刍议新时期下工程档案管理工作的强化策略.doc

当议新时期下工程档案管理工作的强化策略 广东省惠东县建设工程档案室516300 摘要：随着建设工程大规模的开展，为提高我国建设工程技术和管理水 平，有必要进一步加强工程档案管理工作，以全面提高工程档案管理规范化、现 代化和科学化水平，满足新时期工程建设对工程档案管理工作的要求，提高建设 工程的管理水平。木文主要探讨新时期工程档案管理的强化策略，介绍了工程档 案管理工作的内容和在工程建设中的作用，并给出了一系列工程档案管理工作的 强化策略。 关键词：工程档案；管理；强化策略 一、工程档案管理 介绍了工程档案管理工作的主要内容和在工程建设中的作用，并对现阶 段工程档案管理工作中存在的问题进行了分析。 （一）概述 1、 工作内容 工程档案管理工作的对象是所有工程建设过程中产生的各种文件资料, 括前期策划阶段、施工准备阶段、施工过程中以及竣工阶段产生的各类文件资 料、验收报告、质量评定、验收鉴定书、设计施工图纸、预决算编制和招投标文 件等。工程档案管理工作要求工作人员秉持严谨、认真、负责、规范、科学的工 作态度，遵循文件排版标准格式规范，注意保证文件的准确性和完整性。 2、 工程档案管理在工程建设中的作用 工程档案是工程建设的核心组成部分，工程档案管理工作同样也是工程 项目建设管理的重要内容，工程中的各类数据、文件以及招投标档案等都是后期 竣工结算等后期工作的核心依据。与此同时，工程档案管理工作对工程建设质量 也有着较大的影响，工程档案涉及到的所有工程建设相关内容，包括人力、设备、 环境、方法和材料等，都是工程质量控制工作的关键性参考内容。工程档案管理 工作在工程竣工之后的防灾、维护工作中同样也至关重要，能够为防灾和维修维 护工作提供丰富准确的信息。 （二）工程档案管理工作的不足 1、 档案管理工作不受重视 一些工程建设单位对档案管理工作不够重视，因为建设任务繁重工期紧 张压力较大，因此将精力集中在工程建设施工过程中，忽视了档案建设工作，不 能及吋进行档案资料的整理工作，缺乏准确可靠的第一手资料，工程建设完工后 突击补档，很多资料都模糊不清，数据真实性不可考，难以保障工程档案资料的 准确性和完成性，档案质量不高。有一些单位虽然有开展日常档案记录工作，但 是档案整理却不到位，将日常记录随意堆叠，不能对档案进行及吋的分类、整理 和归档，档案存放不符合规范，査找和使用困难，杂乱无章，影响了档案功能的 发挥。也有部分建设单位忽视原始资料、证明资料的搜集整理工作，造成资料散 失遗漏，档案残缺、丢失、变质，不能为工程建设提供高质量的档案文献服务， 失去了档案应有的作用。 2、 档案管理工作不规范 这是现阶段工程档案管理工作中比较突出的一个问题，一些建设单位缺 乏科学、完善的档案管理制度规范，工程档案立档、归档和保管制度不完善，没 有强制性规定档案归档范围、吋间和整理标准，导致一些长周期大规模建设工程 因为技术资料分散在工程技术部、实验室、合同管理等多个部门，无法及吋进行 有效的搜集整理，档案编制不符合规范，不利于日后档案资料的保管和利用。 3、档案管理水平冇待提升 由于长期以来档案管理工作不受建设单位重视，投入不足，导致部分档 案管理工作仍然延续着手工操作的方式，档案的电算化水平不高，技术和设备都 比较陈旧，导致档案管理工作效率偏低，M吋造成了很人的人力资源浪费，阻碍 了建设工程管理水平的全面提高。 二、工程档案管理工作强化策略 强化工程档案管理工作，需要从优化工程档案管理制度、服务模式、优 化工作程序等方面入手，全面提高工程档案管理工作的现代化、规范化和科学化 水平，全面提高工程档案管理水平，更好的为工程建设服务。 （一） 工程档案管理制度优化创新 工程建设单位需要积极开展工程档案管理模式的优化创新，引入建设工 程质量责任制度，将档案管理工作质量和档案管理工作人员的薪酬绩效联系起来， 全面提高工程档案管理工作人员的积极性和责任心。工程档案管理人员和相关技 术人员需要为档案的有效性、完整性和真实性负责，提高工作人员的自觉性，促 使其能够自觉遵循档案管理标准规范编制档案。具体工作中，需要加强工程档案 管理工作的质量检査，指导基层业务的开展，并积极开展相关业务咨询服务和培 训，全面提高档案管理工作人员的综合专业水平。 工程档案管理制度方面，建设工程档案管理工作是一个动态的管理工作， 伴随建设项目的开展，在建设工程落实过程中逐渐整理形成工程档案。建设工程 往往工序复杂环节众多，多种不同专业施工交错进行，单纯依赖技术管理人员和 档案管理人员，在没奋明确的工程档案管理制度的指导下，难以保证建设工程档 案管理工作质量。档案管理部门需要对档案资料管理制度进行持续优化完善，认 真落实责任制度，明确规定每一位员工的职责范围，配合奋效的监督指导，确保 所有工作人员