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秘书学-安志放 秘书日常事务工作 ? 印信管理 一、印章管理 ㈠ 印章概述 印章是“印”和“章”的合称。“印”和“章”都是信物。 在古代，帝王所用的称为“玺”，官吏所用的才称为“印”，而私人使用的则称为“私印”。 就目前来说，各级各类国家机关、社会团体、企事业单位用的都称为“印”，相应的领导人则用“章”。 从某种意义而言，印章是权力的象征和职能的标志。 1.印章的作用 ⑴权威作用 “印”和“章”便是权威的象征，代表着一定的职能和权力。 ⑵凭证作用 公务往来的文件，要取信于人，就必须加盖印章，否则就会失去其合法性和有效性。 ⑶标志作用 印章是组织名称的“物化”代表，在开展工作过程中，便明确地表明了其合法身份。 2．印章的种类 ⑴正式印章 正式印章也叫公章，代表一个组织的正式署名。这种印章必须按照国家法定程序，由上级机关、主管部门正式颁发或同意刻制后使用，具有法定的权威性和凭证性。 ⑵套印章 套印章是指按照正式印章的原样制版而成，在需要制发大批量文件时，以制版印刷的方式代替手工印刷。它与正式印章具有同等的法定效力。 ⑶专用印章 专用印章是指各级各类组织为开展某一类专门性业务而使用的印章。 专用印章在印文中除刊有组织的法定名称外，还应刊有专门的用途。 ⑷钢印 钢印不用印色，只利用压力凹凸成形，一般用于证明性公文或证件，盖在证件与相片的交接处。 ⑸个人名章 个人名章有领导人签名章（有的也叫领导人手章或手章）和个人名章两种。其基本作用都是以盖章代替手写签名。 领导人签名章有三种：一是按领导人亲笔书写的姓名字样刻制，无外框，多用于重要凭证时的签字；二是用楷书、隶书等字体刻制，有外框，一般为方形或长方形，多用于一般签字；三是电子签名章，适用于电子商务领域。 电子签名（章）（electronic signature）指以电子形式存在，依附在电子文件并与其逻辑关联，可用以辨识电子文件签署者身份，保证文件的完整性，并表示签署者同意电子文件所陈述事实的内容。 电子签章并非是书面签字盖章的数字图像化，它以一种电子代码的形式存在，必须与数字证书捆绑使用。 ⑹戳记 戳记是为标识特定信息而使用的印章。 2.印章的式样 ⑴质料 在我国古代，帝王的“玺”使用的是珍贵玉质，象征其地位，官印则依品级高低分别用金、银、铜等金属铸成。 近代公章用过角质、木质，现代则多用橡胶、塑料、钢材等刻制。 电子印章是采用数字化技术制作。 ⑵形状 古代官印为正方形。 现代党政机关、企事业单位和社会团体的正式印章则为正圆形，其他印章可视情况而自由选择。 ⑶印文 正式印章的印文必须使用机关和单位的法定名称，如名称过长，可采用规范化简称。 正式印章的印文必须使用国务院公布的规范简化汉字，字形为宋体，自左而右环行排列。 领导人签名章由个人书写习惯而定，民族自治机关的公章可并列刊有汉字和通用的民族文字。 ⑷图案 县及县以上政府机关、法院、检察院、驻外使馆等的正式印章的中央应刊有国徽；其他企事业单位的正式印章中央则刊五角星图案。 国务院的钢印、国家院有关部委外事用的火漆印，中央刊国徽；其他需使用钢印的单位，钢印中央刊五角星。 党的各级机关印章刊有党徽。 ⑸尺寸 按国务院规定：国务院正式印章的直径为6厘米；省、部级政府机关的，直径为5厘米；副部级、地、市、州、县级机关的，为4.5厘米；其他机关、部门、企事业单位以及驻外使领馆的，直径一律为4.2厘米。 党的机关的正式印章尺寸规格一般与同级行政机关的正式印章相同。 国务院的钢印，直径4.2厘米。其他单位使用的钢印，其直径最大不得超过4.2厘米，小于3.5厘米。 其他印章和戳记的尺寸大小可由使用单位自行确定。 ㈡印章的管理 1.印章的刻制 印章刻制是印章管理工作的首要环节，必须按照国家的有关规定严格执行。 凡机关单位的正式印章，一律不得私自刻制，只能经公安部门批准后到指定单位刻制，或由其上级主管机关负责制发。 单位内部的专用章、负责人印章等可由单位出具证明，然后到指定的刻制部门刻制。 按照规定，正式印章刻制完毕，刻制单位一律不得留存章样，也不能擅自先行使用正式印章。 2.印章的颁发 由上级主管机关负责刻制的印章，刻制后，一般由下级单位派专人持本单位领导人签名的介绍信前往领取，也可以由上级主管机关派专人送到受印单位。 领取时，颁、领双方应当面验章，并严格履行登记、交接等手续，然后由颁发机关将印章密封和加盖密封标志，再交给领取人带回，确保安全。 领取人接回印章后，要及时向组织领导汇报，经领导验证后，根据领导的指示交给印章管理人员验收管理。 3.印章的启用 印章的启用是指印章从何时开始生效使用。 在选择好启用印章的时间时，应该提前向有关单位发出正式启用印章的通知，注明正式启用日期，并附印模。 印章的启用要注意： 印