网络环境中将电子文件传输至受档案部门控制的主机或服务器上，向档案部门移交的过程。 现阶段应强调物理归档：其理由是：逻辑归档的电子文件未存放档案部门，在管理的技术条件和规范还不成熟的情况下，档案部门难以对它的安全保管和合法存取进行有效的监控。 （三）归档时间当实行逻辑归档或联机归档时可以实行随时归档，一般实行定期