航运公司安全管理体系审核工作指导手册.doc

航运公司安全管理体系审核工作指导手册 杭州海事局编制 二〇一三年十月十日  目 录 HYPERLINK \l 第一篇航运公司审核发证申请第一篇 航运公司审核发证申请1 HYPERLINK \l 申请材料的齐全性第一章 申请材料的齐全性2 HYPERLINK \l 第二章申请材料的符合性第二章 申请材料的符合性15 HYPERLINK \l 第二篇联系沟通保持体系的有效运行第二篇 联系沟通 保持体系的有效运行21 HYPERLINK \l 第一章审核计划的上报与船舶动态报告第一章 审核计划的上报与船舶动态报告21 HYPERLINK \l 第二章日常体系运行中信息报告第二章 日常体系运行中信息报告21 HYPERLINK \l 第三章船舶代管或退出体系情况报告第三章 船舶代管或退出体系情况报告23 HYPERLINK \l 第三篇接受审核组的审核第三篇 接受审核组的审核27 HYPERLINK \l 第一章审核流程介绍第一章 审核流程介绍27 HYPERLINK \l 第二章航运公司接受审核应做好的配合工作第二章 航运公司接受审核应做好的配合工作29 HYPERLINK \l 第四篇审核组审核结束后的后续工作第四篇 审核组审核结束后的后续工作33  航运公司安全管理体系审核工作指导手册 2.0 PAGE \* MERGEFORMAT 27 第一篇 航运公司审核发证申请 航运公司安全管理体系的审核、发证需要公司进行书面申请，申请材料的规范、准确不仅能够给公司带来工作上的便利，更是为公司带来时间上的节约，使船舶早日投入营运，降低费用。如何做到申请材料的规范、准确，请公司按下述要求开展。 第一，确认条件是否满足。公司提交审核申请前，公司的高层领导要查对《航运公司安全管理体系审核发证规则》，对审核发证的条件是否满足进行确认。如有不清楚，可致电杭州海事局进行免费咨询，联系电话0571传真：0571 第二，认真准备申请材料，做到审核、发证的申请材料内容正确、齐全。航运公司安全管理体系的审核、发证种类可分为以下两种情况：即公司审核发证、船舶审核发证。此外，还涉及公司及船舶证书的增补发、变更等的申请。 第三、认真准备申请材料，做到审核、发证的申请材料形式和内容符合要求。 1、形式的符合性。公司申请审核发证要以公司红头文件的形式进行，即形成正式的申请报告，这是因为公司向海事部门申请审核发证是一项单位对单位的正式行为，相关材料是作为该申请报告的附送材料，因此，除了以红头文件盖章以外，其他材料还要盖上骑缝章。 2、公司申请材料在提交前要仔细审核，做到材料中不存在错别字、不存在词不达意或语句不通的情况，在整体性上要做到文件的脉络清楚、申请理由充分、申请要求明确。相关材料的具体要求将在第二章中详细阐述。 第四、申请材料要经公司总经理审阅。 第一章 申请材料的齐全性 公司的各类审核申请，需以书面形式提交申请，根据目前的要求，现将各类审核所需要的材料列出清单，详见附件一，附件一中有4份清单，分别对船舶各类审核、公司各类审核、DOC副本增发以及DOC和SMC证书变更、展期、补发等的申请材料做出详细要求。各公司申请时，请仔细对照，按此准备齐全。申请材料中涉及的表格，见附件二所列。国内航运公司的各类审核申请的书面材料一式一份，国际航运公司的各类审核申请的书面材料一式三份。涉及DOC或SMC增发、补发、变更、展期等的申请材料国内航运公司的一式两份，国际航运公司一式三份。 公司提交书面申请的同时，要一并提交相应的电子版申请材料，对于电子版材料，公司可设置密码进行保护。对电子版材料的要求是： 1、要确保电子版的申请材料与书面材料保持完全一致。 2、电子版申请材料的文件命名，要求每份文件单独列出并规范命名，文件名称可包含顺序编号并能表达该文件的具体内容（最好以参考目录的顺序号进行编号，如“02-审核申请报告”）。 3、相关证书的扫描件，要求一律制作成WORD或PDF文档，可在WORD中直接插入图片。 4、电子版材料可通过外网进行申报，外网申报地址在浙江海事局外网（）上的网上政务中心里，也可直接输入HYPERLINK 29/zjmsaDeclare/hall/indexHz.jsp29/zjmsaDeclare/hall/indexHz.jsp进行访问，具体申报操作可参考之前发布的《网上政务大厅使用手册（公司审核类）》。  附件一：公司、船舶各类审核发证申请所需材料清单见下表： 清单1：船舶各类审核发证申请材料一览表 序号 文件名称 初次 中间 临时 换证 备注 1 审核发证申请表（船舶审核） eq \o\ac(□,√) eq \o\ac(□,√) eq \o\ac(□,√) eq