用-高效的时间管理45.ppt

高效的时间管理 常见的问题 这个来电话，那个来请示、投诉 比谁都忙，到处救火，工作越做越多 计划赶不上变化，或计划从未兑现过 对什么都不放心，每天忙于事务性工作 工作抓不住重点，也没空去想何为重点 总无法说“不”，因此总要打乱时间计划 …… 您的问题是什么？ 您的解决办法？ 无能为力； 尽量加班； 减少自己的休闲时间； 求助于老板； 把一些事情向后推迟； …… 格言 浪费他人的时间， 无异于谋财害命！ ——鲁迅 学习目的 学会合理应用时间 掌握时间管理的几个原则 提高时间管理的技能，并在最差的方面做出改变 必须建立的观念 失去的时间是永远无法追回的 我们都有相同的时间，真正的价值在于我们利用它做什么事 损失了时间就等于抵押你的未来 时间是经不起浪费的 时间一流逝，我们就一无所获 我们为何忙乱？ 电话干扰 事必亲躬 工作没有程序 做事没有主次和轻重缓急 太关注细节和小事 不知道如何说“不” 对喜欢和熟悉的事尽快做完，对棘手的事一拖再拖 时间管理的障碍 障碍一：我的时间安排得挺好，我是一个有序的人 障碍二：时间管理有什么用，计划赶不上变化 障碍三：时间掌握在别人手中 障碍四：时间管理太麻烦 障碍五：习惯不同，我就这样，不好改 时间哪里去了？ ——对时间的分析 价值启示 你的每一天、每一小时、每一分钟都有很大的价值 钱是一分一分挣来的，时间是一分钟一分钟挤出来的 浪费多少时间，就会浪费多少钱 规划时间，让有限的时间产生最大的效益和收益 分析一：时间清单分析 目标：分析每天（或每周/月）的法定工作时间都是怎样用掉的 方法：运用《时间清单分析表》 内容： 计划性如何 有多少时段记不起来做什么了 浪费/超时多少 …… 分析二：工作清单分析 目标：分析一个工作日内都做了哪些工作事项，用时如何 方法：《工作清单分析表》 内容： 时间利用率 延误、浪费多少时间 寻找原因与对策 分析三：工作分项分析 目标：分析一个工作日内各项工作分别花费了多少时间 方法：《工作分项分析表》 内容： 计划用时与实际用时差异最大的是哪三项 浪费/延误最多的是哪三项 无计划用时最多的是哪三项 分析四：每周时间分析 目标：分析一周时间使用状况 方法：《每周时间分析表》 内容： 各项工作每周总计用多少时间 用时排序，找出前三项 各项工作实际用时顺序，找出前三项 误差最大的前三项工作？分析原因 一周里，误差的总小时数 分析五：工作分析 目标 分析自身职位在组织中的地位和作用，观察和分析工作内容、责任、特征、必要条件等 了解自身职位与时间管理的关系 方法：《工作分析表》 内容 工作的时间、目标、概要、内容等 费用支出、失误造成的损失 内部接触、外部接触 监督、管理、能力要求 其他分析 工作紧急性分析 工作重要性分析 高效益活动分析 低效益活动分析 出差分析 干扰因素分析 时间管理的原则 原则一：80/20原则 20%的工作占整个工作80%的价值 集中80%的精力做好20%的工作 投入20%的精力做另外80%的工作 如何坚持这一原则？ 列出全部工作项目 对工作按价值进行分类 分配自己的时间和精力 原则二：目标ABC A：必须做的 B：应该做的 C：暂时可以不做的 原则三：排列优先次序 四象限原理解析 时间管理矩阵使用技巧： 不要总是做灭火员，尤其是灭自己的火； B做得多了，A就自然做得少了； 寻求调整自己情绪的有效办法，提高工作效率； 比做“紧急且重要的事情”更重要的是把重要的事变成紧急的事去做； 勤于计划。好记性不如烂笔头，并学会分解大的计划； 尽量将每件事情一次性做对。 原则四：制订计划 对工作做出计划，并按计划去执行 必须留出处理不可预计事务的时间 列出日、周、月的工作清单 原则五：养成习惯 高效时间管理的方法 有效管理时间四大法则： 法则一：明确目标 树立时间观念 设计职业生涯 切实的短期目标 合理进行目标管理 法则二：分清轻重缓急 运筹时间，充分应用 只做最重要的事情 时间管理矩阵 20/80原理的运用 法则三：制订计划表 六项工作法 制订有效计划 逐步实现远期目标 自我激励 法则四：立即行动 克服拖延 有头有尾 重视今日 方法之一： 只做重要的事情——六项工作法： 如何选择？ 对于所有要做和想做的事情，都要有如下判断： 我内心深处的潜意识是什么？ 我真的必须做这些事吗？ 假如我不做，会发生什么事情？ 如果我拖延，会对我有什么影响？ 方法二：日计划AB表 A表 六项工作 每项工作开始及结束时间 每项工作完成情况 B表 未完成事项 未完成原因 是否需要移到明天继续做？ 明天能否完成？ 方法三：标准化 环境标准化：保证办公环境的整洁有序 时间标准化：计算时间，保证守时 讲解标准化：对于新客户，拟