简述档案事业年度统计工作.docVIP

简述档案事业年度统计工作 档案统计工作是整个档案工作中一项独立的工作环节，是档案行政管理部门一项重要的基础性工作。通过对各级档案行政管理部门、各级各类档案馆，机关团体、企事业单位档案室人员情况，档案收、管、用等全方位数据的收集整理、汇总分析，以数据和图表的形式客观真实地反映档案和档案工作的发展状况，为档案决策人员更加系统精确的掌握档案管理现状，找到档案工作的发展规律，从而依据基础数据为档案事业未来发展把舵领航。目前，档案统计工作主要是通过实施全国档案事业统计年报制度并定期填报年报报表实现。全国档案事业统计年报制度始于上个世纪90年代初，十几年来不断适应时代的发展，在实践中修改完善，历经1999年、2006年、2011年3次修订，逐步充实了统计项目，增设了统计指标，研发了配套软件，确保档案统计工作进一步向专业化转型。作为部门档案事业年度统计工作人员，笔者认为，筑牢档案工作在党和国家工作中的基础性地位，就必须至上而下高度重视基础的基础———全国档案事业统计年报工作。正视存在的问题，勇于突破瓶颈，不断优化档案事业统计年报工作的数据构成及发布、利用的制度和方法，提升档案统计数据的有用性、完整性和可利用性。 一、当前档案事业统计年报工作存在的问题 （一）年报报表统计指标问题。1.档案室档案利用目的统计指标不完整。在《全国档案事业统计年报制度》中，关于各级各类档案室档案利用目的，列出了经济建设、工作参考、学术研究、宣传教育和其他5种。笔者认为，这种分类方式着重强调档案为党政机关的服务功能，统计指标已不能适应新时期档案工作的发展，原因有二：一是随着社会民众维权意识和档案意识的提高，个人利用档案数量逐渐增多，利用目的也呈多样化发展趋势，如个人利用档案有以连续计算工龄为目的的，有以办理社保为目的的，有以解决历史纠纷为目的的等等，众多目的用“其他”二字囊括，未免草率和笼统，不能真实反映档案利用规律。二是随着国家档案资源体系的扩大，各级档案行政管理部门对民生档案日趋关注，与人民群众切身利益密切相关的各类文件材料收集归档、提供利用成为必然趋势。而根据现行档案室向同级档案馆移交档案时限的规定，这些新近形成的档案在5年内只能保存到各机关团体、企事业单位的档案室，如此档案室顺理成章成为诸如民生档案等的主要利用场所，对应这一发展需求档案统计年报中档案利用目的统计指标就越显单薄了，需要进一步完善修改。2.档案编研成果统计计量单位过于单一。随着当今信息载体日益丰富、传播渠道日益拓宽，多样化的档案编研成果表现形式不断涌现。如编纂展品型编研成果、光盘出版物等符合时代特点和公众需要的档案文化产品，已成为当前档案编研工作的价值取向。如果不对计量方式加以补充，就会与档案编研成果多样化的现实不符，档案统计数据也就失去了真实性，进而有损于完整性和可利用性。（二）配套软件存在问题。1.数据传出前把关不严。全国档案事业年度统计软件在每一份汇总数据传出前都设置了一个数据传出前批量审核的程序，以确保数据的正确性，但是此程序却是可以跨越的，可以不加审核直接传出数据。这就导致了一些不负责任的档案馆、室将问题数据报给了同级或上级档案行政管理部门，加大了档案行政管理部门统计工作人员的工作量。2.关于数字档案中GB的问题。在数字档案基本情况年报中，一是软件对数字档案的大小录入时均四舍五入取整数，这对于馆藏量大的档案馆、室来说比较实用，但是相对于馆藏量小的档案室来说，没有达到1GB均按1GB来录入，有违档案统计数据的真实性。二是馆藏数字录音、数字录像因为格式的不同，统一按GB来换算统计，很难保证最终统计数据的准确性。（三）实务操作中存在的问题1.档案馆尤其是档案室统计人员业务素质不过关。档案统计人员要想全面掌握报表填报流程、掌握审核检查方法则需要经过系统的学习、锻炼和摸索。而在具体的工作实践中，档案统计岗位，在档案馆，尤其是机关团体、企事业单位的档案室，往往都是单位内部的冷板凳，被分派过去的要么是年龄长者，虽可能熟知档案业务，却对计算机使用较为生疏，无法流畅使用档案统计软件；要么是刚参加工作的新人，刚开始熟悉档案业务就被调离档案岗位，频繁的更换不利于统计工作经验的积累。基于上述两种因素，导致众多统计人员无法掌握档案统计工作具体流程和要求，遇到问题不知如何解决，甚至出现畏难情绪，严重影响了档案统计工作的正常开展。2.档案管理失范对档案统计数据的负面影响。在实际操作中，部分档案室机制涣散，造成档案室该归档的文件材料不能及时归档，已归档的材料不齐全、不完整等后果；部分档案馆管理缺位，造成鉴定环节缺失，档案利用登记粗疏、甚至重要文件流失等严重后果。以上管理失范后果不但破环了馆藏档案体系的完整性，使得馆藏量与档案利用比例失调、档案利用情况不真实不完整，更是波及到了档案统计数据，直接导致了档案统计数据的准确