发文机关署名与成文日期布局有讲究.docxVIP

发文机关署名 与成文日期布局有讲究筅王泽坤韩迎春2012 年 7 月 1 日 ，国家质监总局和国家标 准 化 委 员 会 发 布 的 《 党政机关公文格 式 》（GB/T 9704 — 2012 ，以 下 简 称 “ 新 标 准 ”）正 式 实 施 。新标准首次统一了党政机关公文格式各 要素的编排规则 。这 是 上 世 纪 80 年 代 以 来 ，党政 机 关 公 文 处理相关规定由原来的分别设立， 走 向 统 一 要 求 、统 一 规 范 、统 一 实 施 的 重 要 一步 ，具有里程碑的意义 。但在实际工作中 ，不讲究发文机关署名与 成 文 日期布局的文件屡见不鲜，这里仅列举 一些常见的不规范文件格式 （ 见图 1 至 图3）。图 1图 238SECRETARY文档工作2015 年 1 月号联合行文时，一般将各发文机关署 名 按 发 文机关顺序整齐排列在相应位置（以便印章一一对 应 、端 正 、居中下压发文机关署 名），最后一个发 文机关署名下方编排成文日期。首排印章顶端应 当上距正文（或附件说明）一行之内（如图 5）。2 . 不加盖印章的公文一般在正文（或附件说明）下空一行（这一点 容易被忽视）编排发文机关署名，在发文机关署名 下一行编排成文日期。但有两种情况应分别对待。图 3截 至 目 前 ，新标准颁布实施已逾两年 ，但是 在不加盖印章的公文中，以发 文机关署名或成 文日期为准右空四字编排，同 时发文机关署名 与 成 文 日期相互居中排布的情况仍层出不穷 （如 图 3 用 汉字标注成文日期的情况已相对较 少）， 足以说明新标准的推广普及任务依然艰 巨 ，应 当 高 度 重 视 。新标准统一规定，不论单一机关行 文 还 是 联合行文 ，一般都要标注发文机关署名 ，对发文 机关署名与成文日期的布局也有明确要求 。1 . 加盖印章的公文成文日期一般右空四字编排 。 单 一 机 关 行 文时 ，一般在成文日期之上 、以成文日期为准居 中编排发文机关署名 。发 文 机 关署名和成文日 期居印章中心偏下位置，印章 顶端应当上距正 文（或 附 件 说 明）一 行 之 内（如 图 4）。图 5（1）若发文机关署名长于成 文 日 期 ，发 文 机 关署名右空二字编排 。成 文 日期以发文机关首 字为准右移二 字（如图 6）。图 6若出现以下情况 ，也属正 常（如图 7）：图 4Vol.3372015 No.139引 | 领 | 您 | 的 | 秘 | 书 | 生 | 涯“ 发文机关署名长于成文日期 ”这 种 情 况 ，也 明显 不 符 合“发文机关署名右空二字编排 ，成文日 期以发文机关首字为准右移二 字 ” 的 要 求 。 另外 ，新标准已明确 ，公文成文日期中的数字统一 使 用 阿 拉 伯 数 字 ，如“2012 年 9 月 1 日 ”，图 3的情况属于不规范的书写方式 。至于不少同志反映，很多单位颁发的证书或 奖牌中的日期，仍习惯使用“二○一四年九月二十日”这种书写方式（如图 10、图 11），确是事实。但 证书和奖牌不属于党政机关公文，应另当别论。图 7（2）若成文日期长于发文机关 署 名 ，成 文 日 期右空二字编排 。发 文 机 关 署 名适当增加右空 字数 ，具体可以成文日期首字为准 ，使发文机关 署名左移二字为 宜（如图 8）。图 10图 8若出现以下情况 ，不能说不规 范（如图 9）：图 11参 考 文 献 ：1 《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704—1999）。2 《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14 号）。3 《党政机关公文格 式》（GB/T 9704 —2012）。（山 东 省 邹平县教育局 ，山东省邹平县黄山 实 验 小 学）图 9实际工作中，发文机关署名与成文 日 期 布 局 不 规 范的情况多出现在不加盖印章的公文 中 。 不 少 同 志常将其等同于加盖印章的公文， 按 “成文日期一般右空四字编排 ” 的 方 式 处 理（如图 2），显然不符合新标准要求 。 图 1 属 于40SECRETARY