零星采购管理办法.doc

零星采购管理办法 目的 为使公司零星采购作业有所遵循,且符合内控之要求,以合理之价格,适时提供适质、适量物品配合各单位生产、生活之需求，特订定本管理办法. 适用范围 2.1、本准则称之采购,意即指生产用原材料之外之各种采购.? 2.2、适用单位 : 凡公司内各部门、课室等相关单位均适用之.? 2.3、管理范围: 包含采购、验收及请、付款项目.? 参考文件 　　　＜文具管理办法＞ 定义 　　无 权责 　5.1、采购单位：负责物品采购作业.? 　5.2、需求单位：负责物品的验收作业 　5.3、行政仓库 : 负责一般类物品以及资产类列管部分物品 点收,入库、发放.? 　5.4、权责主管: 负责单据之核决并监督实物的使用状况。? 　5.5、IQC: 负责检测有需要第三方判定的物品及材料。 作业程序 　6.1、提出请购需求及主管核准.? 6.1.1、使用单位当有需求时, 开出请购单申请,依核决权限签核, 　　　6.1.2、机器设备配件请购时，需维修人员确认并注明配件型号，以便采购作业； 6.1.3、物品使用单位如有需求固定资产/工程类时应在购买后，需求单位填妥固定资产请购单, 　　　　　　并依核决权限核决，并备册入帐. 　6.2.、订购（询价、比价及议价） 　6.2.1.、采购经办人收到经主管核决后请购单时,应对请购数据进行确认,确认有误者退回原请购 部门.? 6.2.2、采购经办人接到请购单据后,应根据以往采购之价格,依申购需求之缓急,参照目前市场行 　　　　　　情,及上次采购记录等数据,以电话、传真或其他方式进行询比议价?(合约性采购除外).? 6.2.3.、经市场询价,除特殊订制件或原厂销售、指定品以外,应向三家或以上厂商进行询比义 　　　　　　价之程序. 6.2.4、针对独家制造、代理、经销之品牌,或经指定之品牌、惯用之品牌、同一系统/?系列之 　　　　　　品牌,并无其它足以替代者,必须坚持争取最有利最合理之价格.? 6.2.5、一般庶务性用品之采购,原则上以统购方式办理,集中定量或制定合约优惠价格,?定期(一 　　　　　年）作整体价格检讨,常用性及量大之庶务用品应依市场行情作采购招标,以取得最合理的 　　　　　价格.但应注意产品的质量,不得因单价降低而降低货品质量及数量.? 　6.3、交货 6.3.1、订购单签发后,采购经办人应主动跟催.遇需求紧迫之物品,须事先与厂商明确约定交期.为　 　　　　　预防厂商不当之延误,应于订购单或采购合约中订定罚则 6.3.2、针对未提前告知,或严重之延误,得按合约规定扣款或解约.任何交期有异常状况,?采购经 　　　　　办人应主动通知申购单位,并采取补救措施.? ?6.4、.验收:  6.4.1、固定资产类:应开出固定资产验收单并送相关单位验收单, 验收人员包括申购部门、?使　 　　　　　用保管人/部门主管、维修部门、采购部门、财管部门、会计部门等. 6.4.2、一般类: 应由总务仓仓管员点收,(需求单位确认验收) 仓库管理员做电子帐且于入库表内填 　　　入验收记录.? 6.4.3、验收方法：数量之清点, 厂牌、规格、尺寸、材料(材质)、外规、功能、环境质量等项目之 　　　　　测定.? 6.4.4、验收期限:?应于接收后10个工作日内办理验收.?验收时,若发现质量无法达到原要求标准,或 无法达原需求规范者,应?立即通知采购单位,不得无故拖延,因而影响处理时效及公司权益.? 6.5、入库： 6.5.1、外购物资到达后，根据品名、规格、数量、单价，将实物点验入库后，并根据点验结果如 　　　实填制“入库规格单”，送货人须就货物与入库单的相应项目与仓管员核对，确认无误后 　　　在“入库单”上签名，做到货、单相符，仓管员凭 “入库单”的存根登记仓库实物账； 6.5.2、对于物资验收入库过程中所发现的有关数量、质量、规格、品种等不相符的现象，仓管员 　　　有权拒绝办理入库手续，并视其程度报告采购部门及相关责任单位处理。 6.6、出库： 6.6.1、物品的领用，发放，须先进先出，计划供给的原则下进行，发放时一对帐、二签字、三记 　　　帐、四盘点的程序； 6.6.2、公司总务仓库物品一律凭各部门主管签核的联络单领取，仓管员根据“签核单”办理出库 　　　登记，领料人当场签名核对无误后领走； 　　6.6.3、生产车间领用文具、工具等设备配件物资时，仓管员凭生产部门负责人签发的联络单发放， 　　　　　仓管员和领料人均须在领料单上签名，出库登记作为实物对账的依据。 6.6.4、仓管员严格按照物品用单核准数量发放，严禁先领后补单或凭白条领用，并按月分部