第四章 秘书工作环境课件.ppt

问题 1.请你描述秘书的工作环境是怎样的？ （提示：工作场所、工作设施、办公用品……) 2.你认为在秘书的工作环境中最重要的是什么? 影响秘书工作的环境有: 宏观环境 中观环境 微观环境 第三节 秘书工作的微观环境 微观环境，又叫办公室环境，是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。 一、办公室环境的种类及对秘书工作效率的影响 二、办公室环境的管理原则 三、办公室的空间设计 四、办公室的视觉环境管理 五、办公室的听觉环境管理 六、办公室的空气环境管理 七、办公室的保健与安全环境 一、办公室环境的种类及对秘书工作效率的影响 办公室环境包括： 第一、办公室的空间环境，系指房屋建筑与分配，办公空间的大小，家具的布置； 第二、办公室的视觉环境,它包括色彩,光线; 第三、办公室的听觉环境，指办公室所处的有益或无益声音； 第四、办公室的空气环境，指由生理空气因素（湿度，温度，空气流通与净化）造成的办公室的整个气氛； 第五、办公室的健康与安全环境。 办公室环境秘书工作效率的影响 1.作业方面 2.生理方面 3.心理方面 1.作业方面 办公环境对秘书人员的器官功能，知觉感受，体力消耗，心理反应都有直接影响。 比如光线不足，足以使人的辨别力降低，眼力消耗较大，而生疲倦，使注意力难以集中，则效率降低。 2.生理方面 环境变化必然会引起生理变化。办公环境不适宜，会增加秘书的体力消耗，体力消耗过多则生疲劳，疲劳生则工作兴趣减低。兴趣低，工作效率必随之递降。 3.心理方面 办公环境的不适宜，会引起秘书对工作厌烦的心理反应。这种心理反应自然降低工作效率。心理厌烦导致人的精神苦闷及抑郁和怒怨之感。这些心情对工作效率皆有不良影响。 案例 有意思的办公室 　　　美国一家家具公司，利用先进的灯光技术制造了虚拟加州海滩氛围的工作环境，工作人员可以穿着海滩短裤、T恤上班，享受100%的新鲜空气和自然光。 　　　有趣的是，根据美国《商业周刊》报道，这家公司的生产率因此提高了15%，其中，有8位被挖角跳槽的员工，在离职两星期后自动回来报到，原因是他们“无法忍受其他单位晦暗的工作环境”。 二、办公室环境的管理原则 办公环境的管理是指对办公室环境加以合理的设计，组织和控制，使其达到最符合秘书工作的需要，进而提高工作效率，完成组织欲达到的使命。 在对办公环境进行管理的过程中，要坚持以下4个原则： 1.方便 即办公室的布局应该力求方便省时，如相关的部门及设备应尽可能安排在相邻的地方，以避免不必要的穿插迂回，便于工作的协调和同步进行； 2.舒适整洁 即无论是办公室，办公桌椅，还是抽屉等，不要放置与办公无关的东西。办公文具的摆放要井然有序。 3.和谐统一 即办公桌椅，文件柜，办公自动化设备等的大小，格式，颜色等协调统一，这不仅能增加办公室的美观，而且能强化成员之间的平等观念，创造出和谐一致的工作环境。 4.安全 即布置办公室时要留意附近的办公环境和办公室存放财物的安全条件；信息如纸质文件存储在计算机里的数据等的安全和必威体育官网网址能否得到保障；电器的电源、电线、器物的摆放是否对人员造成生理上的危害等。 三、办公室的空间设计 所谓办公室的空间管理是指组织为节省成本，有效地利用空间，缩短工作流程，迅速处理信息，提供良好工作环境，并促进秘书与其他工作人员的沟通与协调所作的办公室内的布置。 办公室空间设计包括以下方面： 1.各职能部门的场地设计 主管办公区域 里需保留适当的访客空间，同时又要和秘书保持最紧密的联系，以便于工作上的交流与沟通。 与公众接触频繁的部门 应设置于入口处，或者通向走廊，以减少穿过公开工作区的次数，如前台文秘安置在入口处，以便接待来访客人，而不至于干扰其他工作部门。 业务处理者 安置在中央，位置次序面对同一方向，直线式组合，便于交接文件和沟通联系。 审计部门 位于离行政区较远的地方，有利于工作的必威体育官网网址与高度集中。 主管的工作区域 位于工作区域的后方，以便控制和监督，同时不因主管的接洽工作转移和分散工作人员的视线和精力。 办公室空间设计的具体程序 1．对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确各部门及各员工之间的关系，以此为依据确定每