国立云林科技大学管理作业办法.doc

國立雲林科技大學檔案管理作業規則 81年9月21日(81)雲院總字第2935號函公布實施 97年5月修訂 壹、目的 檔案管理之目的在使一機關學校凡屬來去文件，稽往證今之事，透過一套嚴謹的點收、整理、分類與編案、保管典藏、檢調、清理等有系統管理辦法，以應一永續的行政作業體系，來日因業務需要提供迅速確實之調案並參辦，藉以提高行政效率。 貳、依據 本辦法依檔案法及其相關子法規定訂定之。 參、案卷之點收 點收文件，為檔案整理開始之程序，歸檔文件，自經點收以後，檔案室即負完全責任。故辦理此項工作時，必須慎重處理，如稍疏忽，易生錯誤，致引起責任問題。茲將點收文件應注意之要點，分述如下： 一、點收文件，承辦人以文書組總收（發）文號為依據，登入公文處理登記簿，送檔案室辦理歸檔，檔案室應依文號順序查對點收，每對一號須清查附件，經查無訛後，分別加蓋歸檔日期戳，以完手續。 二、歸檔文件，以載有總收發文號為限，未經編號者，應補編號，其未經總收發編號而無關重要之雜卷或通令、通知、通告等文件，均應存各承辦單位備查，不得併送歸檔。下列表列各點，不予點收： （一）案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。 （二）案件污損或內容不清楚者。 （三）案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。 （四）案件未編列文號或文號有誤者。 （五）案件未填註保存年限或分類號者。 （六）案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤者。 （七）案件有二頁以上，未蓋騎縫章者。 （八）樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣者。 （九）案件與公文案件登記簿之登載不符者。 （十）案件未能以原件歸檔，且未經簽奉權責長官核准者。 三、文卷上之文書處理手續，為發文之核判、會稿、及收文之批辦、存查，應先查對是否已齊備，倘有未完備者，應退原經辦單位補辦。 四、附件漏送或未送全者，應將原卷退請補齊。 五、案內文件如須抽存，應由經辦人員於公文附件欄處簽註後，送請檔案人員拆裝抽出。 六、不應隨文歸檔之附件，應立即抽出退還。 七、文件如有復稿，應將復稿折置於來文下面，以便編號。 八、樣張或已廢棄之契約憑證等，點收時應加蓋「樣張」或「註銷」字樣。 九、各種表報及憑證性文件，除法令另有規定外，一律由承辦人員自行保管。 十、下列物品，應不予點收保管： （一）現金、有價證券及其他貴重物品。 （二）有關財務會計之憑證，單據及票根。 （三）體積過於龐大之物品，以及流質、氣體或易於變質、腐蝕、消耗不適於保管者。 （四）其他無參考價值之文件。 肆、案卷之整理 一、整理文件，應以每一發文稿及其應附之收文稿暨附件或存查文件，稱為一件。整理時應將發文置於收文下面，依文號序排列，如此，同一案情之發展，不但前後連接一貫，即增加宗次亦無困難。 二、每一歸檔文件及其附件均應對準左上角先行整齊，然後依裝訂線釘固。 三、附件以隨原文裝訂為原則，其因性質特殊不便隨文裝訂者，得另行依照附件處理方法處理。惟須於原文卷上面加蓋「附件另存」戳，附件加註總收發字號以資指引，而便檢調。 四、整理文件，應依照規定公文用紙標準辦理，如遇有過長過寬之特殊文件，應予裁切摺疊，使其整齊劃一，惟不得損及文字、批註簽章為原則。 五、文件長寬不夠標準，而又不便裝訂者，可另用一紙增襯。 六、文件上原有之針夾，整理時一律除去。 七、文件上如有破損，應以透明紙補接，俾文字仍可辨識。 八、文件上如有簽條，應妥為粘貼，如有附件則附於相關文件之後。 九、文字如有字跡符號模糊不清者，應檢閱簿籍，查明原承辦人或收發機關，商請補抄乙份，送呈本機關首長核定後，加蓋印信重新入檔。 十、腐爛損壞部份應裱補，文件如有皺摺，應予張開理平。 十一、整理文件時，如夾有調出之案卷而未銷帳者，應即依據文號將調卷單抽出註銷退還。 十二、粘貼文件，須用藥製漿糊，以防蟲蛀鼠損。 十三、裝訂線處如有批示，應加襯條向外移出。 伍、檔案之分類與編案 一、檔案分類基準表之訂定，為檔案管理最重要環節，否則無以依據。本校檔案分類基準表乃依檔案管理局94年4月1日檔徵字第0940011272號函頒之「機關共通性檔案保存年限基準」及配合事項等相關規定以「類綱節目」分類編訂，由各業務單位依業務項目名稱及保存年限彙編，如有變動應立即與檔案管理單位議定，以為共同參考之依據。 二、檔案之分類項目，應視機關之編織職掌及業務繁簡而定，其編製要領如下： （一）選用各級項目名稱，不宜含混籠統，應有一定之範疇，不宜過於廣泛，並預測未來之發展。 （二）同一級之項目名稱，彼此必須相稱，注意其業務包含關係。 （三）各項目名稱以簡明清晰為主。 （四）檔案分類基準表：各級項目名稱及其表符號經確定後，檔案管理人員應即編製檔案分類基準表，（先會各單位）並簽奉校長核淮後施行。 （五）檔案分類基準表一經確定後，不宜任意修改，惟確有修改必要者，應擬具新舊檔案分