书面沟通技能.ppt

* 朱纪平 浙江大学管理学院 * 尊敬的凌先生： 您好！ 现答复贵公司7月4日的来函。我们一直认为金诚公司是一家很可靠的公司，多年来，我们一直为该公司提供货物。事实上，我们所收到的很多订单都大大超过500万美元。因此，我们觉得为该公司提供500万美元的信用几乎没有什么风险。 如果您需要任何细节材料，请再与我方联系。 此致 焦晓康 信用控制部经理 2005年8月7日 负面性信函 在信函中不得不拒绝某人或某事，或者提出批评 告知读者坏消息，让读者阅读、理解并接受该消息，同时保持组织或撰写者已有的良好形象和信誉 否定信，拒绝信，纪律警告或处分信， 不良业绩评估信，解雇信，开除信等 * 朱纪平 浙江大学管理学院 * 负面性信函的基本结构 缓冲语开头 令人信服的理由 明确而婉转的陈述 有益的、友好的、积极的结尾 缓冲语包括 －谢意、赞扬、同意、理解 * 朱纪平 浙江大学管理学院 * 负面性信函的写作技巧（结构） * 朱纪平 浙江大学管理学院 * 对 读者的影响 为坏消息设置背景 引向 坏消息 提及坏消息中积极方面 减少坏消息影响的陈述 提及坏消息并作出解释 结尾段 开头段 中间段 * 朱纪平 浙江大学管理学院 * 尊敬的田波先生： 您好！ 我对于贵公司在今年5月份即将举办的公司交流研讨会的计划非常感兴趣，同时我相信这一倡议一定会得到各公司的广泛支持和欢迎。 也非常感谢您邀请我作大会演讲。不过十分遗憾的是，今年5月份我将出访欧洲考察，因此届时我不能出席研讨会。 我可否推荐我的同事张阳，他将是另一个理想的发言者。他在人力资源部已任职8年，在此期间，他曾亲自组织了数次颇为成功的活动。我相信，如果时间允许的话，他会很乐意参加此次研讨会，并作大会发言。是否采纳我的建议，请告知。如果可以的话，我将让他与您联系。 预祝研讨会圆满成功！ 张晓怡 2005年8月7日 劝说性信函 让读者采取一定的行动，提供读者采取行动所需的足够信息，消除所有阻碍行动的反对意见 努力改变读者的态度，使其从不感兴趣或漠不关心到产生兴趣，最终做你所希望的。 催款信，推荐信，建议书，推销信等 * 朱纪平 浙江大学管理学院 * 劝说性信函的基本结构 吸引注意力 激发兴趣 阐明益处 明确行动步骤 友善结尾 * 朱纪平 浙江大学管理学院 * * 朱纪平 浙江大学管理学院 * 友情提醒 尊敬的住户： 贵单元电表今日已抄，请根据您用电的情况于15日内到工商银行缴费存单中备足存款，并于7天后向工商银行索要收费发票。如无发票，可能是由于存款金额不足，不够扣除电费，请抓紧补足存款，以免引起不必要的麻烦。 谢谢合作！ 联系电话 XX市供电公司电费组 2005年8月7日 商务信函的标准 清晰 完整 准确 省时 树立良好信誉 建立友善关系 * 朱纪平 浙江大学管理学院 * 语气的作用 拙劣形象 良好形象 我不懂你是什么意思 请把你的要求重复一遍 我们无法保证货物马上送到 我们会尽快送货 所附账单有误 请再核实一下您的账单 * 朱纪平 浙江大学管理学院 * 语气运用的原则 专业但不僵硬 友善但不虚伪 自信但不傲慢 礼貌但不卑微 * 朱纪平 浙江大学管理学院 * 论文写作 * 朱纪平 浙江大学管理学院 * 论文提纲 (1) 结论和观点 提出问题 分析问题 解决问题 * 朱纪平 浙江大学管理学院 * 问题的提出 ﹡研究领域的实际情形和问题 ﹡研究领域的研究情况 ﹡关注主要