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行政机关公文处理与写作 谢 茂 林 一、公文的概念 《国家行政机关公文处理办法》规定：行政机关的公文是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 二、公文的特点 1、以反映和传达治理社会、管理国家的公务信息为内容。 2、有规范的格式。 3、有法定的作者，特定的读者。 4、有法定的权威和行政约束力。 5、鲜明的政治性。 三、公文的作用 （一）上传下达。这是公文最基本的功用。 （二）制约规范。 （三）依据凭证。 （四）宣传教育。 四、公文的种类 (一)按行文关系，可划分为上行文、下行文和平行文三种。 下行文是指上级机关向下级机关的行文； 上行文是指下级机关向上级机关的行文； 平行文是指不相隶属机关之间相互的行文。 (二)按涉密程度，可划分为绝密、机密、秘密、普通公文四种。 (三)按紧急程度，可划分为特急件、急件和平件三种。 特急件是指事关重大、时间紧急、需要突破常规加速传递和处理的公文；国办规定7个工作日内办完的为特急件。 急件，是指要在确定的时间内传递和处理的公文，国办要求是14个工作日； 平件，是指没有时限要求的公文。 (四)按内在属性，可划分为指导性公文、报请性公文、知照性公文、公布性公文、商洽性公文等。 （五）按来源，可分为收文和发文。 (六)按功用，可划分为13种，即命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 1、命令（令） ：适用于依照有关法律公布行政 法规和规章；公布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 2、决定 ：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 3、公告 ：适用于向国内外公布重要事项 或者法定事项。 4、通告 ：适用于公布各有关方面应当遵守或者 周知的事项。 5、通知 ：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 6、通报 ：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 7、议案 ：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 8、报告 ：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 9、请示 ：适用于向上级机关请求指示、批准。 10、批复 ：适用于答复下级机关请示事项。 11、意见 ：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 12、函 ：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、 询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。 13、会议纪要 ：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 五、公文要素 （一）秘密等级和必威体育官网网址期限。根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，涉及国家和部门秘密的公文应当标明密级和必威体育官网网址期限。 （二）紧急程度。对涉及紧急事宜的公文，应当根据公文的内容和送达时间的要求标注紧急程度，以便有关人员在公文处理过程中急事急办。公文的紧急程度分为“特急”和“急件”，其中电报分为“特提”、“特急”、“加急”和“平急”。 （三）发文机关标识。公文的发文机关标识应使用发文机关全称或规范化简称。如果是几家单位联合行文，应当将主办机关排列在发文机关标识的首位。 （四）发文字号。公文的发文字号由发文机关代字、 年份和序号三部分组成。如果是几家单位联合行文，发文字号只标注主办机关的发文字号。 （五）签发人。上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，请示应当在附注处注明联系人的姓名和联系电话。 （六）标题。公文的标题一般是公文主要内容的准确简要概括。完整的公文标题应由发文机关、主要内容(事由)和文种三要素组成，如：“中国人民银行江西分行关于对小额信贷有关情况进行调查的通知”。一般情况下，公文标题的三要素要齐备，以便于文书处理和分类立卷、归档。但在一般情况下可以省略前一项，如“关于对小额信贷有关情况进行调查的通知”，就是省略了“发文机关”；在特殊情况下，公文标题的前两项要素都可以省略，又如“通告”、“通报”等，就是省略了“发文机关”和“事由”。拟写公文标题的要求是：确切、简洁、醒目。确切，是要准确地体现公文的主要内容，同时要准确地运用文种；简洁，即是要简明扼要，有高度的概括性；醒目，即是要交代清楚，一目了然，不能让人费解或产生异议。 另外，公文标题中运用标点符号有一项特