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电子文件归档与管理 海南师范大学信息学院周瑞琼 2010-6-29 电子文件归档与管理 一、电子文件的概述 二、办公自动化环境下电子文件归档管理 三、琼兰档案管理系统文件管理模块简介 四、电子文件行业标准介绍 五、数码照片归档管理简介 一、电子文件的概述 (一)电子文件的含义 (二)电子文件的种类 (三)电子文件的产生 (四)电子文件特性 (五) 电子文件的相关概念 (一)电子文件的含义 文件的定义： 指国家机关、社会团体、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而使用的各种文字、图表、声像等记录材料。 (二)电子文件的分类 1.按计算机文件格式分： （1）文本文件（Text，代码为T） 见文件实例 （2）图形文件（Graphic，代码为G)用计算机辅助设计或绘图软件获得的静态图像文件。（如工程图纸） （3）图像文件（Image，代码为I)用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件 。（数码照片） 2.按作用类型分： ——草稿类电子文件，以纸质文件为主，一旦纸质文件发布后，通过打印起草的电子文件还具有查找作用，现在多数不保存； ——辅助类电子文件，为提高办文效率，先发电子文件，后发纸质文件，这类电子文件具有参考价值。现在是当收到纸质文件后对电子文件随意修改、删除； ——正式电子文件，有的单位实行无纸办公，通过网络只发电子文件，不发纸文件或将电子文件打印到纸张上作辅助类文件。 (三)电子文件的产生 1.办公领域中电子文件的产生 2.生产领域中电子文件的产生 3.电子商务中电子文件的产生 1.办公领域中电子文件的产生 （1）办公自动化系统 事务型、管理型、辅助决策型 （2）网络环境下的电子政府 政府信息服务系统、国家公安与执法网络、政府的电子邮件系统、用电子方式提供政府福利 2.生产领域中电子文件的产生 计算机辅助设计与制造（CAD/CAM） 3.电子商务中电子文件的产生 电子商务中的网络交易合同 电子商务中的电子支付 （四）电子文件的特性 1.电子文件信息的非直读性。 2.多种信息媒体的集成互动性 3.逻辑上的自由组合性 4.信息存储的高密度性 5.物理空间的自由移动性 6.信息共享性及不安全性 (五）电子文件的相关概念 背景信息 指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 元数据 指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 电子文件的背景信息和元数据 (五）电子文件的相关概念 逻辑归档 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 物理归档 指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 (五）电子文件的相关概念 电子文件真实性 、完整性 、有效性 真实性 指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 完整性 指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 有效性 指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 完整性，真实性，有效性的保证 二、办公自动化环境下 电子文件归档管理 （一）电子文件管理的现状 （二）电子文件归档与电子档案管理功能需求 （一）电子文件管理的现状 1.草稿性电子文件被忽视 2.辅助性电子文件处于混乱状态 3.正式电子文件归档程序不够完善 4.电子文件存贮载体不安全 （一）电子文件管理的现状 在办公自动化快速发展的同时，相应的电子文件管理工作却有些滞后。具体表现两个方面： 1.是单位在系统建设时不能统筹考虑电子文件的归档和管理，办公自动化系统不具备电子文件管理功能，导致电子文件管理不能和系统建设同步发展； 2.是单位在系统建设时虽然考虑了电子文件管理，但由于提出的功能需求不够完整，致使电子文件管理达不到规范、科学的要求，电子文件真实、完整、有效性不能得到充分保证。 分析产生问题的原因主要有三个方面： 1.对电子文件管理的重要意义认识不足，在办公自动化系统开发中忽略电子文件归档与电子档案管理问题； 2.缺乏统一规范的电子文件管理功能需求标准，档案行政管理部门难以对电子文件管理工作进行具体监督和指导，基层档案部门难以提出完整的功能需求； 3.档案部门缺乏既懂计算机与网络技术，又懂档案管理的复合型人才，与信息管理部门和软件开发公司沟通困难。 （二）电子文件归档与电子档案管理功能需求 手工环境下文书档案归档整理操作方法： 办