电子邮件专题培训课件.ppt

* 领导没有那么多时间面对面听取工作汇报，而且领导也更健忘，需要邮件提醒。据统计不少企业工作完全依赖电子邮件 80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收发邮件 70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚未处理的紧急邮件 30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务 * * 由邮件门事件引发的思考？面对大中华区总裁的责备，一个小秘书应该怎样应对呢？正确的做法应该是：同样用英文写一封回信，解释当天的原委并接受总裁的要求，语气要温婉有礼，同时给自己的顶头上司和人力资源部的高管另外去信说明，坦承自己的错误码并道歉。由于瑞贝卡的做法大相径庭，并最终为她在网络上赢得了“史上最牛女秘书”的称号。本来，这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了，但是瑞贝卡选择了更加过火的做法。她回信的对象选择了“EMC(北京)、EMC(成都)、EMC(广州)、EMC(上海)”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收到了这封邮件。瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职业。她今后找工作会很难。一封邮件抄送那么多人，这种方式必然造成不和睦。难道没有其他方式 可以沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中也无人会接受。 * * * *生产部周工作例会会议记录 * * * * * * 1 公司内部沟通邮件不可抄送给公司外部人员。思考：内部讨论定价问题被客户知道了 2 不建议使用密送,因为BCC有可能看不到TOCC的人，所以BCC的回复有可能让TOCC的人看到 总结 邮件只发给该发的人，不要发给不必要接收此邮件的人，以节省大家的时间 * * 这是我们部门今后强调的重点工作。 * * * * * 只发必要的邮件 让邮件为你的工作带来价值 L o g o 只发必要的邮件 让邮件为你的工作带来价值 内容大纲 电子邮件使 用基本原则 电子邮件 写作规范 电子邮件 礼仪 电子邮件 技巧 电子邮件 账户设置 电子邮件 安全 电子邮件沟通的重要性 电子邮件沟通的重要性 你会很惊讶地发现在当今这个时代，一些管理者仍然没有意识到电子邮件的交流是多么重要，许多管理者不及时地回复电子邮件或根本不回复，或者回复邮件的时候并不是回答那些问到的问题。非常专业地处理电子邮件会使你成为一个更好的管理者，会使你的公司很有竞争力。 Phillip Hunsaker 《管理技能与方法》附录C 电子邮件 电子邮件沟通的重要性 作用1：明晰责任 如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对证”。 电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉 作用2、记录过程 使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能 充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端 电子邮件沟通的重要性 请问有哪位同事知道被称为中国“史上最牛女秘书”的是谁？ 答：原美国易安信公司(简称EMC)职员瑞贝卡(秘书的英文名) EMC公司是全球最大的网络信息存储商，总部在美国。 电子邮件沟通的重要性（案例分析） 电子邮件沟通的重要性（案例分析） 电子邮件使用基本原则 正式工作报告 部门之间事务往来，需要留下书面资料的。 通知 知识推荐和信息传递 没有见面交流条件的其他交流内容 难以简单用口头表达说明清楚的事项 跟进 对于紧急或重要的事情，应打电话给相关人员，以确定其已收到邮件并明白要做的事 避免做邮递员 “我发邮件了，他没看”(把责任推给别人) “我收到他的邮件回执，说明他收到邮件了” 要确认收件人收到邮件并了解要做什么事情，什么时候要完成，不要只做邮递员 电子邮件沟通基本原则 电子邮箱账户设置 一 二 三 Foxmail 邮件账户设置 Microsoft Outlook设置 四 五 邮箱账户导入导出 邮件联系人导入导出 Outlook Express设置 六 苹果系统邮箱账号设置 七 安卓系统邮箱账号设置 一 二 三 称呼语与问候 正文 四 五 附件 结尾签名 邮件标题 六 回复技巧 七 正确使用发送、抄送与密送 电子邮件写作规范 不要空标题 1 标题要简洁 2 主题必须具体，不含糊，且有意义 3 一封信一个主题，不可大杂烩 4 回复邮件时要更