微软解决方案 - 电子表单和审批 v10.doc

微软解决方案 – 电子表单和审批 Microsoft China PAGE 4 微软解决方案 – 电子表单和审批(E-Form ) 电子化表单和审批帮助企业提高数据的准确性、提升企业日常工作和管理效率 问题和挑战 企业管理需要大量的数据收集和汇总的工作，整个过程复杂而且效率低 随着企业规模的不断壮大和内部组织机构的发展，为了更好的进行管理工作，需要进行大量的数据上报、统计和分析。各种各样的数据来源于日常工作中的纸张文件和应用系统，如何有效的收集这些数据、如何简化数据收集过程，是很多企业内部的组织机构在日常工作中面临的问题。 企业各种上报数据手工重复录入，工作效率低而且不准确 企业中存在各种各样的后台应用系统（如财务系统、客户信息系统、人员信息系统等），在很多情况下，企业总部的管理人员需要将收集来的同一组数据录入不同的系统中，如果为每个系统的数据录入提供一套录入界面，那么不仅仅会浪费大量的工作时间，更重要的是会产生手工的数据录入不一致（同一数据在不同的系统中数值不同），在这种情况下，为了校验数据，企业往往需要投入大量的人力物力进行数据核对或加派录入工作人员的工作。如何利用先进的解决方案提高企业数据录入整理的工作效率，成为企业中的关键问题。 人工进行数据收集和汇总的过程中，由于各种原因造成数据不及时不准确，出现数据必威体育官网网址和安全性的问题 数据是企业运营、管理、发展的核心部分，如何保证数据的安全和准确性，是企业关心的另一个问题。在日常的工作中，企业经常会通过表单的形式收集企业数据，这一过程包括了数据的填写、系统数据的录入等。为了充分利用收集的数据信息，首先企业要保证填写数据的有效性（即不允许非法数据的出现）；其次，在数据传输的过程中，处于安全的考虑，数据需要有一定的保护措施（如加入数字签名，保证数据的不可抵赖性等），在数据录入系统的时候也需要保证数据的一致性等。 人工数据审批流程缓慢，数据不能及时获取，对数据审核过程缺乏监督 企业中的表单审批触及到很多流程方面的问题，如流程的设置、流程查询、流程的修改等。传统的手工提交的审批流程在流程设置、数据必威体育官网网址性、流程监控以及及时性方面都有所欠缺。现代企业更注重将自动化审批流程引入日常的业务处理，从而提高审批及时率，增强数据的必威体育官网网址性，提升企业核心竞争力。 解决方案概述 微软的电子表单(E-Form )解决方案，充分利用客户熟悉的Microsoft Office System环境，为用户提供客户化的、易用的审批流程，帮助企业提高协作透明度和工作效率，提升数据采集的准确度。 应用微软电子表单(E-Form )解决方案，客户可以： 使用电子化的方式收集数据，提高工作效率 电子表单(E-Form )解决方案为用户提供了统一的电子录入界面，使用户可以在熟悉的环境中填写数据。同时，由于该电子表单可以根据企业的流程需要将数据传递给多个后台应用系统，所以在这种情况下，即便是需要将同一数据录入不同后台应用系统，对于用户来说，也只需要做一次操作，大大提高了数据收集的效率。 使用电子表单的另一个好处是，减少人为的录入错误，防止出现同一信息多种数据的局面，提高了企业数据的有效性。 应用智能电子表单，提高数据收集的有效性与准确度 电子表单(E-Form )解决方案为用户提供了智能电子表单录入、显示界面。 使用智能表单录入界面，用户可以： 在客户端校验数据的有效性（如单项报销数目必须小于3000元等），保证有效的数据进入系统中，参与审批。 得到辅助信息。电子表单(E-Form )解决方案为用户提供了友好的帮助信息，使得用户在填写或审批表单的时候可以参考相应的文档信息（如公司政策及规定），或者获取后台辅助数据（如剩余预算金额等） 使用智能表单显示后台数据信息。管理者可以随时通过熟悉的Word、Excel工具获得后台的业务数据，通过丰富的展示工具进行分析或者形成公司报告。大量节省重复工作。 自动化审批流程 电子表单(E-Form )解决方案将企业中手工进行的审批流程升级为自动化的审批流程。提高了审批的效率。通过自动化的审批流程，管理者可以随时进行表单审批，也可以在外出的时候将审批工作“委托”给相关人员。 微软的电子表单(E-Form )解决方案的另一个优点在于工作流的灵活性，维护人员可以根据企业管理层的需要而方便快速的修改审批流程，减少了因组织变动或人员更换而带来的流程修改时间。 自动化审批流程还可以根据企业需要，为管理者定制个性化的提醒方式，包括邮件、短信及标示。 该解决方案的典型应用场景为企业中的预算申请、费用报销、采购订单及休假管理等与表单审批相关的部分。客户可利用该解决方案，对企业中的原有系统进行改进和升级，保留原有的业务逻辑及流程信息，利用Microsoft Office System及开发工具，根据用户的使用习惯