企业销售业务内部控制制度设计.ppt

第六章 第一节 销售业务内部控制制度设计 一、销售业务的内容 1.接受订单 顾客提出订货的要求可以通过销售人员或其他如传真、信函及向现有的和潜在的顾客发送订货单等方式接受订货，取得顾客订货单。收到顾客的各种形式的订单后，应由销售部门专人负责登记，并审核订单的内容，确定能够如期供货后，编制销货通知单，作为信用、仓库、运输、开票和收款等有关部门履行职责的依据。 2.批准赊销 赊销批准是由信用管理部门根据管理当局的赊销政策，以及对每个顾客的已授权的信用额度来进行的。信用部门收到销货通知单后，应区分新老顾客进行信用调查。信用部门无论是否批准赊销，都要求在销售单上签署意见，然后再将签署意见后的销售单送回到销售单管理部门。 销售业务的内容 销售业务的内容 销售业务的内容 7.处理销售退回与折让业务 顾客如果对商品不满意，销售企业一般同意退货，或给予顾客一定的销售折让；有时企业为了促销和尽快回收货款也会给顾客一定的现金折扣。对于这类业务，需经过授权部门的办理。财务部门视顾客是否已支付货款入账的实际情况，根据货款通知单正确地记录销售退回和折让、折扣明细帐及相应的应收账款明细账或银行存款的贷方。 二、销售业务内部控制的基本要求 1、销售合同、发票和发货单，必须经审核批准方能生效。 2、发票和发货单应顺序编号，如有缺号须经批准方可注销。 3、要按规定价格销售，未经授权不得改变售价。 4、收款时必须对品名、数量、单价、金额进行审核，有销售合同的必须与合同核对。 二、销售业务内部控制的基本要求 7.开单、发货、收款必须分工负责。在销售业务中，开单、发货、收款被看作是不相容职务。如果对上述三个职务不进行分离，使得企业销售中的各个重要环节缺乏必要的监督，从而削弱企业的内部控制。 8、应收账款明细账应与总账核对相符。企业为了促销、减少存货等目的，常常会采取赊销的方式。当确认收入时，记入应收账款明细账中。 三、销售业务内部控制的具体设计 1.现销业务的内部控制设计 （1）客户购货时，由销售部门填制一式多联的“销货单”，注明购货单位、货物名称、规格、数量、单价、金额等，经负责人审核签章后，留一联作为存根，进行业务核算，其余交客户办理货款结算和提货。 （2）客户持“销货单”向财务部门交款。财务部门对“销货单”认真审核后，办理收取货款的手续，并加盖财务专用章和有关人员的签章，留一张编制记账凭证，其余退给客户。 (3)客户持“销货单”中的提货联向仓库提货。仓库保管人员对“销货单”复核，确认已办妥交款手续后，予以发货，并将提货联留下登记仓库台账。 现销业务的内部控制设计流程图 1、严格订货单制度，强化销售合同的作用 凡是赊销的业务，最好采用订货方式，订单确定后列入销售计划，最为日后发货的依据，防止无计划的发出货物。 2、建立赊销业务批准制度，赊销业务应经过财务负责人的批准。 未经批准，销售部门不得指令仓库发货，以防止因不了解客户信用度而可能造成损失。 3、及时登记销售明细账和应收账款明细账 在发出货物后，会计部门应对销售部门开具的“销货单”及相关的合同、订单等进行审查核对，正确无误后编制记账凭证，并及时登记销售和应收账款明细账，以充分发挥账簿的控制作用。 4、定期与购货单位核对账目，并按有关规定及时收取货款。 对账中发现的问题应及时查明原因处理，收回货款应及时登记应收账款明细账，确保双方账目相符。 2、合同订立及货物发运 销售人员接受客户订单后，销售部门应当对接受的 订单进行登记。销售人员应根据授权与客户签订合同。销售合同签订后，销售人员应将合同副本送交财务部门。销售人员应根据销售合同编制一式多联的销售通知单，作为仓库、运输、开票和收款等有关部门发生职责的依据。仓库应当根据审批的销售通知单发货。仓库发货时必须经过严格的检验。保管人员不得擅自对客户发货，更不得随意调换货物。运输部门应当核对销售销售通知单和发货凭证后运货，并确保货物运送的安全性和及时性。运送人员不得随意中途调换发运货物。财务部门应当在发运凭证、合同副本、销售发票核对无误后，编制收款通知单，向客户收款。单 2、合同订立及货物发运 位应当核对发货凭证、运货凭证及相关的销售发票，确保三者所载明的品名、规格、数量、价格一