任务五 收文处理.ppt

单元目标 案例启示 某外资公司秘书小王不小心误拆了法国籍总经理的私人信件，信里写的是总经理极不愿他人知晓的隐私，这可如何是好呢？ 小王当时想，事情既然已经发生了，就要勇于面对，不可藏匿不交，更不可私自拆毁。误拆信件只是工作事故，而藏匿或拆毁则是道德甚至是法律问题了。当务之急是先解决问题，然后再分析原因。于是他紧急采取了如下步骤： 1.发现误拆，当即停止阅读，并保证不把已看到的内容告诉任何人。 2.把信纸按原样折叠好，放回信封。 3.取一张便士贴，上面写上：Sorry ,opened by mistake,并签上自己的姓名。然后将这张便士贴粘在信封上。 4.在每天规定的呈送邮件时间里，把这封信放在其他邮件中一并送入总经理室。如办公室无人，当面向总经理道歉；若办公室有其他人在则过后道歉。 通过这一方式，小王虽然受到了总经理的严厉批评，但最后也得到了总经理的谅解。 中国辉鹏服饰有限公司获悉韩国广田百货有限公司实力雄厚并喜欢中国民族服饰后，吩咐秘书思妍给对方发了一封商函，表达了公司希望与韩国广田百货有限公司合作的意愿。 实 训 要 求 1．明确实训背景和总任务，按收文处理程序进行操作； 2．以小组为单位进行收文处理； 3．各“公司”内设若干小组，每个小组5～6人，小组成员分别选择角色扮演，相互配合完成； 4．课后需提交的材料：填写好的收文登记簿、签收单、文件和文件处理单、回函。 小结 （二）收文处理的原则 第一，统筹规划，妥善安排。 分清主次缓急，有计划有步骤地办理，确保紧急、重要的文书优先迅速办理。 第二，因地制宜、因时制宜。 第三，监督检查，责任到人。 （三）信件收发 （1）区别发件人的地址、优先级和安全等级。 （2）下载附件时注意杀毒。 （3）不开启来路不明的电子邮件，立即删除不明邮件。 （4）不开启来路不明的电子邮件附件。 （5）不任意开启邮件内容中的不明链接，不转寄串联式电子邮件。 （二）对来文进行登记 ? （1）办理文件需注意： ①认真阅读来文； ②根据文件的内容要求提出拟办意见； ③熟悉有关政策、规定，熟悉业务，拟办意见符合政策规定和公司实际情况，简明扼要； ④将拟办意见填写在“文件处理单”和“拟办意见”栏内。 （五）填写“文件处理单” “文件处理单”附在需要办理的文书前面，并在文书的左上方钉上骑马钉，放入文件夹中，随文运转。 课后作业 1.美国ABC公司收到飞扬国际集团发来的信函，请该公司秘书进行收文处理，并回函。 2.飞扬国际集团收到回函，请进行收文处理。 * * 任务五 收文处理 学习情境二——合作意愿沟通 1.了解并掌握签收和拆封的操作步骤和注意事项。 2.了解并掌握登记、分发、传阅的操作步骤和注意事项。 3.了解并掌握拟办、批办和催办的操作步骤和注意事项。 4.掌握文书接收的流程方法。 1.能够根据正确的收文程序进行收文程序收文并进行处理。 2.能够正确收发信件。 知 识 目 标 能力目标 本次课任务背景 实训任务 One 今天，公司收到了韩国广田百货有限公司的回文，请按照收文工作流程和要求对此文进行处理。 办理完毕，进行注办，填写“文件处理单” 办理期限将到，对承办单位进行催办； 8 根据上司批办意见 “承办”文件 7 上司批办，并将批办意见填入“文件处理单” 6 5 传阅或拟办文件，并填写“文件处理单” 4 分发并填写“文件处理单”或“文件传阅单” 3 填写“收文登记簿” 2 签收、拆封 1 实训步骤 5.催办 4. 承办 3.批办 2.拟办 1.登记 ㈠ 收文处理流程 6.注办 7.督办 2.客户来文 1.企业管理机关来文，如工商行政管理部门 3.兄弟公司来文 并不是所有的文件都需要履行签收的手续，只有重要的文件并且对方单位有要求的才签收。 企业办公室文件三来源 （一）签收和拆封当天邮件 1.签收 签收一般由机要秘书或指定的专门人员负责，签收机密文件和各类信函，是一项具体而细致的工作。签收要逐件清点，仔细核对来文机关、机密封号和件数，确认无误后，才能在对方的送文簿上签字或盖章。签收即表示认可，签收后如出现差错，应由签收人负责。 签收小知识 1 2 3 要鉴别 公务信 件和私 人信件 拆封时 不要剪 坏里面 的文件 拆封后 要看清 封内文 件是否 全取出 2.拆封 一般由专门指定的秘书负责。未经同意，其他人员不得拆封。 拆 封 三 要 点 拆封后的文件，要逐件进行登记。管理文件的秘书要准备收文登记簿 备注 签收 承办单位 份数 附件 密级