行政部工作的规划分析.ppt

* 深圳市XXXX有限公司 编制： 日 期： March 24, 2012 XXX人力行政中心行政工作现状 及工作规划 * 目 录 一、行政部现状分析 二、行政部组织架构图 三、行政部职能组织架构图 四、行政部人员职责分工 五、工作规划思路 六、2012年工作规划 七、2012年第二季度工作计划 深圳市XXXX有限公司 * 行政部现状分析 一、行政部现状分析 1、人员配置少，工作任务重。现只配置3人，经理1人，主任1人，前台文员1人，总经办行政秘书兼任一部分行政工作； 2、团队凝聚力较强，责任心较强，但执行力较差。各部门提出需行政部门解决的事情响应不及时，各部门对人力行政中心的认可度较低。需通过实际工作重塑人力行政中心形象； 3、职责分工明确，但工作效率有待进一步提高，工作缺乏计划性和规划性，没有分清工作的轻重缓急； 4、行政后勤工作项目多，繁琐，重复性强，需重新理顺行政后勤事项； 5、制度不健全，流程不明确，需重新修或优化订相关工作制度及流程，存在凭经验或以前习惯做事等情况。 * 行政部组织架构 行政经理 前台文员 行政秘书（兼） 行政主任 二、行政部组织架构 * 行政部职能架构 行政管理 文印、资质、档案管理 工作规划、计划 三、行政部职能架构图 法律事务管理 总务安保管理 企业文化建设 制度流程管理 会务外联管理 秘书服务 会议管理 活动管理 公共关系 企业资质、证书管理 图书管理 制度建设 流程优化 BI 行为识别 VI 视觉识别 发文公告 资产管理 物业、宿舍管理 IT 、信息管理 车辆管理 安保管理 职场环境、安全与秩序 办公、庶务用品管理 报刊、信函、快件收发 档案、资料管理 劳资、劳务合同纠纷 供应合同纠纷 MI 理念识别 印鉴管理 *  （一）行政经理： 岗位职责： 1、行政部工作统筹、规划与管理； 2、各种制度与流程的制定与优化、推行、监督落实； 3、制订季/月/周的工作规划与计划，并组织实施； 4、部门行政管理、办公费用的预算、管控； 5、本部门人员的工作安排与绩效考评； 6、月、周行政例会安排，召集； 7、企业文化建设、宣传、及部门活动； 8、公司与下属公司或各部门间的协调、配合工作； 9、公司相关的各种行政外联协调工作； 10、部门通知，文件、报告等公文的拟写； 11、职场安全，环境管理工作； 12、处理各种突发事件； 四、行政部人员职责分工 行政部人员职责分工 * （二）行政主任： 岗位职责： 1、负责总务后勤工作的实施、管理； 2、IT、办公设备、网络、网站的维修、维护； 3、协助策划、组织各类会议、活动； 4、督导固定资产及低值易耗品申购、调配、转移、报废、盘点； 5、办公及相关劳保用品的申购及费用管控； 6、各类证照、资质、奖项的申报、办理与年检； 7、办公室的装修、安全、物业等方面管理； 8、维护职场环境、秩序； 9、员工宿舍的管理，定期或不定期检查宿舍使用情况，及相关租金、水、电费用的缴纳。 行政部人员职责分工 * （三）行政秘书 岗位职责： 1、公司各类公文、总结与计划的拟文、发文； 2、负责总经办各类公文、文稿的撰写与归档管理； 3、公司相关会务的组织、会议纪要的编写及对决议事项的催办、查办、督办落实； 4、协助策划、组织各类活动； 5、总经办的各类日常事务工作； 6、公司领导交办的其他事宜。 行政部人员职责分工 * （四）前台文员： 岗位职责： 1、日常来访接待，接听、转接电话，传达各类信息； 2、各部门办公文具的统计、申购、分发与管理及相关费用的统计报销； 3、各类文件、信件、快件、报刊的收发、传达与管理； 4、协助人力资源部做好各类人事考勤及“工作差错汇总”工作； 5、每月各部门的通讯费用统计； 6、及时供应公司饮水，做好饮水统计及相关费用报销工作； 7、做好办公室、仓库、宿舍等物业管理费及水电费等相关费用的统计工作； 8、根据《名片制作申请单》，联系名片制作事宜及费用报销； 9、商贸公司与食品公司的的相关表单和SAP的打印； 10、根据安排，做好每月相关费用票据粘贴工作； 11、定期更新公司通讯录； 12、监督做好办公室绿化、环境、安全工作。 行政部人员职责分工 * 工作规划思路 短期战略规划 一至二年内制订、优化行政管理制度、流程，建立较健全的行政体系，梳理、固化行政工作。 中长期规划 三到五年完成战略业务合作伙伴的转型，实现行政资源、法务资源、总务资源三大领域初建成型，提供与公司业务战略匹配的行政管理战略。 * 工作规划思路