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2009级新生档案整理培训 一、档案整理的重要性 二、档案整理的时间安排 三、档案整理要求 四、几个解释 一、档案整理的重要性 1.便于学校了解学生情况； 2.便于学生工作的顺利开展； 3.学生档案与学生就业挂钩（机关、企事业单位根据档案达到的时间发放工资） 二、档案整理的时间安排 三、档案整理要求（一）前期工作 1.做好学生档案编号 编号标准：年级+院系代码（A、B……）+ 三位数字（001、002……） 如： 文学院代码为A，一年级新生人数为363人，则档案编号为08A001至08A363； 备注：院系代码见附表一 三、档案整理要求（一）前期工作 2.领取材料 材料：《华南师范大学学生登记表》 《华南师范大学学生档案目录表》 《学生档案袋》 时间：9.28－9.30（周一——周三） 地点：石牌——行政楼327 大学城——行政楼A416 三、档案整理要求（一）前期工作 3.指导新生填写《华南师范大学学生登记表》及《华南师范大学学生档案目录表》的基本信息。 三、档案整理要求（二）整理工作 1.材料核实、增减与登记 （1）核实新生中学阶段的档案材料，并登记 对照档案袋里的资料，在档案目录相应项目的“入学时”空格栏中打勾，若无相应内容，在“其他材料”一栏中补充。 （2）档案材料增加 入档《华南师范大学学生登记表》，并登记。 （3）档案材料减少 抽取新生团员材料及党员材料，登记整理完后分别上交各校区校团委和校党委组织部。 三、档案整理要求（二）整理工作 2.补充、登记《华南师范大学学生档案目录》上的相关信息 （1）登记档案编号 位置：《华南师范大学学生档案目录》右上角“档案编号”处 （2）登记新生档案整理时间 位置：《华南师范大学学生档案目录表》左下角“入学整理时间”处 （3）辅导员签名确认 位置：《华南师范大学学生档案目录表》右下角“整理人签名”处 三、档案整理要求（二）整理工作 3.粘贴《华南师范大学学生档案目录》 位置：学生档案袋背面 4.制作电子版《新生档案编号表》、《新生档案缺档情况表》、《新生档案多档情况表》、《新生档案接收表》 （1）下载表格模板 位置：《关于做好2009级新生档案整理工作的通知 》附表（4个） （2）按照模板，登记、录入学生档案编号、多档、缺档、档案接收登记表等信息。 三、档案整理要求（三）移交工作 1.检查学生档案与《新生档案编号表》是否一致； 2.上交《新生档案编号表》、《新生档案缺档情况表》、《新生档案多档情况表》、《新生档案接收表》电子版信息； 时间：本院系档案上交前一天 邮箱地址： 石牌 ——xsswglk@126.com 大学城——xsswglk2@126.com 3.捆扎新生档案； 方式：30份一捆 三、档案整理要求（三）移交工作 4.移交前与接收人预约； 接收人：石牌校区:姚老师 大学城校区:方老师 5.移交新生档案及纸质版《新生档案编号表》、《新生档案缺档情况表》、《新生档案多档情况表》、《新生档案接收表》，并签字确认。 地址：石牌——行政楼327 大学城-——行政楼A416 三、档案整理要求（四）注意事项 1.各院系副书记或09级辅导员在整理过程中必须在场； 2. 09级新生不宜参加档案整理，院系可安排非09学生党员若干名协助整理； 3.确保档案材料不能错装； 4.确保《大学生登记表》不漏归档； 5.认真填写好缺档和多档情况，以便接下来的档案调整及追踪； 6.按时间进度表落实工作 四、几个解释 1.缺档——缺高中及以前的档案，无档案到华师。 2.多档——一个学生有两套以上的档案。 3. 凡是来校报到的新生均为其编档案号，填至 《新生档案编号表》上。 4.凡是有档的新生，填至《新生档案接收表》上。 感谢配合与支持！ * * 学生工作部（处） 2009年9月18日 学生事务管理科（石牌行政楼327，大学城行政楼A416） 上交新生档案、