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公司采购部流程管理制度
采购制度严格按照公司的质量体系要求。 采购过程简化, 程
序可循,做到有据可查,防范风险,降低成本。
一, 采购计划
负责公司采购计划, 接到采购计划报公司总经理批准后, 确保各
项采购任务完成,其中包括工程采购,物质采购和工具采购等。
1, 采购申请单下达:
工程项目采购申请单由项目经理签字确认,交于公司采
购部,采购部核实仓库库存,递交公司总经理审查批复
后统一下达采购部。采购计划单中应标明:工程名称、
产品名称、数量、型号、及相关技术参数、备(推)选
厂家等。
2, 采购计划单变更:
非该项目项目经理下达的采购计划概不采购 。采购计
划变更(其中包括数量增减、型号更改、增减项目等)
需由项目经理签字确认,采购部接到变更通知,需要和
工程合同进行校核,内容和工程合同一致报总经理批复,
不一致及时登记备案汇报总经理,以便日后追加工程款。
3, 采购时效管理:
所有采购计划根据工程具体情况,确定哪些材料先到位,
哪些材料订货周期长,力争做到材料不耽误工程进度的
前提下,材料及时到位,不挤占、积压公司采购货款。
所有下达的采购计划在供应商供货期没有变更的情况
下按采购计划规定的时间完成任务,做到及时采购、及
时跟踪、及时发货、及时反馈现场收货情况以及材料使
用情况。
4, 建立工程采购档案:
将采购相关资料由电子文档和书面文档分项管理,每一
年的工程采购合同与工程清单统一管理:工程询价单、
直接采购清单设备报价单统一管理。供应商合同 根据
具体工程统一管理,直接采购部分根据具体采购人直接
管理。
二, 采购
平时多熟悉和掌握公司所需的各类物质的名称、 型号、规格、
单价、用途、产地等。浏览相关网站,按时按量按质完成采
购供应计划指标,积极开拓货源市场,做到货比三家,控制
降低采购成本。对于特殊产品采购,按合同约定要求厂方提
供相关证件或检测报告。 采购活动具体实施分为询价、 比价、
议价、供应商管理等四个方面:
1, 询价:
询价可以通过多种方式,包括网络查询,直接寻找供应
商,供应商自我推销,展会等形式。确定部分适合长期
合作的合作伙伴同时,也要不断开拓新的供应商,寻找
新的产品。对于物资采购产品根据市场行情合理报价,
对于所报价产品进行及时沟通,说明价格涨落的原因以
及供货周期,对于用户指定而市场面临淘汰的产品,因
推荐新产品(若对方坚持,应说明存在的质量问题以及
保修问题,尽量有文字依据) ,产品询价,报价时应注
明产品名称、规格型号、单价、金额、税金、运费、质
保、售后、付款方式等情况, 以及供应商厂家, 联系人,
联系电话等信息。
2, 比价:
对供应商所报的产品价格进行有效的核对(对具有可比
性的的厂家产品进行比价) 。对于单项产品做到货比三
家,以正规比价格式存于计算机或手工记录文字资料,
在比价时做出价格分析。
3, 议价
在确定厂家后进行产品价格商务谈判,尽量降低采购成
本,争取有利的付款方式。
4, 供应商管理:
通过寻找新的货源拓展供应商范围,加强老供应商管理。
每年对供应商一次评定(以质量、售前售后服务、生产
力、交货期、付款、价格等方面考核) ,对不合格供应
商及时调整。对于合格的年度复审。
三, 合同管理
与供应商签订采购合同,敦促合同的正常履行,并催讨所
欠、退或索赔款项。
1, 合同签订:统一制定标准合同样本,主要体现在产品明
细、价格、质保,主要技术参数、运输、到货期限、质
保期,付款方式,税金等几方面。最好尽可能留有质保
金,附上采购清单。
2, 合同管理按具体工程项目细分,每一个项目采购合同归
类到每个工程项目名下,直接采购的按采购人分。
3, 合同交于公司财务部统一管理,采购部留备份,采购部
与供应商签订购买合同后,第一时间提交给财务管理。
四, 验货
采购部和仓库一起负责物质到场验收,所有物质到场后必
须详细查看,清点做到送货单,发票与实物的数量规格,
单价一致,并及时入库。
五, 仓库管理
1, 入库管理:供应商送交物料时,仓管员根据公司的采购
清单仔细核对货物的数量、规格、质量、价格,判定合
格后详细填写入库单保存第二联,第一联交于财务,财
务人员凭入库单和客户送货单(必须有工程名称、供应
商公司名称、联系方式)做应付货款,缺少一样,财务
不予做应付款(仓库每月月底前必须将入库单递交给财
务)。如发现不合格,有权拒收,退,换不合格产品。
2, 物料保管:物料的储存保管,应根据物料的特征和用途
规划仓库区域,定置存放管理。物料的堆放应尽量做到
过目点数,检点方便,成行成列,整齐易取。物料如有
损失,报废等,仓管员要及时向公司汇报,审批后方可
处理,未经批准一律不能擅自处理。仓库物料也不准擅
自借出,拆件零发,私自挪用,损坏等
3, 物料出库:如需从仓库借或领用物
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