《公文编制指引》.doc

公文件编制指引 PAGE 2 **地产公司 公文编制指引 （二○○三年四月二十一日总经理办公会议审议通过） 总 则 本指引旨在规范公司公文的编制。 本指引适用于公司公文编制过程中的公文形式、格式设置、内容、文字表述等。各单位的公文编制可参照本指引。 术语及注释 本指引中所称“公司”包括**地产公司和**地产公司。 本指引中所称“公司各单位”包括深圳市**创业有限公司、**局物业管理有限公司、深圳**供水有限公司和深圳**供电有限公司。 本指引中所称“公司各部门”包括**地产公司总部各部门及**地产公司各中心、部门及项目部。 本指引中所称格式术语均采用Microsoft公司生产Word软件简体中文版术语。本指引中所指纸张规格均采用ISO9000体系规格。 职 责 公司公文编制的形式及格式审定由公司行政与人力资源部负责。公司各部门在起草公文时应遵循本指引。 公司各单位、各部门须指派专人负责公司发放规章制度文件的归卷、登录目录、填写更新记录及保管，并接受公司行政与人力资源部的定期检查。 公文形式 公司的公文形式主要有: （一）令 适用于奖惩有关组织和人员； （二）决定 适用于对重大事项或者重大行动做出安排； （三）通告 适用于在一定范围内公布各单位及员工应当遵守或需要知道的事项； （四）会议纪要 适用于记载和传达会议情况和议定事项； （五）通知 适用于传达上级指示，要求下级办理或知道的事项；批转下级公文或转发上级以及不相隶属单位公文；发布规章；任免和聘用管理人员； （六）通报 适用于对人与事的表扬或批评；传达重要精神或者情况； （七）报告 适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级询问； （八）请示 适用于下级向上级请求指示、批准； （九）批复 适用于答复下级请示事项； （十）签报 适用于公司单位内部部门向公司领导请示、汇报工作； （十一）函 适用于与不相隶属单位或平行单位之间互相洽商工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。 排版格式 用纸 公司文件印刷用纸为80g/m2复印纸或胶版纸，规格为A4，特殊情况下可使用A3。 页面设置：天、地头（上、下白边）各2.54cm，左、右边（左、右白边）各3.17cm；拼页；竖向用纸（必要时横向用纸）。 纸质公文应左侧装订。 公文格式包括下述内容：拟文单位、拟稿人、标题、核稿、签发、主送对象、抄送对象、抄报对象、正文、附件、发文单位印章、发文时间、校对人、公文编号、密级、紧急程度等。 文 字 本指引将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 眉首 文头 公司使用统一印制的公文用纸。其中： 眉首上印有“**地产公司文件”红色黑体字样，用于公司向上级、公司各单位、公司各部门和其他机构、单位、组织等行文首页用纸（附录1）； 眉首上印有“**地产公司文件”红色黑体字样，用于公司向其他机构、单位、组织等发函首页用纸（附录2）； 眉首上印有“**地产公司文件”红色宋体字样，用于**地产公司向上级、**地产公司公司各部门，以及其他机构、单位、组织等行文首页用纸（附录3）； 眉首上印有“**地产公司（总部） **地产公司 内部签报”红色宋体字样，用于公司各部门向公司以及公司各部门之间行文（附录4）。 秘密等级和必威体育官网网址期限 密级公文，应根据秘密程度标明“A密”即绝密、“B密”即机密、“C密”即秘密等字样。如需标识秘密等级，用3号黑体加粗，顶格标在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和必威体育官网网址期限，用3号黑体字，顶格标在版心右上角第1行，秘密等级和必威体育官网网址期限之间用“★”隔开。 紧急程度 紧急公文，应根据公文的紧急程度, 分别注明“特急”、“急”的字样；如需标识紧急程度，用3号黑体加粗，顶格标在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 3、联合行文 联合行文时应使主办单位名称在前，“文件”二字置于发文单位名称右侧，上下居中排布；如联合行文单位过多，必须保证公文首页显示正文。 4、发文字号 发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。文头下空2行，用3号仿宋体加粗，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用方括号“[ ]”括入；序号不编虚位（即“1”不编为“001”），不加“第”字。 发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。 其中： （1）向上级单位请示、汇报及公司的公告、通告，发文字号为：深控发字[年度]×