筹展工作流程.doc

（1） 参展企业填写《参展申请表》付参展摊位定金 ↓ ← （2） 发放“工作通知 （筹展日程）” → ↓ ↓ ↓ 展位筹备 人员组织 行程安排 ↓ ↓ （3） 会刊登录 （7） 参展企业填写《申请出国手续综合表》 A 发“工作通知 （行程安排）” ↓ ← ↓ → ↓ ↓ （4） 展品运输 办理因私 出国手续 （8） 我方办理外方邀请函 办理因公 出国手续 B 做行程统计 确认机票名单及房间数 ↓ ↓ ↓ ↓ ↓ （5） 展位确认 参展企业确认摊位装修方案和道具租赁 （10） 参展人员自行办理因私护照 ← （9） 我公司为参展人员 预约面谈时间及发放签证须知 → （11） 各企业凭外方邀请函或出国任务通知书办理预审手续(出访人员呈报表)后送我方 C 预订机票及住房 ↓ ↓ ↓ ↓ （6） 参展企业付清全部摊位费用 ↓ （15） 我公司准备并检查 相关签证材料 （12） 我方办理市政府出国批件或确认件 D 核算价格 村款并收回发票 ↓ ↓ ↓ （13） 各企业凭市政府批件办理政审手续送我方 ↓ ↓ → （16） 我司组织赴上海领馆面谈 （14） 我方替客户办理护照，签证手续 ↓ ↓ （17） 领取护照 检查签证 ← ↓ ↓ （18） 收取费用清单 收取余款 ↓ （19） 发放行前须知 ↓ （20） 展团出发 工作细节： 《参展申请表》及定金由招展人员催取，筹展人员可协助打印“工作通知（收款）”发给企业，并通知招展人员及时收取定金。 “工作通知(筹展日程)”中, 只需要给出各部分筹展工作的大概日程。同时也可作为自已筹展工作的时间安排。 会刊登录，通常有组办方的固定格式，通常都有电子版本，其中大部分内容与《参展申请表》相同，发给企业填写。会刊登录资料的汇总，通常也有组办方的excel表格汇总形式，可向组办方询问，并由我们根据企业的回执填写，但务必内容准确。 展品运输由运输公司发放我公司总箱号、运输指南及《展品清册》。运输限期通常分为：《展品清册》截止日期、样品集货日期（进仓库）、船期。事先向运输公司询问以上三个日期的最后实际截止期，发放“工作通知（运输）”，内容需写清：1）各公司分配到的箱号列表2）展品截止日期3）展品运输费用 4）自行携带展品不参与运输公司请回复书面回执。按期收回各企业的《展品清册》复印件，并收取运输公司仓库体积实际尺寸清单，打印《运输体积数汇总》，核对清册体积与仓库体积的误差值，差距较大的，及时与运输公司沟通。 展位确认：发传真“工作通知（展位确认）”，内容需写清：1）参展公司名称2）展位号 3）附展位图，如可能，则提供官方网站上展位图地址； 道具租赁，发传真“工作通知（道具租赁），通知内容包括：回执截止日期，截止日期后增租道具需增加的费用。附件通常包括：1）标准配置 2）增租道具列表及价格（注意，某些增租道具需标明安装位置） 我公司自留《道具租赁汇总表》 出具“工作通知（展位费余款）”，收取包括展位费、申请费、展商名录费在内的展位费用。 参展人员填写《人员情况表》，正常情况每人一张，香港展览会可省略以上该步骤，但需发放办理通行证通知。通知企业提前办理出行证件。注意：《人员情况表》需写明XX展览会，回传截止日期，筹展经办人电话及传真号 根据收取的《人员情况表》填写固定格式的邀请函申请表格，确保内容正确，传送组委会。 为需要面谈的人员预约面谈时间，传真“工作通知（签证须知）”给企业，通知面谈时间及需要准备的相关材料，同时根据《人员情况表》填写相关的签证表格。 持因私护照出境人员，已有因私护照的，请收回因私护照复印件，检查护照有效期。未有因私护照人员及时赴公安局出入境管理处办理因私护照。（通常所需提供的材料为：本人亲自前往，携带户口簿原件复印件、身份证原件复印件、小2寸护照照片2张（有条形码的一张即可）。外地户口人员必须本人回原籍办理） 持因公护照出境人员，需赴当地主管部门办理《出访人员呈报表》（该表打印填写，外办网站上下载），我公司提供邀请函中英文复印件/传真件及预审通知。 我公司凭企业办理好的《出访人员呈报表》赴宁波市人民政府外事办公室办理《出国、赴港澳任务批件》 参展企业凭我公司的“政审通知”及《出国、赴港澳任务批件》去当地组织部门办理政审手续。 参展企业提供政审批件原件及其他签证材料 ，我公司补充签证材料，填写护照卡及大红表，至宁波外办办理护照及签证手续。 我公司检查参展人员签证材料，尤其是因私人员的签证材料。提前寄送签证材料（复印留底），确保客人在面谈前三天左右收到所有的签证材料，并与客人核对。 面谈当天，提前提醒参展人员，并在对方面谈完成后及时询问面谈情况。若需我公司代取护照，则收取取件单、身份证原件等取件材料。 领取护照后复印留底（包括护照首页和签证页），检查签证是否有效（签证页上人员姓名拼音、性别、