票据使用管理办法.doc

东风渝安车辆有限公司质量体系三层次文件 发行版次：B 修改号： 票据使用管理办法 编码：QA/31003 页 码： PAGE 3/ NUMPAGES 3 东风渝安车辆有限公司 质量体系三层次文件 发行版次：B 编制： 编 码：QA/31003 审核： 票据使用管理办法 页 码： PAGE 1/3 批准： 目的 通过制定本管理办法，确保各类物资的出、入库手续按有效的程序执行。 适用范围 适用于公司所有零部件出、入库的票据的管理。 3. 术语和定义 本办法引用GB/T19000 idt ISO9000:2000 质量管理体系——基础和术语。 4. 职责 4.1 各库管员负责严格按票据上要求的程序办理物资的出、入库手续。 4.2 各票据录入员和统计员分别负责对票据的有效性进行核查。 5．工作程序 5.1 库房票据必须是东风渝安车辆有限公司统一印制的专用票据。 5.2 票据流程和流向与物资流程和流向同步进行。 5.3 各种工具、辅料、油类需要购买的按《生产辅助物资管理办法》执行。 5.4 零部件入库使用的“配件代存单”必须要有制单人、配套厂商、供应商送检人、质检部专职质检员签盖、库管员签字确认后才能视为有效票据。 5.5 零部件出库使用的“领料明细表”必须要有零部件使用部门领料员、主管或主管授权人员签字并注明使用用途，传物管部主管签字确认后库管员才能视为有效票据，才能进行发料。库管员发料后注明数量并签字，将统计联、财务联一并传单据录入员处。 5.6 其他工具、辅料、油类或超额生产用料等的领用，使用部门应先开据“领料单”经使用部门主管签字，并传物管部主管签字后到库房领取所需配件。库管员必须要见有使用部门和本部门主管签字确认后才能视为有效票据，才能进行发料工作。库管员发料后注明数量并签字，将“领料单”统计联和财务联传单据录入员处，单据录入员处理完毕将财务联传统计员进行审核。 5.7 可疑物资使用的“可疑物料确认单”必须由使用部门开据并注明缺陷原因，经质检部、品检部门、生产部门相关负责人或部门主管指定人员签字确认后才能到库房换取合格品零部件，库管员注明数量并签名后将统计联、财务联传单据录入员处，单据录入员处理完毕将财务联传统计员进行审核。 5.8 工、料废品、呆滞品或其他原因需要清退回配套厂商的物资，由分管库管员开据退货清单交单据录入员打印“退货通知单”，注明零清退配套厂商、部件件号、物料名称、状态、数量及清退原因，传部门主管签字确认，经配套厂商人员签字，库管员将厂商联和门卫联交配套厂商人员，将统计联和财务联传单据录入员处，单据录入员处理完毕将财务联传统计员进行审核； 5.9 零部件需要外协加工，相关责任部门出据书面工作联系通知单或下发委外作业指令经相关领导签字，由分管库管员开出委外加工清单传单据录入员打印“委外加工出库单”，部门主管签字确认后方可进行委外发料工作，发料后交外协厂商人员签名确认。将“委外加工出库单”厂商联和门卫联交外协人员，将统计联和财务联传单据录入员处。月底制作统一的“委外加工对账表”报财务部。 5.10零部件需要调拨出库的，责任部门打书面报告经副总经理签字并确定付款方式。由配套员根据书面报告开据“物资调拨单”，经计划价格室核价、调拨厂商人员、财务部专人、物管部主管签字确认后库管员才能进行调拨发料； 5.11 每月25日指定为账务截账日，并为公司盘存日，所有盘存工作属于静态盘存，由本部门统一制定物资盘存报表，同时邀请财务部或公司其他部门配合检查、监督。盘存报表结果出来后统一交统计员进行数据处理，统计员统计出本月的盘盈、盘亏情况报公司领导； 5.12 月底物管部统计人员对当月库房发生的一切业务往来，分别按供应商和物资分类制作统一的“对账表”和“对账总表”，并于下月初的5至8号请各供应商前来对帐。根据对账表汇总的领料数量作为配套厂家财务入库的依据，并开据“材料入库单”和“领料单”附于“对账表”后传财务部审核。 5.13 各单据录入员、统计员、库管员对各类有效票据的存根联根据票据的性质进行分类、按期排序管理，月底统一装订打包交部门资料员进行归档管理。 6. 相关文件 6.1 零部件出入库管理办法 7. 质量记录 记录编号 7.1 材料入库单 QR-WG-310-15 7.2 物资调拨单 QR-WG-310-11 7.3 领料明细表 QR-WG-310-01 7.4 领料单 QR-WG-310-02 7.5 物资采购申请单 QR-WG-310-17 7.6 配件代存单