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如何成为上司的得力助手
高级主管秘书、助理培训
VITALIC 全友管理顾问有限公司
浮空内心来学习
方知一片圆满心
面对日益竞争的企业环境,每个人都必须不断地自我充实,这是一种挑战,也是您工作生涯中不断自我超越的承诺!
我们邀请您以“归零”的心态翻开讲义的第一页,您会发现,以这样的心揭开学习的序幕:
您将是成功学习的最大赢家!!
杯中深奥智慧
解说:
如果说习惯领像杯子一样,试问你的杯子是不是还有空间,随时都可装入更多的水?杯子不管有多大,总有装满的时候,但是灵巧的习惯领域,像个神奇的麦克杯,可以无限的“增大”,也有控制的阀门,可以适切地排空杯中的“内容物”来迎接任何新的学习。
《讲师简介》
童与聪小姐:
现任:
全友管理顾问(上海)有限公司顾问及特约讲师
建元顾问股份有限公司 特约讲师
台湾赫司特(Hoechst)公司董事长特别助理
经历:
台湾赫司特公司人事管理
中华民国专业秘书协会创会会长
台北市专业秘书协会第四任会长
曾辅导或授课之企业:
高级主管秘书、助理培训
第一单元:专业秘书助理的成功展望
第二单元:如何提升工作效率与效能
第三单元:如何成为上司得力助手
第四单元:专业秘书、助理的形象塑造
第五单元:专业秘书、助理之礼仪与应对技巧
第六单元:结语
附件
专业秘书助理的成功展望
讲义所刊内容,非经全友管理顾问有限公司同意,禁止任意翻印、转载为任何型式
专业秘书、助理的成功展望
秘书概述
秘书的业务
秘书的条件
秘书概述
英文字典的定义
依The Random House Dictionary of the English Language中对于秘书的定义为:
a person, usually and official, who is in charge of the records,correspondence, minutes of meetings, and related affairs of an organization, company, association, etc.
a person employed to handle correspondence and do routine work in a business office, usually involving taking dictation, typing, filling, and the like.
秘书的角色
一般而言,秘书的角色定位应是辅佐的功能。帮助主管处理一切里里外外的业务成了秘书的职责。一般公司或机构,因为传统背景的关系,秘书的职务并不是那么确定,秘书除了本身主管外,和其他部门业务人员的关系也非常密切和重要,形成纵横交错而复杂的人际关系,因此其工作范围是秘书,又是一般的职员,工作领域无法正确的予以划分。因此,渐渐地,现代的工商秘书,已演变成名副其实的“业务秘书”或“公关秘书”了。
秘书工作的性质
秘书的工作,主要为协助主管执行工作细节。想想大公司的董事长或机关的主管,如果每天早上自己要打开信件,打字回信、存档处理、接听电话等工作,那么,他们将没有时间来从事高层次的商业活动与计划。所以,必须要有位助理来处理这些办公室事务。这位助理,即是秘书。
秘书工作最主要为辅佐功能,此即是其一主要的意义。秘书工作的另一重要意义为管理。对很多秘书来说,秘书工作的历练是作为一行政主管的重要阶梯。因为秘书常帮助主管处理与主管样关的业务,所以对于主管的工作有一全盘的了解。秘书可以学到如何去指导、督导、规划及处理问题,并且熟悉公司的政策。因此,秘书工作亦是管理人才的训练摇篮,其理由有二:
秘书熟悉人事、业务、程序、管理等内部作业。
秘书熟悉公关、协调、市场等外部作业。
秘书的业务
秘书在一天的工作间中,有三分之二是做下列业务:
打字
接受口授
传真
接听电话
处理信件
与主管商谈
档案管理
准备当天的业务及下班前的业务处理
拟稿及制作信件
秘书业务可分为四类:
资讯管理业务
事务业务
公关业务
综合业务
兹就秘书的功能与业务分述如下:
秘书业务由前述可知分为四类:
资读管理业务
事务业务
公关业务
综合业务
兹分别说明如下:
资讯管理业务
资讯管理业务,即是利用电脑来处理及管理一般业务。秘书的资讯管理业务是由其执行任务的功能引伸而业。前节提到秘书执行的任务有发传真、拟稿、存款、安排机票、安排看牙医等,这些业务部需要资讯管理来处理。这在微观方面,资讯管理所处理之业务。
在钜观方面,资讯管理可处理之业务有文书及情报方面。
文书:
包括文件及书信之制作等。以往皆用打字机或手写,但由于资讯业务之发达,各种文书之制作皆已电脑化,以增加功能与效率。在文书方面,资讯管理所能处理之业务有整理书信
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