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第3章 Excel在会计账簿中的应用 本章学习目标 本章主要讲解会计账簿的相关知识以及如何利用Excel设置和登记会计账簿。通过本章的学习,掌握以下内容: 会计账簿的概念、意义、种类和格式 明细账的格式设置和登记方法 总账的格式设置和登记方法 3.1 会计账簿概述 3.1.1 会计账簿的意义 3.1.2 会计账簿的种类 3.1.1 会计账簿的意义 会计账簿是全面记录和反映一个单位经济业务,把大量分散的数据或资料进行归类整理,逐步加工成有用会计信息的簿籍,它是编制会计报表的重要依据。它是由具有一定格式、相互连结的账页所组成,账页一旦标上会计科目,它就成为用来记录和反映该科目所规定核算内容的账户。 3.1.1 会计账簿的意义 通过设置和登记会计账簿: (1)能够把大量的、分散的会计核算资料系统化,为加强经济核算提供资料。 (2)可以为正确计算成本、经营成果和收益分配等提供必要的会计核算资料。 (3)利用会计账簿所提供的核算资料,既可以为编制会计报表提供主要的依据,也可以为会计分析和会计检查提供必要的依据。 (4)既有利于会计核算资料的保存和利用,也有利于会计核算工作的分工。 3.1.2 会计账簿的种类 1.会计账簿按用途的分类 会计账簿按其用途,可以分为序时账簿、分类账簿和备查(辅助)账簿。 2.会计账簿按外表形式的分类 会计账簿按其外表形式,可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。 3.会计账簿按格式的分类 会计账簿按其格式可分为三栏式账簿、多栏式账簿和数量金额式账簿。 3.2 会计账簿的登记 3.2.1 明细账的格式和登记 3.2.2 总账的格式和登记 3.2.1 明细账的格式和登记 1.明细账的格式 明细账是按照明细分类账户开设的,连续、分类登记某一类经济业务,提供详细核算资料的账簿。它能够具体、详细地反映经济活动情况,对总分类账起辅助和补充作用,同时也为会计报表的编制提供必要的明细资料。 明细账的格式有三栏式、多栏式、数量金额式等,但最基本的格式是有“借方”、“贷方”、“余额”三栏的三栏式。 3.2.1 明细账的格式和登记—数据库 2.数据库 数据库是一种有组织、动态地存储有密切联系的数据的集合。一个数据库就是一个数据清单,它将反映客观事物的大量信息进行记录、分类、整理等定量化、规范化的处理,并以记录为单位存储于数据库中。 在Excel中,数据清单中的列对应于数据库中的字段,数据清单中的列标题对应于数据库中的字段名称,数据清单中的行对应于数据库中的一个记录。 3.2.1 明细账的格式和登记—数据库 在设置数据清单和输入数据时必须遵循一定规则,这些规则包括: (1)数据清单的字段名占一行,且必须是第一行(不一定是工作表中的第一行); (2)每个字段的名称必须惟一; (3)每一列必须有相同的数据类型和格式,且每一列必须相邻; (4)每条记录占一行,且必须连续,中间不能有空行; (5)每个单元格输入的数据前面不能有空格; (6)如果工作表内除数据清单外还有其他数据,则数据清单和其他数据之间必须有至少一行或一列的空白单元格; (7)避免在一个工作表上建立多个数据清单。 3.2.1 明细账的格式和登记—数据库的生成 3.数据库的生成 利用数据库生成明细账的基本思路是:首先设置数据库的结构,其次将所录入的记账凭证内容通过一定的方法输入到数据库中,最后对数据库中的数据进行筛选,生成明细账。 设置数据库结构的方法是将记账凭证中的所有项目填写到工作表中,且数据库中的字段名与记账凭证中的项目名一致。 将记账凭证的内容输入到“记账凭证数据库”的最常用的方法是在录入记账凭证的同时打开“记账凭证数据库”,在该数据库中将记账凭证的所有数据填写到工作表里。 要生成一个明细账,应先设置一个明细账的格式。 生成“应付账款明细账”的步骤 (1)设置条件区域。 (2)设置筛选结果输出的字段。 (3)选择数据区域。 (4)执行“高级筛选”命令。 (5)复制筛选结果。 (6)粘贴筛选结果。 (7)设置余额计算公式。 (8)设置余额方向。 (9)计算本期发生额和期末余额。 3.2.2 总账的格式和登记 1.记账凭证数据库生成法 (1)打开事先已经设置好基本格式的“银行存款总账”,输入期初余额及方向。 (2)设置筛选结果输出的字段。 (3)单击数据清单中的任何一个单元格。 (4)执行高级筛选命令。 (6)复制和粘贴筛选结果。 (7)设置余额计算公式和方向。 (8)设置本期发生额和期末余额。 3.2.2 总账的格式和登记 2.明细账汇总法 (1)设置“应付账款总账”的基本格式。 (2)打开“应付账款明细账”工作簿。 (3)汇总各明细账的月结,形成总分类账的本月发生额。 * *
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