行政管理作业指导书.doc

行政管理作业指导书 篇一：行政作业指导书 受控状态： 文件编号： QI-AD-01 行政部作业指导书 版本/修改号：V1.0 批准： 生效日期: 分发号: 目 录 1 目的 2 范围 3 部门职责 4 部门管理规定与说明 办公用品管理流程 计算机管理流程 证照管理流程 5人员编制与架构 6 输入/输出信息表 7职位职责及任职资格 8 部门文档管理一览表 1 目的 本文件的目的在于规范公司行政部门各项工作，以确保部门的工作质量。 2 范围 适用于行政后勤各项工作。 3 部门职责 3．1 行政事务管理 1) 负责公司办公设备、办公用品的发放与管理； 2) 负责公司固定资产的管理； 3) 负责公司文件及档案的管理； 4) 负责公司证照的管理及各种证件的办理； 5) 负责公司员工宿舍的管理； 6) 负责公司通讯系统的管理； 7) 负责公司安全的管理。 8) 负责公司车辆的使用和保养管理； 3．2企业文化的建设 1) 负责企业文化的宣贯； 2) 公司文化活动、会议的组织工作； 3．3部门体系文件管理 1) 按照公司的ISO9001体系负责本部门管理工作；可根据实际运行情况按照相关程序 完善本部门的ISO9001文件； 2) 负责本部门HSE体系的管理工作。设备公司9000版文件出版、发放，整理归档。 3．4其他 负责落实总经理及副总临时交办的工作。 4 工作流程及说明 4.1宿舍水电计费流程 4.1.1行政助理负责于每月10日前将上月宿舍费统计等附表提交至负责薪酬核算的人事助理。 4.2办公用品管理流程 4.2.1公司行政部门办公用品的管理部门，负责公司办公用品的采购计划及预算，主要把握正常情况下每月平均消耗量及其市场价格最佳采购日期。 4.2.2每月月底制定出月度办公用品采购计划，报南山财务实施采购。如有特殊、临时急用办公用品的采购由行政部购买并入库。 4.2.3办公用品的领用须填写《办公用品领用登记表》，如是消耗品，依据历史领用记录结合实际需要确定领用管理基数；如是管理品，则列入移交，如有故障或损坏，应以旧换新品。 4.3证照管理流程 4.3.1行政专员随时查看证照的有效期，并建表列明，提前做出计划规 划，提前对证照进行更新、年检 5 人员编制与架构 行政后勤总编制12人 6 输入输出信息报表 篇二：行政管理作业指导书 印章使用管理 1.作业目的 为加强公司印章的保管、使用及管理，维护公司权威和利益，规范印章使用行为。 2.主管岗位 办公室主任：负责印章的保管和使用监督。 主办岗位 行政主管： 配合和支持用印申请的执行过程。 3.作业描述 3.1：日常印章使用申请程序 3.1.1 用印人根据用印名称选择填写《公司印鉴及证件使用申请单》，要求各项内容填写清楚，申请单可在办公室行政主管处领取。 3.1.2 按照审批程序找相关负责人（部门经理或主管领导、办公室主任）审核签字。 3.1.3 审核通过后再上报总经理审批签字。 3.1.4 审批过程全部完成后，用印人持《公司印鉴及证件使用申请单》、需用印材料到办公室主任处申请盖章，盖章时还需在办公室按序号填写《印鉴使用登记簿》，同时申请单交由办公室留存。 3.1.5 办公室主任负责文件用印使用时的把关工作。用印完成后，如需留存办公室处的文件原件要及时交接到行政主管处。 3.1.6 如用印过程中遇领导外出，需由办公室经办人、用印申请人共同电话请示总经理同意后，才能执行盖章工作。 3.1.7 总经理回公司后需及时补齐签批手续，申请单及时交回办公室主任处留存。 3.2：印章外带使用申请程序 3.2.1 用印人根据用印名称填写《公司印鉴及证件使用申请单》，要求各项填写清楚。 3.2.2 按照审批程序相关负责人（部门经理或主管领导、办公室主任）审核签字。 3.2.3 审核通过后再上报总经理审批签字。 3.2.4 签字审批完成后，用印人持《公司印鉴及证件使用申请单》、需用印材料到办公室，按规定印章带出工作，办公室必须安排一人员陪同前往，确保印章外出使用的安全。 3.2.5印章使用完毕后，用印申请人应及时将印章交回办公室主任，当天使用必须当天交回。 3.2.6如遇紧急情况领导外出，需由办公室经办人、用印申请人共同电话请示总经理同意后，才能执行印章带出作业。 3.2.7 当领导回公司后申请人需尽快补齐签批手续，申请单及时交到办公室主任处留存。 附：各名称《印鉴及证件使用申请单》 城乡建设集团房地产开发事业部印鉴使用申请单 城乡建设集团房地产开发事业部印鉴使用申请单 青岛恒安投资有限公司印鉴及证件使用申请单 青岛恒安投资有限公司印鉴及证件使用申请单 北京