文秘基础课件第九章 会议工作.ppt

二、会前准备应注意的问题 1．安排周密、不丢不漏。 2．反复检查，杜绝隐患。 3．集中力量，确保时限。 一、会议中的组织服务工作 1．会场中的组织服务工作 （1）会前检查会场 （2）签到 （3）引导就座 （4）分发文件 （5）维持会场秩序 （6）内外联系，传递信息 （7）处理临时交办事项 （8）做好会议记录 （9）收集会议资料 （10）编写会议简报 （11）其他服务工作 检查会场 一、会议中的组织服务工作 2．会议场外的科学管理 （1）经费 （2）食宿 （3）交通 （4）活动 （5）保健保安 二、会议后的善后落实工作 1．会后检查会场  2．离会工作  3．整理、编写会议文件 4．立卷归档  5．会务总结  6．检查催办 会议文件立卷归档 一、会议文书工作的特点、主要内容 1．会议文书工作的特点 时间紧，变动大，政策性强。  2．会议文书的主要内容  （1）会议的指导文书 （2）会议的主题文书 （3）会议程序文书 （4）会议简报和会议记录文书 （5）会议参考文书 （6）公告、传达文书 （7）会议管理文书 二、几种常用会议文书的撰写要求 1．会议通知  2．会议规则  3．会议记录  4．会议简报 1．安排会议议题，确定会议名称、规模和规格 2．提出与会人员范围或人员名单  3．拟定会议的会期 4．拟定会议的议程与日程安排  5．准备会议文件，落实后勤工作 一、会见和会谈的意义 会见指双方会晤。礼节性会见时间较短，话题较广泛；政治性会见大多涉及双边关系、国际局势等重大问题；实务性的会见，时间较长，话题较集中，往往涉及企业经营、商业贸易、文化交流等具体内容。 会谈是指双方或多方就某些重大问题正式交换意见或磋商。会谈的含义有大有小，大的指国家和地区之间的双边或多边会谈；小的指两人或多人对共同关心的事情进行商讨。 * 第一节 会议工作 第二节 会议的前期准备 第五节 会议方案的制定 第三节 会议的前期准备 第四节 会议的文书工作 第六节 会见和会谈 第七节 新型会议 一、 会议概念 会，就是聚会，集合，会合；议，就是商讨，议论。会议，就是把人们组织起来，讨论和研究问题的一种形式。 从历史学的角度看，会议作为人们的一种活动方式，是与当时落后的生产力相适应的原始民主制的具体表现。 从信息学的角度看，会议是输入信息、加工信息、输出信息的一种方式。 从系统工程的角度看，领导机关或管理层召开会议是一种领导方式。 中国人民政治协商会议第十届全国委员会第一次会议 海南博鳌亚洲论坛 二、会议的要素 构成会议的要素有：会议名称、会议时间、会议地点、会议主持者、会议参与者、会议议题、会议进行的方式方法、会议的文件、会议的结果、会议的费用等。 三、会议的种类 按规模分——特大型会议、大型会议、中型会议、小型会议。 按会期分——定期会议、不定期会议。 按级别分——中央级、地方级。 按功能分——决策型会议、分工协调会议、动员激励会议、总结评比会议、纪念庆典会议、信息交流会议、研讨会、展览会。 按召开方式分——集中会议、分散会议；电话会议、电视会议、广播会议、网络会议。 按涉外与否分——国内会议、国际会议。 按密级分——公开会议、内部会议、机密会议。 按内容分——综合性会议、专题性会议。 四、会议的作用 交流信息，互通情报； 发扬民主，集思广益； 增进友谊，促进团结； 科学决策，协调行动； 带动消费，促进经济。 五、会议的控制 从我国的现状来看，“会海”已成为机关工作中的一大“公害”。它的危害有： （1）时间、精力的浪费 （2）经济的浪费 （3）信息的重复、浪费 （4）滋长不正之风。 加强会议控制，秘书人员应作好以下工作 （1）改变会议观念，提高工作效率 （2）会议应有领导、有计划、有制度 一、会议的前期准备工作 1．安排会议议题 2．确定与会人员 3．确定会议时间 4．确定会