如何做好应归档文件材料的收集归档工作.ppt

3、装订 装订的材料：不锈钢书钉 装订的顺序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，定稿无须保存的，正文在前，发文稿纸在后；文件阅办单在前，正文在后 4、分类 （1）常用的分类方法 ①年度——机构——保管期限分类法 （适用于机构比较稳定的单位） ②年度——问题——保管期限分类法 ③年度——保管期限分类法 例如: 2011年永久、 30年、10年 ④保管期限——年度——机构分类法 ⑤保管期限——年度——问题分类法 (2)、分类方案的编制 格式内容: ①档案分类制订依据 ②档案分类制订原则 ③档案分类方法(含分类类目) 5、排列 归档文件的排列以事由为原则，同一事由的相关文件集中在一起，再按时间先后排列。 不同事由的归档文件排列 一是按不同事由形成时间的先后顺序排列； 二是按事由的重要程度排列；主要职能活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料在后，综合性的在前，业务性的在后。 由于特殊原因未及时归档的零散文件，可采用将其排在同一年度、同一类别、同一保管期限的最后，并在备考表中加以说明。 6、电子文件的整理 (1)文书类电子文件的整理 同一全宗内的文书类电子文件按照： 年度——保管期限——机构（问题）或 保管期限——年度——机构（问题）等分类方案进行分类 (2)其它门类、载体电子文件的整理 按照各门类、载体档案整理的有关规定和要求进行整理 五、归档文件的 编目 1、编目概念 编目即编制归档文件目录 2、归档文件目录格式 件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注 001 档案局 义档[2011]3号 关于做好2010年度文件整理归档工作的通知 2011 0225 005 3、归档文件目录内容： （1）件号：填写室编件号 （2）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。可以用发文机关规范的简称，不能用本局、本公司等含义不明的简称。联合发文一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多，可适当省略。 （3）文号：即发文机关代字、年度、顺序号组成。抄全。 （4）题名：即文件的标题。有的文件没有题名的，或题名含义不清，应根据文件内容重新拟定或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“[ ]”。 （5）日期：即文件的发文日期。（文件的落款日期）以8位阿拉伯数字标注年月日。如（6）页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页.两份文件为一件时，页数相加。 （7）备注:注释文件需要说明的情况。 4、归档文件目录封面编制与装订 （1）封面格式要求 归 档 文 件 目 录 全宗名称:泰州市XX局 年 度：2011 保管期限：永久 机 构：办公室 （2）封面装订要求 5、电子文件的归档 (1)归档程序 一是整理、鉴定需归档的电子文件；（确保三性） 二是编制档号和归档说明； 三是复制备份，存入磁、光介质； 四是检测归档的电子文件（软硬件环境有效性、格式及病毒等） 五是传给电子文件中心,以及本单位备份。 (2)档号编制方法 一个文件夹表示一件档案，用档号命名 ××××——××××——×××——××××——×××× 全宗号——年度——期限——分类号——件号 ００００——２０11——００１——ＢＧ００——０００１ 测评依据:江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范测评细则 五星级：115分，其中“*”条款不少于18分 四星级：100-115分，其中“*”条款不少于10分 三星级：90-100分 二星级：80-90分 一星级：70-80分 各单位对照测评细则进行自检，认为已达到某个等级可自愿申报测评。 档案工作规范测评规程 谢谢大家！ 910107147@ * 了解信息化中与档案管理有关的基本概念 * 了解信息化中与档案管理有关的基本概念 * 了解信息化中与档案管理有关的基本概念 * 了解信息化中与档案管理有关的基本概念 * 了解信息化中与档案管理有关的基本概念 如何做好应归档文件材料的收集归档工作 泰州市档案局 一、档案和档案工作简介 二、文件材料的收集 三、保管期限的划分 四、文件材料的整理 五、归档文件的编目