分公司印章管理规定.doc

建设集团新业务板块分公司印章管理规定 一、总则 1.1 为规范建设集团区域分公司印章的制发和使用，特制订本管理办法。 1.2 本规定是为对建设集团区域分公司印章刻制、保管、使用、收回、销毁进行规范管理，从源头上规避印章保管、使用不当引起的经济和法律风险。 二、印章名称管理 2.1 分公司印章的名称为公司法人机构+分公司的名称，如江苏翔森建设工程有限公司XX区域分公司。 2.2 印章命名后，不得随意更改，若有特殊情况应另行文报控股集团董事会办公室批准。 三、印章刻制和保管 3.1 印章刻制 3.1.1 印章刻制由控股集团董事会办公室具体承办，并留取印模、登记、备案； 3.1.2 建设集团区域分公司成立后，由建设集团办公室按区域分公司单次向董办递交申请报告，刻制区域分公司印章； 3.1.3 未经控股集团董事长批准而擅自刻制印章的单位或个人，承担其擅自刻制印章和用印章而导致的经济责任和法律责任。 3.2 印章保管 3.2.1 区域分公司印章存放于分公司主要办事机构所在地，由区域分公司指定行政专员保管并报建设集团办公室备案；区域分公司总经理是印章使用管理的第一责任人。 3.2.3 印章保管人由于工作变动或岗位调整时，必须将印章和印章使用记录如实移交接岗人，同时上报建设集团办公室备案。 3.3 印章管理责任部门（单位） 3.3.1 建设集团办公室是所有印章保管和使用的管理部门，每月要收集并上报总裁班子本集团印章使用情况汇总，办公室负责人是第一责任人； 3.3.2 用印申请未办理会签审批程序而擅自使用印章，一经发现，将严厉追究行政专员的责任，对企业造成损失者，由行政专员承担其经济和法律责任。 3.3.3 印章使用过程中，若损坏或丢失，印章保管人须及时报告建设集团办公室，由办公室牵头查明情况，及时处理。如印章遗失，须于发现之日起3日内在公众媒体上发布遗失印章作废声明；如印章损毁，报经控股集团董事会办公室同意后予以更换； 3.3.4 建设集团办公室每年定期四次检查各区域分公司印章的管理、登记及使用情况，因印章管理不善给公司造成经济损失或损害公司信誉的，对印章保管人及负责人予以行政和经济处罚，情节严重的将移交司法机关处理。 四、印章领取 4.1 印章刻制申请及领取审批流程见《区域分公司印章刻制、 申请、交接实施细则》 。 五、印章使用审批管理 5.1 江苏翔森建设工程有限公司区域分公司印章 5.1.1 使用范围 5.1.1.1 以分公司名义发布的内部文件或上报给上级单位的各类报表； 5.1.1.2 监理或政府行业监管部门等第三方单位文件往来； 5.1.1.3 与现场业主签署往来文件； 5.1.1.4 与分包方的现场业务往来文件； 5.1.1.5 公司授权下的分供方经济合同 5.2 审批流程： 5.2. 1 分公司发文、与第三方文件往来、与业主文件往来的用印流程： a）用印申请人填写用印审批单； b）部门领导签署初审意见； c）分管项目经理签署复核意见； d）分公司经理签字批准； e）用印申请人填写用印登记表，留存审批资料，用印。 5.2.2 与分包方的现场变更（不含经济类）签证用印流程： a）用印申请人填写用印审批单； b）部门领导签署初审意见； c）分管项目经理签署复核意见； d）分公司经理签字批准； e）用印申请人填写用印登记表，留存审批资料，用印。 5.2.3 公司授权下的分供方经济合同（协议）或经济类文件用印流程： a）严格执行控股集团和建设集团有关规定，用印前的所有资料（文件）齐全； b）用印申请人填写用印审批表，并附评审汇签表，程序手续齐全； c）分管项目经理签署复核意见； d）分公司经理签署复核意见； e）报建设集团合约商务部（物资部）、办公室法务处评审汇签； f） 建设集团分管副总裁或总裁助理复核； g）建设集团总裁审批； h）用印申请人填写用印登记表，留存审批资料，用印。 5.3 严厉禁止以下行为用印： 5.3.1 用印保管人作为用印发起的用印申请人； 5.3.2 在空白页面用印； 5.3.3 分公司经理以任何胁迫的口气或手段要求用印； 5.3.4 用印会签流程未完成，即要求用印； 5.3.5 委托他人用印或委托他人将印章带出。 六、印章收回与销毁 6.1 分公司的印章须在各项目竣工验收后的一个月内交还控股集团董事会办公室，逾期不交的，公司将登报声明作废并追究分公司经理和专管员责任； 6.2 某种原因导致工程中途停工达三个月或以上的，须停止使用印章，分公司应配合办公室书面正式通知有关单位、控股集团、建设集团等有关部门。印章停用后，上交并由控股集团董事会办公室进行封存，项目重新启动后，再办理重新