会议管理制度指引操作流程SOP.doc

公司LOGO 会议管理制度指引操作流程SOP/WI 文件编号： 页码： PAGE 1/ NUMPAGES 6 版本：A.0 注：受控文件，未经特许，不得擅自复印或洩漏任何内容 生效日期：2016-12-01 文件制/修订履历纪要记录 文件属性 □一阶 □二阶 ■三阶 制定部门： 分发部门： 总经办 受控状态： 文件履历纪录 制/修订 日期 追溯号 内容摘要 修订页码 版本 制定 审核 核准 *** - 发 行 -- B.0 *** 文 件 会 审 部门 签核 部门 签核 1.0 目的： 为加强集团总经办会议管理规范化和有序化，提高会议的效率，特制定本细则。 2.0 范围/定义（或说明）： 2.1范围：先适用于中泰股份总经办全体成员。 3.0权责： 3.1总经办组织管理部：负责负责制订、修改、完善本流程，组织本部门对本流程适时检讨。 3.2试行版本先在总经办内部使用。 4.0主要内容描述 4.1 总经办例会 4.1.1 例会由总经办全体人员参加，主要为例行讨论部门议题，直接向吴总汇报。 4.1.2 例会的时间：时间固定在每周一晚上19点开始，如有变动另行通知。 4.1.3 周例会的地点：原则上在离办公地点最近的办公室，具体由总经办助理负责。 4.1.4 会议记录及追踪：由组织管理部负责记录，并于会后小组讨论形成会议纪要。 4.1.5 存档追踪：由总经办助理打印后交组织管理部负责人审核后，吴总签字存档。 4.2 总经办每天晨会 4.2.1 晨会由总经办全体人员在操场参加，先集体进行早操训练，然后分小组讨论。 4.2.2 晨会的时间：时间固定在每天早上07:50分开始，如下雨则取消。 4.2.3 晨会小组讨论以公司及部门或当日重要事件为主，控制在10分钟内。 4.3 总经理专题会议（人数不限）及公司跨部门中大型会议（超过30人及以上） 4.3.1 专题会议及中大型会议，会议组织过程包括以下几个步骤： 4.3.1.1 确立会议议题：会议的议题包括但不限于公司各事业部提出、高层决议、总经办收集 等。经吴总或姚总同意，即可召开会议。 4.3.1.2 安排会议议程：对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人 员。对不定期的重要会议，承办人应提出会议企划报告，该报告包括：1、会议名称； 2、会议主旨和目标；3、会议议项；4、会议时间；5、会议议程；6、会议主持人；7、 出席人员（名单）；8、会议财务（支出收入）预算；9、现有筹备情况及进展；10、筹 划备时间进度等。该报告批准后方执行。 4.3.1.3 发出会议通知。通知内容包括：时间、地点、出席人、议题、议程、编组等；方式： 由会议承办人通过口头或书面形式发出，注意口头仅适用于例会召开的确认；出席会议 的重要或主要人员，应通过电话、微信等方式确认是否能如期出席，并做出相应安排。 通知时间：根据会议要项拟订会议通知，并提前发送。 4.3.1.4 会务准备。会务准备包括以下内容：会议场所布置座次布局、会议需用设备的准备与 调试、出席者主宾座次铭牌、签到簿、桌椅、投影仪和麦克风及播放系统测试、录音工 具、饮料、水果或点心（有宾客才考虑）、白板笔等。根据会议的内容和性质的不同进 行相应的准备。 4.3.1.5 做会议记录和摄像、录音（必威体育官网网址会议及会议主持人明确指示取消摄像或录音除外）：指 定部门召集的会议，由指定部门负责会议纪要的起草，如有需要总经办协助。几个部门 召开联席会议，由几个部门协商指定一个部门负责起草会议纪要，如有需要总经办协助。 姚总或吴总要求召开的会议，默认为总经办或人资负责纪要。 4.3.1.6 整理会议纪要、决议：必须全面记录会议的内容；必须准确记录与会人的意见，不能 以个人的喜好、观点而增删内容，或加入记录人自己的观点；会议纪要必须做到全而精， 要详略得当，重点突出；总经办负责的会议纪要，由总经办组织管理部负责记录并录音， 会后一个工作日内，小组讨论形成初步纪要。 由总经办助理打印后交组织管理部负责人审核后，姚总或吴总阅改、签批。 4.3.1.8 发送有关部门、人员，并归档。重要决议必须经所有参会人员阅读签字后存档。 5.0 会议效率管理及提高会议效率的要领 5.1 要严格遵守会议的开始时间，要在开头就议题的要旨做一番简洁的说