档案管理细则培训.ppt

档案管理流程 开展查借服务 举办档案陈列或展览，通过档案展示企业业绩和形象 （八）利 用 档案管理流程 （九）销 毁 复查：提 出已到期 档案 上报领导 审批 将确认销毁的 档案材料登记 在《档案销毁 清册》上，并 组织销毁 未批准前单独保管 批准销毁的档案送造纸厂作原料或用碎纸机销毁，严禁将需要销毁的档案作其他用途，更不允许出卖。 档案销毁时，须有两人以上监销，并在销毁清册上签字以示负责 CDA档案管理 目前状况—内容 报建资料 设备合同 财务类资料 文件通知 原材料合同 工程资料 锅炉资料 起重机 销售合同 …… 设备资料 外来资料 CDA档案管理 排序：各部门文件、报建资料、各类合同档案盒内部排序未按照各年份、日期排列； 编号：文件编号标准不统一，有重复现象，如“成亚财字2010第04号”、“成亚销字第027号”、“成亚销07号”》…. 分类：通知、公告、通报与管理办法、调薪、任命书、旷工处理、人才推荐等通归一部门； 秘密：文件表明秘密等级和查看范围； 部分工程资料已有封壳，不必放在档案内； 档案盒背脊填写不统一、不明晰。 目前状况—问题 CDA档案管理 文书档案：即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内外部文件。如会议纪要、董事会文件、通知、管理制度文件、通报、项目策划与年度计划文件。 财务档案：即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。 人事档案：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。 基建档案：即以竣工图为核心的在工程建设过程中形成的专业材料。 具体操作流程—1、收集 应当归档的: CDA档案管理 销售档案：即公司经营销售活动中产生的具有保留和存查价值的历史记录，如合同、客户档案、市场调研资料、宣传资料等。 技术研发档案：设备资料、改进方案等 生产类：原料资料、检测报告等 客服档案：客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录 对外联络档案：如政府和公共事业单位的批文、文件和专题会议纪要等。 对外业务合同 声像档案 具体操作流程—1、收集 应当归档的: CDA档案管理 不应归档的： 上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 政府发的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 具体操作流程—1、收集 CDA档案管理 收集前期的文件管理： 具体操作流程—1、收集 规范统一 查找明晰 字迹清楚 书写工整 签署完备 CDA档案管理 序号 文号 题目 年度 页数 保管期限 密级 （查看范围） 交件人 收件人 日期 文件交接登记 具体操作流程—1、收集 CDA档案管理 具体操作流程—2、分类 CDA档案管理 一般的文件材料，放在其形成的年度归档。 计划、预决算、总结、报告、统计报表等，放在文件内容针对的年度。 长远规划，放在文件内容针对的头一年。 多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。 跨年度的案件，放在结案的一年。 跨年度的会议，放在闭幕年 特殊年度的排序： 具体操作流程—3、排序 CDA档案管理 卷 内 文 件 目 录 顺序号 文号 责任者 题 名 日期 页号 备注 具体操作流程—3、排序 CDA档案管理 填写完整 标准统一 完善细节 具体操作流程—4、装盒 CDA档案管理 归 档 文 件 目 录 *全宗名称 *年 度 *保管期限 *机 构 （问题） 盒内文件情况说明 整理人： 检查人： 年 月 日 填写完整 标准统一 完善细节 具体操作流程—4、装盒 CDA档案管理 档案柜 按一级目录 按利用频率 按秘密等级 具体操作流程—5、装柜 CDA档案管理 档案柜 按保管期限 按年度 按二级类目 具体操作流程—5、装柜 序号 文件名称及编号 分发号 发放 回收 备注 领用部门 领取人及时间 回收部门 领取人及时间 CDA文件发放、回收登记表 CDA档案管理 借阅 修改 复印 设定权限 审批 登记 具体操作流程—6、利用 CDA档案管理 谢 谢 您 的 聆 听！ 规范档案管理服务企业发展 人力资源部 内容 1 档案定义 2 4 3 5 档案管理的目的 CDA档案管理 档案