工程建设项目档案工作协调机制的构建与完善.doc

工程建设项目档案工作协调机制的构建与 兀軎 工程建设项目档案是项目建设、管理过程中形成的，具 有保存价值的各种形式的历史记录，它记录了建设全过程， 贯穿于工程项目的可行性论证、立项审批、勘察设计、招投 标、施工、监理和竣工验收等一系列活动，是工程项目运营 管理、改造维护的重要依据。工程建设项目档案形成单位多、 形成周期长、数量庞大、专业复杂，给档案管理工作带来一 定的难度。项目档案管理工作是一个系统工程，它不是建设 单位单方面就能做好的，还需要设计、施工、监理以及供应 商等其他参建单位密切配合，相互协作。因此，构建并完善 工程建设项目档案工作协调机制十分重要。 探讨工程建设项目档案工作协调机制，必然涉及谁来 协调的问题。一方面，项目建设单位作为最终责任者，要负 责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位、监理单位以 及材料、构件和设备供应单位编制项目竣工文件和整理项目 文件；另一方面，勘察设计、施工、监理单位及供应商作为 工程项目的参建方有责任履行各自档案工作职责，并按合同 要求将各自形成的档案移交业主方。因此，项目建设单位是 工程建设项目档案工作的主动协调者，设计、施工、监理单 位以及供应商要服从建设单位的协调管理。本文从合同管 理、归档标准、档案培训、文档检查、档案验收等方面探讨 了工程建设项目档案工作协调机制的构建与完善。 、实施合同管理，明确参建单位的档案工作责任 从项目建设一开始，建设单位应统一管理工程建设项 目档案工作，把文件资料的收集、整理和归档纳入到各参建 单位的合同管理之中，以明晰业主方与其他参建单位的档案 工作责任，为档案工作提供法律保障。在签订项目设计、施 工、监理以及材料供应合同、协议时，应设立档案专门条款, 明确设计单位、施工单位、监理单位等有关方面的档案收集、 整理、移交的责任和要求，并具体规定各参建单位文件材料 的归档范围、份数、归档时间、整理质量等。同时，项目档 案工作还须和各参建单位的经济利益挂钩，合同规定从各个 参建单位工程款中扣留5%作为档案保证金，待工程完工之 后，各参建单位按合同规定向业主单位移交档案并经验收合 格后，才能结算工程尾款和档案保证金。 、制定归档标准，明确参建各方归档范围及质量要 工程建设项目档案管理实施遵循“统一计划、分块实 施、集中归档”的原则，建设单位制定档案管理总体计划、明 确档案管理的统一目标、统一标准、统一要求。在完成招投 标工作并签订合同、协议之后，建设单位档案管理部门应以 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《建设 工程文件归档整理规范》等规范性文件为依据，深入施工现 场，了解工程建设内容和程序，对工程建设各个环节上形成 的文件资料做到心中有数，在此基础上起草各参建单位归档 文件目录。参建单位以建设单位档案部门提供的归档文件目 录草案为基础，按照过往的施工经验和项目特点，对本单位 归档文件目录中的文件进行适应性删改，然后返回给建设单 位档案部门审核。建设单位档案部门在与其他参建方多次往 返协商的基础上，审核制订《设计单位归档文件目录》《施 工单位归档文件目录》《监理单位归档文件目录》《建设单位 归档文件目录》，并以此作为工程项目文档检查和档案验收 的依据。对于材料、构件和设备供应单位提供的合格证、使 用说明书，检验报告、图纸等文件资料，材料、构件和设备 的使用单位和管理部门要负责整理，并核实其完整性。归档 文件质量要合乎标准，做到字迹清楚，图样清晰，图表整洁， 格式规范，签字认可手续完备，载体和书写材料符合耐久性 要求。文档管理要合乎规则，各参建单位要建立文档管理机 构、文命n保管室，制定收发文登记、借阅利用登记和文件 保管制度等，使项目档案工作从一开始就按统一的标准规范 有序地运行。 三、实施档案培训，提升档案人员的业务水平和综合 素质 工程建设项目涉及面广，参建单位多，各参建单位的 档案资料员流动性大，缺乏档案专业训练，影响档案工作质 量。在施工和监理单位进驻工程项目之后，建设单位档案管 理部门牵头组织建设方、勘察设计方、施工方、监理方的档 案员、资料员、工程技术人员集中进行一次档案培训，学习 国家、省市有关建设项目档案管理规定、行业标准，学习合 同条款中项目档案归档责任，明确本单位的档案归档范围、 质量要求。建立项目档案工作QQ群或者微信群，通过QQ 和微信平台公布相关的档案管理制度、业务规范以及日常检 查中发现的问题，进行档案业务指导和工作交流。培训以业 务操作为主，制定科学系统的档案收集、组卷归档管理办法， 统一和规范各参建单位竣工资料的内容和样式。培训重点放 在参建单位档案工作的协作与配合上，比如，监理单位如何 与施工单位协作，发挥监理的审核职能，确保施工单位移交 的竣工档案合格；建设、施工单位以及供应商如何协作，确 保材料、构件和设