项目流程和文档管理.ppt

项目流程与文档管理 一、项目的一般流程 二、项目过程中的文档 三、项目过程中的工具应用 什么是项目？ 项目是为了提供一个独特的产品或服务而暂时承担的任务。 项目的特征是临时性和唯一性。 目标导向 合作完成相关活动 限定的期限 一定程度上的唯一性 什么是成功的项目？ 项目成功的定义-三要素 按时完成 质量符合预期要求 高效率 (时间，计划表) (质量，目的，需求) (人力，资金) 目标 时间 质量 成本 项目经理职责与能力 1）领悟能力，弄清上司希望你做什么； 2）分析判断能力，有助于管理者把握全局； 3）计划能力, 有计划执行更有力； 4）写作能力，擅长撰写计划、总结、调研分析之类的文档； 5）指挥能力，包括工作的分配、协调、应急事件处理能力； 6）授权能力； 7）检查纠偏能力。 【优秀中层必备的7大能力】 项目基本流程 启动 明确人员 组织 制定项目实施计划 明确项目管理计划 指导和管理项目执行 监控项目工作 整体变更控制 项目收尾 合同签订 需求阐述 合同收尾 审核确认 项目管理流程 启动-制定项目章程并确定初步范围 计划-制定项目管理计划 执行-制导和管理项目的执行活动 监控-监控项目执行并进行整体变更控制 收尾-项目收尾和结束 启动 计划 实施 收尾 监控 项目管理流程——启动 启动 计划 实施 收尾 监控 明确项目的需求 确定项目的目标 定义项目干系人的期望值 描述基本的项目范围 选择基本的项目组成员 明确项目经理 确认需要交付的文档 由管理层、班委会、项目经理确认 项目管理流程——计划 启动 计划 实施 收尾 监控 在质量，时间和资源中取得平衡，从而进一步明确范围 具体工作任务和执行次序 具体阶段及时间进度表 风险分析 管理计划（时间、范围、风险、沟通等） 得到相应的项目干系人批准的项目计划 项目管理流程——计划 任务分配计划 时间进度计划 风险与沟通计划 工作任务分解 任务工期估算 时间进度安排 风险与沟通计划 项目整体计划 文档 ： 填写项目统计表 项目基本信息表 项目进程表 工具 ： 甘特图 里程碑图 网络图 思维导图 项目管理流程——计划 工作任务分解 任务 任务 任务 任务 任务 任务 要做的事情太多了，一下想不清楚，怎么办？ “大事化小”分解到可预测、可管理的单个小任务。 分解的原则： 完全穷尽，彼此独立 最小颗粒的特征： 一个清晰的任务完成 一个清晰的责任人 能够估算工期和工作量 分解的方法： 自上而下，头脑风暴 表达的形式： 图形式 目录式 项目管理流程——计划 进 度 计 划 根据项目任务的执行排序、时间计划及所需资源等进行分析，制定计划 进度制定的主要工具： 甘特图 里程碑计划 网络图 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 时间 工作 A B C D E 工作进度 时差 E D C B A 9月 8月 7月 6月 5月 4月 3月 2月 1月 里程碑事件 项目管理流程 启动 计划 实施 收尾 监控 识别计划的偏离 采取矫正措施以使实际进展与计划保持一致 接受和评估来自项目干系人的项目变更请求 必要时重新调整项目活动 必要时调整资源水平 得到授权者批准后，变更项目范围、调整项目目标并 监控项目进展，把控项目实施进程 项目管理流程——实施 项 目 沟 通 会后发布会议纪要给每位参会者 会议必须产生明确的决定 所有决定必须立即付诸行动 做好准备，按时开始，并首先说明会议的目的和议题议程 每位与会者都有发言机会 对会议内容进行口头总结 事先明确为什么开会，以及预期要取得什么效果 考虑是否可以取消会议 确定需要参加的最少人数 确认会议室 会前和关键与会者就会议议题及持续时间进行沟通 会 前 会 中 会 后 项目管理流程 启动 计划 实施 收尾 监控 评估与验收 领导审核并确认 项目总结 文档归档 项目管理流程——监控 项 目 监 控 项目管理流程——监控 监控的方法和工具 应用项目进度计划表 着急会议 观察/检查 跟踪行动计划 定期反馈及报告 监控过程中发现进度延误怎么办？ 投入更多的人 现有的人投入更多的时间（加班） 换工作效率更好的人员去做 改进工作方法和工具，提高效率 缩小项目范围或降低活动质量要求 项目管理流程——监控 变更的源头： 客户方 ：不断变化的想法与欲望 项目团队：成员技能与团队冲突 项目优先级：市场