如何运用邮件高效沟通.pptVIP

让我们高效的沟通 －－－邮件礼仪及管理 邮件沟通的重要性 电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式。 使用电子邮件的用途主要体现为日常工作交流、传递自身的某种理念和情感、获取外界信息和展示职场形象等 。 电子邮件的作用 电子邮件的作用 使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成 。 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能。 充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端。 你是否在邮件沟通上遇到很多麻烦？ 邮箱初用菜鸟…… 回复？全部回复？ 抄送？密送？ 先，然后……呃…… 第一句话怎么写？ 那麽接下来的时间…… 让我们各个击破！ 让邮件更专业 邮件到底要发给who？ 会议记录要发给who？ 让邮件更专业 抄送？抄送给who? 密送？密送的处理？ 主题 主题明确，清晰。 主题是邮件接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，这样让收件人第一时间判断邮件的重要性。 让邮件更专业 这些主题恰当吗？ 无主题 **关于您*年*月*日提出的**问题的回复 王先生收 关于**和**等相关问题的回复 RE…… 让邮件更专业 1、主题空白是失礼的； 2、主题要简短，不宜冗长； 3、主题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌含义不清； 4、一个邮件尽可能只针对一个主题，不谈多件事情，以便于收件人整理存档； 5、可适当用使用特殊字符来突出标题，引起收件人注意，但应适度，谨慎用“紧急”之类的字眼； 6、回复对方邮件时，可以根据回复内容更改主题； 7、主题不要出现错别字，千万！ 邮件主题的拟定原则 各部门负责人： 大家好！ 现已将xxxx通知发送至您邮箱，请查收后给予意见或回复！ 祝您工作愉快！ XX公司 XX部门 2014年7月7日 让你更懂邮件礼仪 有内容 有称谓 有落款 注：落款先公司名称或部门后日期 有问候 再次问候 这样的邮件恰当吗？ 1、直呼收信人全名； 2、“前一封邮件有遗漏，请以此次发送邮件为准”； 3、邮件中文字拼写错误。 让你更懂邮件礼仪 用合适的称呼 对方如有职务，应按职务尊称； 如不清楚职务，通常按“x先生/女士”，前提是性别一定要准确哦~~； 不熟悉或级别高于自己的人可以直接称呼“x老师”； 称呼全名是不礼貌的； 不要逮谁都称呼“Dear xxx”。 开头结尾最好有问候语 “您好” 、“祝您工作顺利” 是有必要的！ 礼多人不怪，即使邮件中有不妥之处对方也能多一些宽容。 邮件中的称呼与问候 1、Email正文要简明扼要，行文通畅； 2、要用论述的语气； 3、Email正文多用：一、（一）、1、（1）、 A、a）之类的列表； 4、一次邮件交待完整信息； 5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现； 6、合理提示重要信息； 7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述； 8、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信件中会显得轻佻。 邮件正文 ，你懂吗？ 如邮件中有附件，请在正中提示收件人查看附件； 附件的命名与该邮件的主题保持一致或突出其关联性； 正文中对附件可做简要说明，特别是有多个附件时； 附件最多不要超过3个，如果文件数量较多，可以打包成压缩文件； 如果附件是特殊文件格式，建议在正中明标注打开方式，以便查阅； 附件不宜过大，如果有大附件，可以分开发送。 邮件附件 ，你懂吗？ 邮件签名档，你懂吗？ 这样处理合适吗？ 现在忙，抽时间集中回复； 工作中交流的问题比较复杂，等等再说； 出差或休假中，不能回复邮件； 同一问题，反复回复邮件。 怎样处理你的邮件？ 收到他人的重要电子邮件后，应即刻回复，这是对他人的尊重； 理想的回复时间是2小时以内，特别是对一些紧急重要的邮件； 如果事情复杂你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说：“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回得等等” 对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对于一些不紧急的邮件可集中在一特定时间内处理，但不要超过24小时。 怎样处理你的邮件？ 当回复邮件时，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要太简单、太生硬，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。 对方给你发