物业公司合同管理制度.doc

物业公司合同管理制度合同管理是物业管理企业管理的一项重要内容,搞好合同管理,对于公司经济活动的开展和经济利益的取得,都有积极的意义。各级管理人员及其他有关人员,都必须严格遵守、切实执行本制度。各有关部门必须互相配合,共同努力,搞好公司以重合同、守信誉为核心的合同管理工作。??? 1.目的:为规范公司合同的管理,防范与控制合同风险,有效维护公司的合法权益,根据《合同法》及其它有关法规的规定,结合公司的实际情况,制订本制度。??? 2.适用范围:公司对外签订的各类合同、协议、约定、等合同类文书均适用本制度。补充协议、补充约定、合同附件等原合同的补充类文书是原合同的必要组成部分,从属于原合同,同样适用本制度。??? 3.职责??? 3.1董事长负责标的3万以上合同的审批签署; ??? 3.2公司总经理受董事长委托负责标的3万以下合同的审批签署; ??? 3.3公司总经办负责公司各类合同的管理工作,具体职责是:??? 3.3.1负责在有需要情况下介入各类合同的谈判工作。??? 3.3.2负责制定销售、采购合同统一文本; ??? 3.3.3负责对合同专用章、合同统一文本、法人授权委托书的发放和管理; ??? 3.3.4负责各职能部门/项目提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查; ??? 3.3.5负责合同纠纷的处理; ??? 3.3.6负责合同的档案日常管理; ??? 3.3.7负责本制度的监督执行。 ??? 3.4 职能部门/项目负责各类相关业务的合同谈判。??? 4.合同的签订 ??? 4.1所有合同必须由公司签订,任何职能部门、项目、分公司等不得擅自签订合同。 ??? 4.2签订合同前须审查的资料:??? 4.2.1必须审查对方当事人的主体资格,如营业执照、法人机构代码证、身份证明文件等。??? 4.2.2资信能力、履约能力,如资产证明、信誉纪录、企业规模和状况、相关的资质证明等。 ??? 4.3合同的审批??? 公司签订的合同,必须经公司总经理审批。??? 4.3.1具体权限如下:??? 一般情况下合同由董事长授权总经理审批。 ??? 标的超过3万元的由董事长审批。 ??? 标的超过公司资产1/3以上的合同由董事会审批。??? 4.3.2合同原则上由经办部门/项目负责人具体经办,拟订初稿后必须经相关职责部门、品质督导部、总办、总经理(董事长)审阅后按合同审批权限签署。??? 合同审查的要点是: ??? 合同的合法性。包括:当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力;合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。 ??? 合同的严密性。包括:合同应具备的条款是否齐全;当事人双方的权利、义务是否具体、明确;文字表述是否确切无误。 ??? 合同的可行性。包括:当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件;预计取得的经济效益和可能承担的风险;合同非正常履行时可能受到的经济损失。 ??? 4.3.3根据法律规定或实际需要,合同还应当视情况是否呈报上级主管机关鉴证、批准,或报工商行政管理部门鉴证,或请公证处公证。??? 4.4不得与没有独立承担民事责任的组织签订合同,也不得签订与法人履约能力明显不相符的经济合同。??? 4.5公司出具授权委托书委托员工签订合同的,该员工为公司委托人。公司委托人,可以在公司授权范围内代表公司签约。公司委托人必须对本企业公司负责。若公司委托人超出委托权限签约,造成公司损失的,公司将按照有关本制度有关规定处理。??? 4.6签订合同必须贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则和价廉物美、择优签约的原则。任何人对外签订合同,都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨,决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利,违者依本制度有关规定严惩。??? 4.7合同的形式:除即时结算付清款项的合同外,一律采用书面合同,并必须采用统一合同文本。??? 4.8合同的内容应符合以下要求: ??? 4.8.1当事人的情况:记载清楚合同当事人的名称(个人的要写姓名和身份证号)、地址、联系方式,合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。 ??? 4.8.2合同标的:合同标的应具有唯一性、准确性,买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容;服务合同应约定详细的服务内容及要求;对合同标的无法以文字描述的应将说明材料如图纸等作为合同的附件。 ??? 4.8.3数量:合同应采用国家标准的计量单位,约定标的物数量,无法约定确切数量的应约定数量的确定方式(如电报、传真、送货单、发票等)。 ??? 4.8.4质量:有国家标准,部门行业标准或企业标准的,应约定所采用标准的代号;化工产品等可以用指标描述的产