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焦作市档案人员资格培训课程 --------归档文件整理方法 2000年12月6日，《规则》由国家档案局发布，并于2001年1月1日正式实施。 《规则》是从实际出发,按照“需要、可能、合理、科学”的原则制定的。它没有全面否定传统的做法，也不是照搬国外的模式。而是在遵循归档文件整理工作基本规律的基础上，对传统做法和其他国家经验进行了综合与扬弃，是在批判基础上的继承。《规则》由于其内在的科学性、合理性，充分适应了现实工作的需要，体现出了应有的超前性和导向性，为立卷改革提供了一个富有生命力的解决方案。 《规则》)采用与传统立卷方法完全不同的思路，从“简化整理、深化检索”出发，对归档文件整理工作的许多环节进行了调整或简化，使《规则》体现出了鲜明的特点----简 化 、兼 容 、灵 活 。 第一部分：归档文件整理工作概述 一、归档文件概念 归档文件整理，就是将应归档的文件按照一定的原则和方法进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 三、归档文件整理原则 1.遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系 2、区分不同的保存价值 3.便于保管和利用 文件的形成不是任意的，而是伴随着机关和社会组织的职能活动产生，有其自身的规律和特点。 不是所有办理完毕的文件材料都需要归档。 这是归档文件整理工作的出发点和最终目的，是检验归档文件整理工作的唯一标准。 文件材料之间的联系好比人的生命体中的有机联系，文件材料之间的联系好比人的生命体中各部分之间的联系，是密不可分，你如果强行分开后，生命就会受到损伤，文件材料之间的联系是后来固有的，不是人们想象的联系，不是任意的联系，它是文件产生时已经确定，例如：请示和批复，再如，文书档案为什么分开年度，按年度整理。那就是不同的年度文书档案材料，它是没有历史联系性，所以不能放在一起整理，文件之间的联系一般分为：⑴、与上、下级的联系。⑵、与同级联系。⑶、本单位各个科室的联系。文件之间的联系从内容来分一般分为：⑴、同一工作中的联系，比如：一项工作在开始有计划，调查中间有措施，结束之后有总结、评价、那么计划、调查、措施、评价、总结是互有联系的，我们在整理时应放在一起，⑵、同一个问题，同一个案件的联系，比如：纪检委查处一个案件，有举报，调查笔录、取证、审查、结案等这些过程是有联系应放在一起。⑶、同一个会议同一事物，同一时间的联系，比如：同一年度的统计报表汇集成册，会议记录。 四、归档文件整理方法 目前，我国推行的归档文件整理方法有两种。即改革后的文件级整理方法和传统的案卷级整理方法。 文件级整理方法，就是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 件的定义：件是指归档文件的整理单位。 归档文件整理方法 1、一般情况下每份（单份）文件为一件。 2、文件正本与定稿为一件。 3、正文和附件为一件。 4、原件与复印件为一件。 5、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。 6、转发与被转发件为一件。 7、正文与文件处理单为一件。 8、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。 9、会议文件。一次会议形成几份文件，就是几件，即一份文件为一件。 10、干部职工调动介绍信、存根，以一人为一件。 11、干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。如果一人一表或一文的，以一个人的一套材料为一件；若以若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几个人的一套材料为一件。 12、文件的中文与外文为一件；文件的汉文本与少数民族文本为一件。 在实际操作中就注意： 组件时注意批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；重要规范性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件材料的结论、决定、判决性文件材料在前，依据性材料在后。这里所说的“为一件”就是实体装订在一起，编目时也应视为一条条目，但不允许将同一事由的若干文件作为其中一份主要文件的附件装订在一起，这样容易引起检索混乱，难以查找。 第二部分 归档文件整理的组织工作 一、归档文件整理工作的组织领导 1、成立档案工作领导小组 2、建立档案管理组织体系 领导小组—综合档案室（负责人、档案员）--兼职档案员（每科室内勤） 3、建立健全归档文件整理制度 归档、保管、必威体育官网网址、利用、统计、鉴定销毁、岗位责任制、室藏保管应急处置方案和计算机应急处置方案。 二、《文件材料整理及归档办法》 （1）明确整理工作的环节。 （2）明确全宗及分类方案。 （3）确定整理方法。 （4）对机关工作中产生的应当归档的其他门类和载体的档案 。 （5