秘书学课件一绪论.ppt

绪论 秘书 秘书工作 秘书学 引入：案例分析 在20世纪90年代末,某报纸刊载一则消息称：有一个省在机构改革中决定今后“省长在工作中将不再使用秘书,改用专家”。这一报道后来被人们当作“一则笑话”。 请问上述报道为什么被认为是笑话？如果真的有这么一项决定,它能行得通吗？ 第一节 秘书的涵义和职业特征 一、秘书的涵义 关于秘书的涵义，学术界有四种说法： 1、宫中秘藏之书。《汉书·叙传》：“（班）斿（you）博学有俊材，……与刘向校‘秘书’，每奏事，斿以选受诏进读群书。上器其能，赐以‘秘书’之副。”管理秘书的官府“秘书监”，主管官员称“秘书令”。 中国古代有许多相当于现代秘书的职位，但它们都不叫秘书，而被称为史官、掌书记、中书舍人等。 2、辅臣。秘书的英文名词是Secretary,S大写的翻译为“辅臣”,s小写的翻译成“帮助上司处理文书和事务的人员。”通常有“大秘书”和“小秘书”的说法。前者原指在英国国王身边参与机要政务、掌管机密文件和印玺、掌管宫廷内务的文职大臣。后来沿用为世界许多国家主管政府事务的部长或常务副部长。如欧美国家有“国务秘书”（The Secretary of State）又可译为“国务大臣”。 3、行政职位 在现代中国，秘书一直当作一种行政职位，秘书人员被看作行政人员的一部分，而且是核心的一部分。我国规定：政府秘书均属于国家公务员，秘书长属政务类公务员，一般秘书则属事物类公务员。 ⒋社会职业 就全世界范围而言，秘书又是广泛的社会职业之一。属于第三产业，以其处理文书、事务的知识与能力以及管理能力为社会服务。秘书不仅服务于政府机关、社会团体和企事业单位，也服务于私人。 劳动和社会保障部《秘书国家职业标准》对秘书的定义为：“从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。” 二、秘书的类别与层次 从横向上看，秘书有类别之分。从纵向上看，有层次之分。 1、秘书的类别 （1）秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类。服务于政府机关的统称“机关秘书”，服务于工矿企业的统称为“企业秘书”，服务于私人的则统称为“私人秘书”。 （2）同在同在政府机关和某种企事业单位的秘书，又因工作内容或专业不同而有更细的划分，如高等院校的院系有“教学秘书”、“科研秘书”、“行政秘书”。 美国对秘书人员的分类和工作职责规定比较明确，主要有行政秘书、公司秘书、通讯秘书、技术秘书、医学秘书、法律秘书等。 2、秘书的层次 秘书人员由其所服务的机关、单位的层级、规模不同，因其工作职务、性质、作用以及学历、能力、资历不同，而有层次之分。 （1）在我国，行政机关的秘书人员有相应的行政级别，部级、厅局级、初级、科级。 （2）通常来看，分为高级秘书、中级秘书、初级秘书。 英国的秘书人员分为四个等级： 行政级：政府首脑和各省、部长的主要助手和顾问，多数出身于名牌大学并受过专业训练，不得参与政党活动 执行级：管理较小范围内的事务，相当于办公室主任，一般毕业于文官学院或行政学院。 文书级：记录、撰写文件，处理日常行政及事务工作，一般为大专毕业生。 助理文书级：负责打字、速写、接待等工作，青年女性居多，一般为高中毕业生经过短期职业培训者。 三、秘书的职业特征 1、服务的直接性。这种直接性体现在：一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书也是直接向领导请示、汇报的；三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果、成败与领导直接有关。 2、服务的稳定性。 3、知识化。秘书以处理书面信息为主要工作内容，以办公室或称“写字间”为主要工作地点，以笔墨、打印机、复印机、电话、电脑等现代工具、设备为主要工作手段。秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。 ⒋年轻化。从世界范围来看，秘书队伍比较年轻。发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右。一般为20岁指35岁。从客观上讲，秘书工作繁忙，对脑力、体力要求都较高，尤其是记忆力、灵敏度、准确性等，这些都是年轻人的优势。因为，秘书的职业年龄比较短，“新陈代谢”也较快。但少数高级秘书、秘书官员或私人秘书不在此列。 5、女性化。西方国家中初级秘书女性达到90%，而高级秘书调查研究、出谋划策，侧重于逻辑思维和高科技，工作富于变动和挑战性，因此男性居多。 四 秘书的职位优势 一、“打杂”含金量高 秘书的日常工作是“打杂”，那这是不是就意味着秘书工作“技术含量低”，没有职业发展前途呢？在现代职场上，白领要想在职业上实现加速度发展，有两种资源必不可少：一是信息，二是人脉。对于日常“打杂”的秘书来说，在这两点上恰恰具有天然的优势。那么，秘书如何去收集自已职业发展所需的信息，建立起自己的人脉关系呢？ 案例 小萌是东北通用机械股份有限公司总裁办的秘