集团公司低值易耗品管理办法.doc

PAGE PAGE 10 低值易耗品节约使用管理办法 一、目的 合理使用低值易耗品，规范管理，力求节约。根据《资源消耗控制程序》制定本办法。 二、范围 （一）日常办公类用品、后勤类用品、接待类用品及低值办公家具等低值易耗品的采购、发放及储存的全过程。 （二）低值易耗品分类 1、办公类用品：用于日常办公需要的用品，包括但不限于复印纸、办公设备耗材、签字笔、文件夹等。 2、后勤类用品：用于日常生活需要的用品，包括但不限于卫生纸、清洗剂、钥匙等。 3、接待类用品：用于接待来访客人的日常用品，包括但不限于茶叶、咖啡、饮料等。 4、低值办公家具：不属于固定资产范畴的办公家具。 三、职责 （一）分管领导 负责批准年度人均办公费用额度、年度低值易耗品综合计划、《低值易耗品明细清单》及采购渠道。 （二）综合管理部 1、综合管理部总经理 负责审核年度人均办公费用额度、年度分季低值易耗品综合计划、《低值易耗品明细清单》及《采购渠道管理表》，批准季度分月低值易耗品使用计划。 2、综合管理部副总经理 负责初审年度人均办公费用额度、《年度分季低值易耗品综合计划表》、《季度分月低值易耗品综合计划表》、《低值易耗品明细清单》及《采购渠道管理表》，审核季度分月低值易耗品综合计划。 3、综合管理部计划员、行政员、管理员 （1）计划员负责提出年度人均办公费用额度、制订《年度分季低值易耗品综合计划表》、《低值易耗品明细清单》等草案，负责制订季度低值易耗品综合计划； （2）行政员负责低值易耗品的验收、复核《低值易耗品领用登记表》及报账； （3）管理员负责低值易耗品的采购、验收、保管和发放。 （三）财务部 1、总经理 负责审核年度人均办公费用额度、年度及季度低值易耗品综合计划及《采购渠道管理表》。 2、会计 负责复核、记帐、费用分摊。 （四）各部门 1、部门总经理 根据本部门业务发展、年度预算、人均办公费用额度，负责制定本部门年度、季度使用计划，批准部门《低值易耗品领用登记表》。 2、部门总务员 负责本部门年度及季度低值易耗品计划的制订，负责填写本部门《低值易耗品领用登记表》及低值易耗品的领用、保管和发放。 四、计划管理 （一）年度办公用品使用计划的确定 1、每年11月15日前，综合管理部计划员根据下一年度业务拓展计划及年度费用预算指标，提出年度人均办公用品费用额初步建议，经与财务部门协商后，11月25日前报部门副总经理初审、部门总经理审核、分管领导确定。 同时根据业务发展计划、当年实际情况，综合管理部计划员提出下一年度《低值易耗品清单》，经部门副总经理审核、财务部门会签意见后，由部门总经理核准。每年6月份可根据需要调整一次《低值易耗品清单》。 12月1日前，计划员以电子邮件通知方式，将确定后的年度人均办公费用额度、《低值易耗品明细清单》及编制年度计划要求等，发各部门领导和部门总务员。 2、12月5前，各部门总务员根据年度人均办公费用额度、《低值易耗品明细清单》，负责提出本部门年度及季度低值易耗品计划草案，经部门领导批准后，将《各部门年度分季低值易耗品计划表》报送综合管理部计划员。 3、计划员根据各部门提出的低值易耗品申请计划，经初步汇总平衡后，制订《年度分季低值易耗品使用计划表》，交部门副总经理初审、部门总经理审核，呈分管领导批准。 4、12月10日前，综合管理部以电子邮件方式下达各部门。 （二）季度低值易耗品使用计划的确定 1、每季度末月5日前，各部门总务员根据年度计划及截至本季度部门实际领用情况，负责提出本部门下季度计划草案，经部门领导批准后，将《各部门季度分月低值易耗品计划表》报送综合管理部计划员。 2、每季度末月15日前，计划员根据各部门提出的申请计划，经初步汇总平衡后，制订《季度分月低值易耗品综合计划表》，交部门副总经理审核、部门总经理批准。 3、每季度末月20日前，计划员以电子邮件方式将《季度低值易耗品综合计划表》下达各部门。 五、采购渠道及供应商管理 主渠道有以下两种选择： （一）总部行政管理部 综合管理部通过OA系统提出申请，直接到总部行政管理部库房领取。 （二）市场选择 结合内部实际需求，由管理员和行政员于每年11月份，共同对市场上的低值易耗品进行调查，整理出供应商资料。 供应商的选择应考虑以下因素，综合评估后推荐： 1、商品特性 2、满足能力：如交货时间、质量、售后服务,优先考虑已获得ISO9001质量认证的供应商 3、价格优势、付款方式 4、历史及荣誉 12月1日，由管理员和行政员一同提供三家可供选择的供应商，由行政员填写《采购渠道管理表》，经副总经理初审，征求财务等部门意见，报部门总经理审核，12月10前呈分管领导批准，确定1到2家供应商，并于12月15日前与其签订年度供货协议。 为提高采购效率，节约成本，管理员和行政员须建立合格供应商